En el ámbito de la contabilidad, la correcta clasificación y valoración de los activos es fundamental para reflejar la situación financiera de una empresa. Dentro de esta clasificación, los activos intangibles y los activos diferidos juegan un papel crucial, a menudo generando dudas por sus características particulares. Comprender su naturaleza, reconocimiento y tratamiento contable es esencial para cualquier entidad.
¿Qué son los Activos Intangibles?
Un activo intangible es un activo identificable de carácter no monetario y sin apariencia física. Se definen como el conjunto de bienes no materiales, representados por derechos, privilegios o ventajas de competencia que son valiosos porque contribuyen a un aumento en el ingreso o utilidades por medio de su empleo. Estos derechos se compran o desarrollan en el curso normal de los negocios. Los activos intangibles son todos aquellos bienes o posesiones que no tienen forma física o material, pero que generan valía a la empresa, lo que se traduciría en ganancias económicas a futuro, las cuales podrán ser controladas por entidades financieras.
Importancia de los Activos Intangibles
Los activos intangibles son parte importante del valor de mercado de las empresas, y su análisis corresponde a la necesidad de la contabilidad de revelar la información suficiente en relación con la medición y valuación de dichos recursos. Las empresas se enfrentan a un importante desafío: la valoración y gestión de sus activos intangibles. A medida que la tecnología se va extendiendo, el valor de las organizaciones depende cada vez más de los progresos que realizan sus empleados en desarrollos tecnológicos, de sus relaciones corporativas, del uso de sus datos y de su marca. Con el paso de los años, los intangibles han pasado a representar la mayor parte del valor de las grandes empresas.
De acuerdo con Aon y el Instituto Ponemon, en solo 43 años los intangibles han pasado de ser un activo de apoyo a una consideración importante para los inversores: representan el 84% de todo el valor empresarial en el S&P 500. Los activos intangibles son sumamente relevantes en todas las empresas, porque ayudan a aumentar las ventas, ayudan a reducir los costos de producción, dan soporte en el aumento de la productividad y posicionan a la empresa en el mercado. Por esto es tan importante para las organizaciones adquirir los activos intangibles adecuados, lo que llevaría a la organización al siguiente nivel.
Ejemplos de Activos Intangibles
Algunos ejemplos de activos intangibles que generan beneficios futuros para las empresas incluyen:
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- Conocimiento científico o tecnológico.
- Diseño e implementación de nuevos procesos o nuevos sistemas.
- Licencias o concesiones.
- Marcas.
- Patentes.
- Listas de clientes.
- Costos en las fases de investigación y desarrollo.
- Erogaciones en etapas preoperativas.
- Softwares, los cuales las empresas compran para agilizar o sistematizar procesos complejos del día a día.
- Impacto de marca (logotipos, isotipos, patentes), que son el concepto y/o representación del posicionamiento e impacto de la marca.
- Sitios web y redes sociales con gran número de seguidores o visitas, por la conexión con la audiencia.
- Bases de datos de proveedores o clientes, por la relación entre empresa y clientes o proveedores.
- Propiedad intelectual, como patentes y Derechos de Autor.
Reconocimiento y Deducción de Activos Intangibles
Los activos intangibles deben ser identificables, lo que implica que deben cumplirse una de las siguientes condiciones: que sea separable, es decir, que el activo pueda venderse, arrendarse, cederse o ser intercambiable de cualquier otra forma; o que sea creado como consecuencia de derechos contractuales o legales.
Sin embargo, la mayoría de los intangibles no se informan en los balances porque las normas contables no los reconocen hasta que se ha producido una transacción (compra, fusión, etc.) que respalde su valor. No siempre es sencillo valorarlos, ya que no cuentan con la característica de ser perfectamente valorizables. Por ejemplo, no se pueden activar como intangibles los gastos de primer establecimiento, que son aquellos no relacionados con las operaciones jurídicas de la constitución que se realizan al echar a andar la empresa.
Es importante considerar que los activos intangibles son deducibles para una entidad. En el artículo 25 fracción IV de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) se indica que las inversiones son deducibles; en consecuencia, los activos intangibles pueden deducirse. Para ello, en primera instancia se debe considerar una correcta valoración de estos e identificar si un activo puede ser considerado intangible. También es importante considerar que los intangibles generen obligaciones adicionales como el hacer pruebas de deterioro, temas de precios de transferencia y de esquemas reportables.
¿Qué son los Activos Diferidos?
Los activos diferidos, también conocidos como cargos diferidos, costos diferidos o débitos diferidos, son bienes y servicios que ha adquirido una empresa de manera anticipada y que no necesariamente se usan de forma inmediata. A pesar de estar clasificados como un activo, no son otra cosa que gastos ya pagados pero que aún no han sido utilizados, cuyo objeto es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han utilizado dichos gastos.
Una característica básica de estos pagos es la expectativa de la empresa de recibir en el futuro beneficios. Su objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han consumido esos recursos. Por diferentes circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no utilizará de forma inmediata, sino que los irá utilizando o consumiendo en el transcurso del tiempo y, mientras esto sucede, permanecen como un activo.
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¿Por qué usar Activos Diferidos?
Los activos diferidos se usan con un interés puramente contable o financiero, ya que realizar estos pagos hará que no se consideren dentro de las cuentas en un periodo contable en concreto. Tratar la adquisición de bienes y servicios como activos diferidos logra que no se tengan que registrar desde un inicio en la lista o cuenta de gastos, lo que favorece a los números declarados en los periodos contables previos al uso de esos bienes o servicios adquiridos.
Un punto muy importante sobre este recurso financiero es que los activos son aquellos que pueden generar beneficios a una empresa en el futuro. Los gastos diferidos le aportan equilibrio a los números de la empresa y podrán ser considerados como patrimonio de la misma, ayudando a evitar que se alteren, tanto los ingresos como los egresos de la corporación, en cada uno de los reportes de sus respectivos períodos.
Principios de los Activos Diferidos
Básicamente, los activos diferidos se sustentan en un total de dos principios contables:
- Principio de devengo: Establece que los efectos de las transacciones son registrados cuando suceden. Esto quiere decir que se atiende a lo que es la corriente real de los servicios y bienes, en lugar de a la financiera, más de pagos y cobros. Por esta razón, cuando se genera algún pago, puede registrarse un activo diferido, aunque el gasto se anota justo en el momento en el cual se consume.
- Principio de correlación de ingresos y gastos: Aquí se deben tomar en cuenta, al momento de realizar las cuentas anuales, aquellos gastos realizados con los que se puedan generar los ingresos del ejercicio en cuestión. De esta forma, los gastos se anotarán en el momento en el cual el activo diferido otorgue las ventajas y los beneficios para los cuales fue adquirido.
Requisitos para Contabilizar un Activo Diferido
Para que un activo de estas características pueda ser contabilizado como diferido, tiene que cumplir con diversos requisitos:
- Debe encajar con la definición de activo:
- Los pagos realizados han debido de otorgar algún bien, servicio, derecho o cualquier otro recurso.
- Al momento de pagar, debe tenerse derecho de crédito, en comparación con aquel que no ha cumplido con su responsabilidad.
- Los elementos en cuestión deben ser manejados por la compañía.
- El activo tiene que resultar de algún suceso pasado, lo cual es algo que cumplen todos los activos diferidos, porque se producen tras el anticipo de un pago.
- Debe ser posible que ocurran mayores beneficios económicos en el futuro mediante los activos diferidos.
- El cumplimiento de los criterios de registro y reconocimiento: Más allá de que se esperen beneficios futuros de un activo diferido, su valor debe poder ser valorado de forma fiable. Esto significa que la información en la cual esté basada la valoración no debe contener ningún rasgo o tipo de sesgos o errores y representar un reflejo fiel de lo que se ve a simple vista.
Clasificación de Activos Diferidos
Los activos diferidos se clasifican principalmente en dos categorías:
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| Tipo de Gasto Diferido | Características Clave | Ejemplos |
|---|---|---|
| Gastos Prepagados | Activo circulante, consumo esperado en meses (dentro de un año). | Publicidad, rentas de propiedades o instalaciones, primas de seguros y fianzas, insumos de papelería, regalías. |
| Gastos Diferidos | Activo a largo plazo, consumo esperado en varios periodos contables (de 3 a 5 años), a menudo intangibles. | Primas de seguros de propiedad y accidentes, diseño e implementación de sistemas nuevos, conocimiento científico o tecnológico, adquisición de licencias o concesiones, costos en las fases de investigación y desarrollo, erogaciones en etapas preoperativas. |
Los cargos diferidos, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) Art. 32, son los activos intangibles representados por bienes o derechos que permitan reducir costos de operación, mejorar la calidad o aceptación de un producto, usar, disfrutar o explotar un bien, por un periodo limitado, inferior a la duración de la actividad de la persona moral. También se consideran gastos diferidos los activos intangibles que permitan la explotación de bienes del dominio público o la presentación de un servicio público concesionado. Por su parte, los cargos diferidos pueden representar un beneficio por un período ilimitado que dependerá de la duración de la actividad de la persona moral.
Amortización de Activos Diferidos
Los activos diferidos deben ser amortizados en la medida en que se van utilizando, en la medida en que se van gastando o consumiendo. Cuando un gasto pagado por anticipado se trata como activo diferido, es decir, no se lleva al gasto, sino que se deja en el activo, en la medida en que la empresa lo va consumiendo, se va llevando al gasto, proceso que se conoce como amortización.
La amortización de los activos diferidos supone, naturalmente, la disminución del activo diferido, al tiempo que se debe reconocer el gasto correspondiente. No existe un método único a seguir para amortizar los activos diferidos; de suerte que en algunos casos se podrá utilizar un método de línea recta, en otros un método de saldos decrecientes, o simplemente según se vaya consumiendo el activo diferido.
Por ejemplo, si la empresa en octubre de 2022 pagó anticipadamente 12 meses de arriendo, es decir, hasta noviembre de 2023, no lleva al gasto la totalidad del pago en el 2022, sino lo que corresponda a los meses del 2022. Así, cada mes que transcurra saca el arriendo correspondiente del activo y lo lleva al gasto. Esto va generando una amortización acumulada hasta que la totalidad del activo se amortice o se gaste. La amortización que se vaya calculando cada mes se debe reconocer como un gasto al tiempo que se disminuye el saldo del activo diferido objeto de amortización.
Ejemplo Práctico de Registro y Amortización
Una empresa X adquirió un total de 1.000 cajas, por un valor de 100$ c/u, mediante el pago en efectivo. Estas cajas no serán utilizadas de forma inmediata, sino que se van a disponer de ellas por el transcurso de 1 año. La contabilidad de la empresa se lleva mensualmente, así que no se puede cargar el gasto de las 1.000 cajas, ya que se estaría cargando el gasto de 1 año en tan sólo 1 mes.
En ese caso, se registra la compra inicial en la cuenta de activo diferido:
Cuentas Débito CréditoActivo diferido $100.000Efectivo $100.000
Luego, si en 1 mes se gastaron cerca de 200 cajas ($20.000), se deben amortizar y llevar a la columna de gastos generales, sacando el dinero de la cuenta de activos diferidos:
Cuentas Débito CréditoGastos generales $20.000Activo diferido $20.000
Al momento de amortizar, se extraen $20.000, por lo que el balance general queda en $80.000 en la cuenta de activo diferido. Así, se agregan $20.000 al gasto, lo que genera una entrada de dinero y una salida (es decir, la empresa utilizó $20.000 y está ingresando también $20.000). Al realizar un análisis financiero, los $20.000 aparecen como parte del gasto y los otros $80.000 son parte del activo.
Así las cosas, se utilizará un débito a la cuenta de gastos correspondiente y un crédito a la cuenta de amortización de activos diferidos, cuando esta exista. Aquí se presenta una situación aparentemente errónea, por cuanto la amortización se debería llevar a una cuenta de amortización acumulada, lo que el plan único de cuentas para comerciantes no permite en este tipo de gastos. En efecto, la cuenta 1798 (Amortización acumulada) solo es permitida para amortizar los costos de exploración (1715) y costos de explotación y desarrollo (1720), de suerte que no hay una cuenta para la amortización acumulada correspondiente a los gastos pagados por anticipado (1705) y cargos diferidos (1710). Así las cosas, la amortización de la cuenta 1705 y 1710 debe realizarse acreditando directamente la cuenta respectiva, lo que parece equivocado. Allí evidentemente hay inconsistencias, pero ese es el plan de cuentas con el que contamos y al que tenemos que ajustarnos.
Activos Diferidos vs. Pasivos Diferidos
Los activos diferidos son opuestos a los pasivos diferidos. Los pasivos diferidos aplazan los ingresos o los reparten en varios periodos de tiempo, siendo contabilizados únicamente hasta que el producto es entregado o el servicio es prestado. Ejemplos de pasivos diferidos incluyen intereses, comisiones, arrendamientos, honorarios, servicios técnicos, transportes como fletes y acarreos, mercancías en tránsito ya vendidas y cuotas de administración, entre otros.