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¿Qué es el timbrado y cómo puedo integrar un sistema de gestión de información, contable o ERP al servicio del timbrado?

Bien. Para todos aquellos que se preguntan si deben abandonar o cambiar su sistema de administración de clientes, su punto de venta donde guardan todos los datos de sus clientes y productos, o su sistema contable o cualquier otro sistema integral en donde hoy guardan toda su información de clientes, productos e inventarios por otro nuevo que ya tenga el servicio de facturación electrónica, les confirmamos que esto no es necesario.

Hay un par de aspectos que evaluar. Si su sistema actual puede ser programado para el envío de datos por internet a través de webservices, entonces usted es candidato para usar el servicio de timbrado. La mayoría de los sistemas de gestión hechos a la medida pueden ser adaptados, pregunte a su proveedor de sistemas.

Timbrado se le llama a la certificación de un comprobante fiscal digital. Un comprobante fiscal digital certificado tiene validez fiscal. Consiste en la verificación de la información, validación del comprobante y en agregar un sello digital que compruebe y corrobore que dicho comprobante ha sido certificado.

Por supuesto también hay que analizar el costo/beneficio de tal desarrollo, no solo ahora que se requiere, sino durante todo el tiempo que dicha integración tenga que recibir mantenimiento y soporte. En todo caso, hay veces que preferimos pagar que cambiar todo un sistema. Y también hay que decirlo, no siempre resulta caro, ya que hay programadores e integradores muy decentes que cobran lo justo.

El timbrado comienza con sus propios datos, al extraer de su sistema actual todos los datos de facturación requeridos por el SAT y enviarlos al “timbrador”. Este envío se realiza a través de Internet, y el formato de envío de los datos debe ser de acuerdo a lo indicado en el documento ANEXO 20, que es el documento oficial ofrecido por el SAT.

Entonces, cuando usted extrae los datos de su sistema y crea un archivo de datos que los contiene de acuerdo al ANEXO 20, lo que usted está haciendo, según el SAT y el código fiscal, es un comprobante fiscal digital. Si, leyó bien. Usted hizo el comprobante fiscal digital, usted hizo la factura electrónica. Y este es el método que el SAT describe en el código fiscal.

Bien, ya tenemos un comprobante fiscal digital. ¿Y ahora qué? Bueno, un poco de historia primero. En los primeros años de la factura electrónica en México, con esto bastaba. Y el resultado final es que el propio contribuyente podía hacer sus propias facturas. A este método de generación de facturas se le ha conocido comúnmente como CFD. Y todavía hoy existen varios cientos de miles de contribuyentes con el método CFD, es decir, ellos mismos hacen sus comprobantes y listo.

Pero como siempre, dejar en manos de los contribuyentes la facilidad de hacer sus propios comprobantes no permite del todo el poder controlar la generación y reporte de los mismos. Por ejemplo, existes contribuyentes que manipulaban las fechas, o no reportaban mensualmente sus comprobantes. Y eso hizo que el SAT decidiera terminar con este método de propia generación (por medios propios se decía) y desde hace un par de años cerró la puerta a nuevos contribuyentes para usar este método. Y finalmente, el pasado 31 de mayo del presente también decidió poner fin a la vigencia de este método, dando como fecha límite para su uso el 31 de diciembre próximo.

Hasta aquí de historia. Lo relevante aquí es que desde su propio sistema usted debe hacer el comprobante fiscal. Pero ahora, como ya dijimos, hay que enviarlo al timbrador.

¿Qué opciones hay? Y sobre todo ¿quién es el timbrador? El timbrador es nada más y nada menos que el Proveedor Autorizado de Certificación. El verdadero espíritu de la existencia de los llamados PACs es la de timbrar o certificar facturas que usted hace.

Usted puede conectarse directamente con un PAC o puede conectarse con un fabricante de software que ofrezca la conexión con múltiples PACs. Lo malo de conectarse con un PAC es que, si el servicio del mismo falla o se interrumpe, usted no puede facturar. Y usted, al estar amarrado a este PAC, no tiene muchas opciones. Pero una ventaja de conectarse a un PAC es la de obtener el costo del timbre muy barato. Hay que ponderar timbre barato vs. casarse con un solo proveedor.

La opción de conectarse con múltiples PACs bajo una misma conexión le asegura una mayor respuesta a sus solicitudes de timbrado, ya que si un PAC falla, el sistema se conecta al siguiente disponible. Y todo con una sola conexión. El punto aquí es el costo del timbre. Aunque también hay opciones muy económicas y competitivas.

Y finalmente está el tema del soporte, ayuda, atención a clientes. Hay PACs muy buenos atendiendo a sus clientes (normalmente los costos de servicio, mantenimiento, integración y timbrado son más altos por lo mismo, tienen mejores equipos de soporte), pero también hay unos muy malos, que ponen a gente inexperta y poco preparada a dar la cara, o que tardan días en contestar y resolver. Hay PACs que en cualquier momento y muy frecuentemente reportan fallas en conexión, sacando canas verdes a cualquiera. Entonces es clave seleccionar inteligentemente, ya que el matrimonio es casi casi de por vida.

E insistimos, usted puede buscar el servicio de un integrador que también ofrezca las conexiones de timbrado con los PACs, pero que al ser múltiples conexiones al mismo tiempo, a usted no le importa si sus facturas se timbran con uno u otro PAC, siempre teniendo una mejor respuesta.