Como autónomo o empresario, se sabe que la contabilidad es fundamental para el buen funcionamiento de un negocio, tanto a nivel operativo como legal, siendo el sistema de control y registro de todos los ingresos y operaciones económicas que se producen dentro de una empresa o entidad.
Los objetivos de la contabilidad son elaborar cuentas que se ajusten de la mejor manera posible a la realidad del negocio, informando sobre su situación económica y financiera, sus resultados y los motivos de estos. Por esto, si tienes un negocio o vas a comenzar uno, es importante conocer los conceptos de contabilidad para la amplio conocimiento de una buena gestión contable.
Términos Contables Fundamentales
Aquí te explicamos algunos términos contables que te ayudarán en tu negocio:
Activo Contable
Se le denomina ‘’activo’’ a todo aquello que posee una empresa o en lo que invierte. Se trata de los bienes y derechos de recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de procesos de los que se espera sacar beneficios económicos.
Dentro de este concepto de contabilidad, podemos encontrar dos grupos:
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- Activo no corriente o fijo: Es el tipo de bien que no puede transformarse a corto plazo y permanece durante un periodo de tiempo superior a un ejercicio económico en el balance de la empresa, por ejemplo, las instalaciones de la empresa, maquinaria, local, mobiliario, entre otros.
- Activo corriente o circulante: Es el tipo de bien que permanece de forma temporal en la empresa. Activo corriente o circulante: Es el tipo de bien que permanece de forma temporal en la empresa. Podría transformarse en un tiempo inferior a un ejercicio económico en el balance de la empresa en un plazo inferior a un año, por ejemplo, clientes pendientes de cobro, tesorería, existencias, etcétera.
Pasivo Contable
Hace referencia a todas las deudas y resto de obligaciones financieras que soporta la empresa y le sirve para pagar su activo. Se trata de una deuda adquirida con cualquier administración pública, deuda con un socio de la empresa o un préstamo de banco:
El pasivo puede dividirse en:
- Pasivo No Corriente o deudas a largo plazo: Son aquellas deudas con terceros exigibles, como bancos u otros acreedores, por un plazo superior a un año.
- Pasivo Corriente o deudas a corto plazo: Son las deudas con terceros exigibles por un periodo de tiempo inferior a un año.
Patrimonio Neto
Son los recursos propios de una empresa que constituyen su financiación, representando el valor total de la empresa precedente de beneficios económicos generados por aportaciones de socios, reservas de la empresa o resultados de ejercicios contables.
Cuentas Anuales
Las cuentas anuales o estados financieros recopilan una serie de documentos con la información contable de la empresa.
En estos documentos se plasman todas las actividades económicas que la empresa realiza durante un periodo determinado, determinando si su estructura es rentable o no.
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Las cuentas anuales, las cuales deben de ser presentadas de manera obligatoria al Registro Mercantil, están formadas por:
- El balance de la situación.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- La memoria.
- El estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
Balance General o Balance de Situación
El balance de situación es el documento que contiene la información pormenorizada de los activos, pasivos y el patrimonio neto que determina la situación de la empresa, en un momento determinado.
El balance de situación forma parte de las Cuentas Anuales que han de presentar las empresas.
Cuentas de Resultados
Documento que compara los ingresos de la empresa con los costes de la misma, es decir un documento que resume los ingresos y gastos según los ejercicios contables.
- Ingresos: Son la entrada de recursos que generan incrementos de patrimonio. Son partidas que suponen un incremento del patrimonio neto de la empresa, ya sea por el aumento de activos o la disminución de un pasivo.
- Gastos: Salida de recursos que disminuyen el activo o aumentan el pasivo. Suponen pérdidas de liquidez disminuyendo el patrimonio neto.
Memoria
Se trata de una serie de documentos de obligada presentación que debe realizarse en un plazo de tres meses desde el cierre. Su función es ampliar, completar, comentar y realizar todo tipo de aclaraciones sobre pérdidas y ganancias (balance de situación), y debe ser presentada y elaborada de manera conjunta con las cuentas anuales. Como su nombre lo dice, ayudar a ampliar la información en las cuentas anuales donde se puede saber más de la la situación económica y financiera de la empresa.
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Estados Contables
Conjunto de documentos elaborados de forma periódica que ofrecen información sobre la situación contable, patrimonial y financiera de la empresa para entender el funcionamiento económico-financiero de una empresa. Son reportes elaborados periódicamente (mensuales, trimestrales o anuales) que detallan la situación económica y financiera de la empresa.
Libro Diario
Se trata del documento que registra todas las operaciones económicas que ejecuta la empresa de manera cronológica. Este libro registra de manera cronológica todos los ingresos y gastos de la empresa efectuados en un ejercicio contable.
El libro diario, obligatorio para toda sociedad mercantil conforme al Código de Comercio y al plan general contable, debe de presentarse en el Registro Mercantil.
Libro Mayor
El libro mayor es un resumen de todas las cuentas contables y operaciones económicas realizadas por la empresa de forma cronológica. El libro mayor es un resumen de todas las cuentas contables y operaciones económicas realizadas por la empresa de forma cronológica. Existe un libro mayor por cada cuenta contable que hemos utilizado en nuestra contabilidad.
Fondo de Maniobra
Muestra el grado de salud financiera de la empresa, constituyéndose como el conjunto de recursos que se requieren a largo plazo para el desarrollo y mantenimiento diario de la actividad económica y control de la liquidez de la empresa.
Provisión
Se trata de pasivos de la empresa que no son conocidos a priori y que se producen por disposición legal, contractual o por una obligación implícita o tácita.
Está relacionado con retribuciones y prestaciones de personal, impuestos, operaciones comerciales, retiro y otros conceptos establecidos en el Plan General Contable.
Ratio de Solvencia y Liquidez
El ratio de solvencia es la capacidad de una empresa para hacer frente a sus obligaciones financieras, es decir, a sus deudas. El ratio de solvencia es la capacidad de una empresa para hacer frente a sus obligaciones financieras, es decir, a sus deudas. Ésta dependerá de los activos.
Mientras que el ratio de liquidez se traduce en la capacidad de un activo de convertirse en dinero en el corto plazo sin necesidad de reducir el precio, siendo la velocidad con que un activo se puede vender o intercambiar por otro activo. Generalmente, a mayor liquidez mayor solvencia.
A la hora de evaluar el desempeño económico de una empresa, existen diferentes ratios o medidas que se deben tener en cuenta. El ratio de solvencia es uno de los ratios contables más importantes que utilizan las empresas para determinar si son capaces de cumplir con sus obligaciones de deuda a largo plazo sin problemas. Para ello, suma el valor de la depreciación, así como otros gastos no monetarios. Los ratios de solvencia varían de un sector a otro. Por lo tanto, es más prudente comparar el ratio de una empresa con el de sus competidores dentro del sector en lugar de analizarlo de forma aislada. Los ratios de liquidez son una de las métricas financieras más importantes que utiliza una empresa para determinar su capacidad de saldar sus obligaciones de deuda con los acreedores, sin tener que captar capital externo. Estos ratios ayudan a medir la capacidad de una empresa para gestionar sus obligaciones financieras.
El Capital Contable
¿Tienes dudas? Es aquí donde destaca el concepto de capital contable y hoy vamos a explicarte en detalle lo más importante sobre este tema.
El cálculo del capital contable es relativamente sencillo: solo se debe restar los pasivos a los activos, pero para ello, se deben considerar varios elementos del balance general.
Lo primero para calcular el capital contable es determinar el valor total de los activos de la compañía, es decir, los recursos que posee. Los activos están formados por los elementos que posee la empresa, ya sean tangibles o intangibles. Se trata de elementos identificables del patrimonio de una empresa con un valor positivo para la entidad de que se trate.
Los pasivos representan las obligaciones financieras de la organización, esto es, lo que debe a terceros. Los pasivos son obligaciones o partidas que se deben a otros y es un elemento del activo que tiene un valor económico negativo para la empresa. Son lo opuesto a los activos en términos contables.
Entender y calcular el capital contable es muy importante, pero también se puede complementar con un análisis y así se obtiene una visión más específica de la salud financiera de un negocio. El capital contable no tiene que analizarse de forma aislada.
Conceptos Adicionales Clave en Contabilidad
Además de los términos anteriores, es importante conocer otros conceptos clave en contabilidad:
Concepto de Entidad
En el concepto de entidad, las transacciones o gastos del propietario del negocio y el negocio deben mantenerse separados para evitar confusiones al revisar los libros. El concepto de entidad es uno de los conceptos más estudiados por los contables. Es un concepto útil que se usa para evitar confusiones entre las cuentas personales del propietario de la empresa y su empresa. En esta situación financiera, el contable debe separar los activos y pasivos dedicados a las actividades comerciales como activos y pasivos de la entidad. Sin este concepto, los registros de varias entidades estarían entremezclados y sería difícil distinguir los resultados imponibles de una sola empresa. Así cada entidad comercial tributa por separado, lo cual es necesario para determinar el desempeño financiero y la prosperidad de un solo organismo.
Concepto de Devengo
Un devengo es un asiento de diario que se puede utilizar para reconocer los ingresos y gastos que se han ganado y gastado. Es importante señalar que, en esta situación, los importes en efectivo que se han obtenido o gastado aún no se han recibido ni pagado. Los auditores solo aceptan estados financieros que se hayan realizado previamente utilizando el concepto de devengo, ya que las declaraciones realizadas sin utilizar el concepto de devengo son mucho menos precisas. Además, sin devengos, la cantidad de ingresos, gastos y ganancias o pérdidas en un período no reflejará correctamente la actividad económica dentro de una empresa.
Concepto de Empresa en Funcionamiento
Los auditores pueden analizar los estados financieros de la entidad y ciertos factores para determinar si la empresa debe continuar utilizando el concepto de empresa en funcionamiento. El concepto de empresa en funcionamiento es uno de los conceptos fundamentales de la contabilidad. Los contables que utilizan este concepto asumen que la empresa permanecerá en funcionamiento indefinidamente y se atendrá a sus planes actuales. Uno de los beneficios de este concepto es que las empresas pueden distribuir el coste de un activo durante su vida útil esperada, en lugar de acelerar el gasto en el período actual. Para ello, el contable supone que la empresa continuará cumpliendo con sus obligaciones financieras utilizando sus activos existentes. Al utilizar este concepto, los contables no prevén una interrupción de las operaciones y la liquidación de activos. Por lo tanto, posponen los gastos para un período posterior cuando la empresa todavía estará en servicio y en mejor forma para manejar los gastos adicionales. El concepto de empresa en funcionamiento no se define claramente al estudiar los principios básicos de contabilidad. Por lo tanto, muchos contables y empresas no están seguros de cuándo una entidad debe comenzar a informar sobre este tipo de teoría. Si una empresa duda en seguir utilizando el concepto de empresa en funcionamiento, se le puede pedir a un auditor que analice ciertos factores, como las tendencias negativas en los resultados operativos, la denegación de crédito comercial a la empresa por parte de sus proveedores y los procedimientos legales contra la empresa.
Concepto de Conservadurismo
Un concepto contable clave que consiste en no anticipar ganancias y preparar o prever todas las pérdidas. Los contables ayudan a las empresas y a los empresarios a minimizar sus posibilidades de pérdidas máximas, que se logra subestimando los ingresos y las ganancias en lugar de exagerarlos. Este concepto puede parecer extraño, pero se hace para que los estados financieros no exageren la situación financiera o la prosperidad de la entidad. El método del conservadurismo es posiblemente el más conservador de todos los conceptos contables. Las ganancias financieras no se tienen en cuenta hasta que se efectúan y el dinero está en el banco.
Concepto de Realización
El concepto de realización indica la cantidad de ingresos que deben registrarse de una venta específica. Las reglas del método de realización ayudan al asesor financiero a determinar que se ha producido un ingreso o gasto. Este concepto se materializa cuando el vendedor recibe el efectivo de la venta de bienes o servicios. En este sentido, es muy similar al concepto de conservadurismo en el sentido de que los ingresos solo se registran en los documentos financieros cuando se recibe el dinero y no cuando se redacta el contrato. En este concepto, los contables recomendarían a los clientes que los ingresos de un proyecto a largo plazo no se pagaran en un solo pago, sino que se dividieran en el tiempo de acuerdo con el trabajo realizado.
Concepto de Pareo
Este concepto contable se usa para evitar la sobrevaloración de los ingresos en un período. La idea de pareo requiere que los costes se pareen con los ingresos para evitar confusiones cuando otro experto financiero examine los documentos financieros en un momento posterior. Es importante señalar que, para cumplir correctamente con las características del concepto de pareo, los contables deben haber completado el concepto de realización que ya hemos mencionado. Los costos e ingresos deben registrarse en el mismo período, como una semana, mes, trimestre o año, para evitar aplazar los gastos en estados de cuentas de períodos posteriores. ¿Estás familiarizado con todos estos términos?
Concepto de Materialidad
Este principio hace que los contables ignoren los gastos insignificantes. Sin embargo, es importante mencionar que no se puede ignorar cualquier cosa. Solo se pueden ignorar los gastos que tienen un impacto pequeño en los estados financieros de la empresa y que no inducirán a error a otros asesores financieros cuando los lean posteriormente. De acuerdo con muchos expertos en contabilidad y leyes, un contable no tiene que registrar ningún material u objeto que se considere irrelevante. El concepto de materialidad también depende en gran medida del tamaño de la entidad. Una industria de miles de millones de euros puede considerar que las transacciones de 1 millón de euros son irrelevantes, mientras que algunas empresas ni siquiera ganan mil millones de euros en ingresos anuales, por lo que esta transacción se consideraría muy importante. Sin embargo, no hay instrucciones claras para decidir si un artículo es relevante o irrelevante, por lo que los contables deben tener cuidado al respecto y registrar los detalles en los documentos financieros si no están seguros. ¡Es mejor prevenir que curar! Lo más importante que hay que recordar sobre este concepto es que todas las transacciones o gastos deben registrarse si, a largo plazo, afectarán los resultados financieros o los flujos de efectivo de la empresa. Si no se ven afectados, los gastos no tienen que registrarse.
Concepto de Coherencia
Los contables trabajan para ayudar a las corporaciones, pequeños negocios o empresas a elegir el método de contabilidad que mejor se adapte a sus necesidades. Una vez que la entidad ha decidido el concepto contable correcto, debe ser coherente en el uso del mismo proceso para evitar complicaciones financieras. Si la entidad se niega a tomar en consideración el consejo de su contable para evitar cambiar los métodos contables, la comparación de los estados financieros de un período a otro sería difícil y casi imposible. La coherencia es vital en un entorno empresarial para registrar cuidadosamente la información financiera y ayudar a las fuentes externas a comprender el funcionamiento interno de una empresa.
Concepto de Partida Doble
La partida doble es uno de los conceptos contables más importantes. Este método de contabilidad establece que cada transacción comercial debe registrarse en al menos dos cuentas diferentes. El concepto de partida doble puede entenderse mejor utilizando una ecuación financiera:
Activos = Pasivos + Patrimonio neto
Los activos son lo que la empresa posee, los pasivos son lo que la entidad debe a los acreedores y el patrimonio neto es la diferencia entre los dos primeros y representa lo que la empresa debe a los inversores. Es importante señalar que el número total de activos enumerados en el balance general debe ser igual al total de todos los pasivos y el patrimonio neto. Ejemplos de este concepto que se pueden observar comúnmente incluyen emitir una factura a un cliente o recibir una factura de un proveedor.
Concepto de Costo
El principio del costo requiere que los contables registren un activo, pasivo o patrimonio al costo de adquisición original. Es uno de los métodos contables más comunes que se utilizan para registrar transacciones de artículos recién adquiridos. Sin embargo, hay que señalar que una cuestión importante del concepto de costo es el hecho de que el «valor» de los activos cambia con el tiempo y cuando una empresa quiere liquidar, es casi imposible registrar el valor de mercado de los activos de la empresa en ese momento. Sin embargo, el concepto de costo reconoce que los objetos o activos se deprecian. Por lo tanto, el importe de la depreciación se elimina del costo original para mostrar el valor como un importe neto. El concepto de costo no se puede utilizar para inversiones financieras y es el más eficaz cuando se utiliza para determinar activos y pasivos a corto plazo.
Una vez conociendo estos conceptos de contabilidad, es momento de ponerlos en práctica a fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad de tu negocio, para lo que puedes emplear un conjunto de técnicas y softwares de contabilidad CONTPAQi para ayudarte en su gestión contable y control financiero. Nuestro programa de contabilidad te permite analizar la información de tu empresa y alinear tus objetivos a la estrategia fiscal de tu negocio, además de gestionar la contabilidad creando informes y reportes para presentar estados financieros de resultados y balances a los tomadores de decisiones de tu empresa. Estos sistemas les ahorran tiempo a los contadores con procesos de contabilidad que hacen el trabajo más sencillo.
Para garantizar el éxito de tu empresa a largo plazo, es fundamental mantener sus libros contables actualizados. La contabilidad es un término que describe el proceso de consolidación de la información financiera de una empresa para que sea clara y comprensible para todas las partes interesadas, incluyendo los accionistas. La contabilidad es importante porque permite mantener un registro sistemático de la información financiera de la organización.
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