Agencia Tributaria del Reino Unido: Información en Español

HM Revenue and Customs (HMRC), la agencia encargada de recaudar los impuestos que financian los servicios públicos del Reino Unido, atraviesa su transformación más profunda en décadas. En el centro de esta renovación está un objetivo claro: modernizar el sistema tributario y aduanero para impulsar el crecimiento económico, mejorar la experiencia del contribuyente y fortalecer el cumplimiento fiscal. Ahora, el HMRC lanza una hoja de ruta para la Transformación Digital, que sienta las bases para un objetivo a largo plazo: construir un sistema de impuestos y aduanas que se integre sin fricciones en la vida cotidiana de las personas y en las operaciones de las empresas.

Se trata de un modelo basado en la simplicidad, con procesos optimizados gracias a tecnologías como la inteligencia artificial (IA), una mejor integración de datos y servicios digitales más accesibles. Para la mayoría de los contribuyentes, esto se traduce en interacciones más rápidas y claras con HMRC. No sólo es una actualización tecnológica, sino que una reinvención completa del sistema tributario.

Transformación Digital y Facturación Electrónica

Una de las señales más visibles de cambio es el giro hacia un modelo digital. Para 2030, HMRC prevé que al menos el 90 % de las interacciones con los contribuyentes sean digitales, comparado con el 76 % actual. Muchos de los sistemas informáticos de HMRC están obsoletos, y su modernización es una prioridad. Se invertirá en plataformas de datos, inteligencia artificial y ciberseguridad para agilizar los servicios y detectar incumplimientos en tiempo real. También se planea simplificar las reglas tributarias y los umbrales de declaración, facilitando la comprensión de las obligaciones fiscales.

En este contexto, uno de los pilares de las reformas es la digitalización de los procesos administrativos y fiscales, destacando especialmente la facturación electrónica como herramienta clave para avanzar hacia una gestión más ágil, transparente y eficiente. Con ello quieren reducir cargas administrativas, mejorar la trazabilidad de las transacciones comerciales y combatir el fraude fiscal, al mismo tiempo que se incrementa la eficiencia operativa en las organizaciones.

La implementación de un sistema de facturación electrónica supondrá una transformación significativa en los procedimientos cotidianos de las empresas británicas. Este cambio se alinea con las tendencias ya consolidadas en numerosos países de Europa y en otras regiones del mundo, donde la facturación electrónica se ha consolidado como un estándar que facilita la automatización de procesos y fortalece la transparencia financiera.

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A largo plazo, el objetivo es un sistema tributario que se conecte de forma natural con las herramientas digitales que ya usan las personas y empresas. Desde software contable integrado hasta nuevas tecnologías de pagos, HMRC quiere que el cumplimiento tributario se automatice y sea casi invisible. La IA tendrá un rol cada vez más importante: desde ayudar a responder preguntas hasta resumir llamadas y apoyar a los funcionarios en sus tareas administrativas.

Con herramientas más inteligentes, procesos más simples y un enfoque centrado en el contribuyente, HMRC se prepara para ofrecer un sistema fiscal más justo, accesible y preparado para el futuro.

Impuesto al Valor Agregado (IVA) y Dropshipping

En el Reino Unido, el IVA es un impuesto que se añade a la mayoría de los productos con una tasa del 20 %. Si realizas una operación de dropshipping, es posible que necesites recaudarlo y pagarlo al HMRC. Hay diferentes situaciones en las que debes registrarte a efectos del IVA y cobrarlo como una empresa de dropshipping en el Reino Unido:

• Regístrate a efectos del IVA si tu facturación sujeta a impuestos supera las GBP 90,000 en 12 meses. Una vez que alcances este límite, debes registrarte dentro de los 30 días posteriores al final del mes en el que superaste el umbral.
• Debes registrarte a efectos del IVA si eres un vendedor extranjero que realiza envíos a clientes del Reino Unido. Esto es así independientemente de tu facturación, y debes hacerlo tan pronto como comiences a vender.
• El registro es opcional si tus ventas están por debajo del umbral y no eres un vendedor extranjero que realiza envíos a clientes del Reino Unido. Algunas entidades se registran de manera voluntaria para reclamar el IVA sobre los gastos, pero otras permanecen sin registrarse para mantener sus precios más bajos para los compradores.

Así es como funciona el gravamen para las empresas de dropshipping registradas: Si compras a un proveedor del Reino Unido y vendes a un cliente del Reino Unido, aplicas el IVA en tus transacciones y puedes recuperar el IVA que pagaste a tu proveedor. Si compras a un proveedor que no es del Reino Unido y lo envías a un cliente del Reino Unido, el IVA depende del valor del pedido. Si el pedido es de GBP 135 o menos, debes cobrar el IVA en el punto de venta. Si el pedido supera las GBP 135, no se aplica el IVA en el momento de la compra, sino que los gastos de importación se acumulan en el momento de la entrega, normalmente por parte del servicio de mensajería. No puedes reclamar el IVA cobrado en otros países en tu declaración del Reino Unido.

Regímenes de IVA para Pequeñas Empresas

Las empresas de dropshipping en el Reino Unido pueden elegir entre varios regímenes contables de IVA, cada uno con diferentes reglas sobre cómo se recauda, declara y paga el IVA. La elección correcta depende de tu facturación, de tus gastos y de cómo prefieras gestionar el flujo de caja.

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1. Contabilidad estándar del IVA: Bajo este régimen, cobras un 20 % de IVA sobre las ventas y lo recuperas en los gastos de la empresa según la fecha de la factura. Por lo general, presentas una declaración de IVA cada trimestre y pagas al HMRC la diferencia entre el IVA recaudado y el pagado. Este método asegura que solo pagues el IVA sobre tu margen de ganancia y te permite recuperar el impuesto que pagas en los gastos, lo que lo convierte en la opción preferida para muchas empresas de dropshipping.
2. Régimen de tarifa plana (FRS): Con este régimen, pagas al HMRC un porcentaje fijo de tu facturación bruta en lugar de hacer un seguimiento del gravamen de cada transacción. Aún cobras un 20 % de IVA a los clientes, pero no puedes recuperarlo en la mayoría de las compras (a excepción de ciertos activos financieros). Para ser elegible para este programa, tu facturación anual debe ser inferior a GBP 150,000, sin incluir el IVA. Esta opción simplifica la declaración de IVA al requerir menos cálculos y menos papeleo, pero no es ideal si tienes gastos de IVA elevados, ya que no puedes recuperar la mayor parte. La imposibilidad de recuperar el IVA generalmente hace que este régimen sea menos rentable que los métodos estándar para empresas basadas en productos, como el dropshipping.
3. Régimen de margen de IVA: El régimen de margen de IVA se aplica a los vendedores de artículos de segunda mano, antigüedades, obras de arte y artículos similares. Con este programa, el gravamen se paga exclusivamente sobre tu margen de ganancia, no sobre el precio total de la venta. Calculas internamente 1 ÷ 6 (16.67 %) de tu margen de ganancia y lo reportas al HMRC en lugar de agregar el IVA a la transacción. Esta opción no se aplica a la mayoría de los dropshippers que venden productos nuevos.

Cómo Evitar Riesgos de Cumplimiento del IVA

El cumplimiento de la normativa del IVA es un requisito legal si diriges una empresa de dropshipping. La falta de registro, las tasas impositivas incorrectas o una gestión deficiente de los registros pueden derivar en sanciones, facturas de IVA retroactivas o interrupciones operativas. Esto es lo que debes tener en cuenta:

• Averigua cuándo debes registrarte a efectos del IVA: El registro del IVA depende de dónde esté ubicada tu empresa y dónde se encuentren tus clientes. Si eres un dropshipper con sede en el Reino Unido, debes registrarte a efectos del IVA cuando el total de tus ventas sujetas al IVA supere las GBP 90,000 en un periodo de 12 meses consecutivos. Si eres una empresa que no está ubicada en el Reino Unido y vende a clientes del Reino Unido, necesitas un registro de IVA en el Reino Unido desde tu primera venta, independientemente de tu facturación sujeta a impuestos prevista. Si no cumples con la fecha límite de registro, el HMRC puede antedatar tu obligación de IVA y multarte.
• Cobra la tasa de IVA correcta: Una vez que te registres, deberás corregir el porcentaje en cada venta. Si no aplicas el IVA cuando sea necesario, seguirás debiéndolo al HMRC. Si lo cobras incorrectamente, podrías terminar pagando de más o de menos, lo que causaría problemas en ambos casos. La mayoría de los productos, pero no todos, tienen una tasa estándar del 20 %. Algunos productos califican para un porcentaje reducido o cero. Las exportaciones suelen tener una tasa cero, pero debes conservar pruebas de que los productos salieron del Reino Unido.
• Mantén registros claros y detallados: Tendrás que demostrar que cobraste el importe correcto de IVA. Cuanto mejores sean tus registros, más fáciles serán tus declaraciones de IVA (o auditorías del HMRC). Todas las ventas y compras deben registrarse en algún lugar. Guarda todas las facturas y recibos durante al menos seis años. Las facturas con el formato adecuado son clave para las ventas de empresa a empresa (B2B). Tus facturas deben contener tu número de IVA, el importe exacto del IVA cobrado y los datos completos del cliente.
• Utiliza la tecnología para ayudarte con el proceso del IVA: Los cálculos del IVA son tediosos y es fácil equivocarse. La automatización ayuda a eliminar los errores humanos y hace que todo cumpla con la normativa. Las reglas de Making Tax Digital (MTD) establecen que los operadores del Reino Unido deben presentar las declaraciones de IVA de manera digital. Si usas hojas de cálculo o registros en papel, cambia ahora a un sistema compatible con MTD.
• Mantente al día con los cambios en las normas del IVA: Las normas de IVA no son estáticas. Las empresas deben mantenerse al tanto de los umbrales cambiantes, los requisitos de elaboración de informes en constante cambio y las nuevas normativas de comercio electrónico, los cuales pueden afectar cómo y cuándo cobras el IVA.

Making Tax Digital (MTD)

Desde el 1 de abril de 2022, las empresas deben archivar sus libros de IVA en formato digital y enviarlos al HMRC vía API de forma electrónica, sin intervención manual. El objetivo es controlar mejor la evasión fiscal y el fraude y reducir los errores cometidos en los documentos procesados manualmente.

Información Obligatoria para el Archivo Making Tax Digital

El archivo deberá contener los 9 campos que actualmente se reportan al HMRC:

1. IVA en este periodo sobre ventas y otros productos.
2. IVA debido en este período a las adquisiciones de otros Estados miembros de la CE.
3. Total del IVA adeudado (la suma de las casillas 1 y 2).
4. El IVA reclamado en este período en compras y otros insumos (incluidas las adquisiciones de la CE).
5. El IVA neto que se pagará a HRMC o que reclame usted (diferencia entre los cuadros 3 y 4).
6. El valor total de las ventas y todos los demás productos excluyendo cualquier IVA.
7. Valor total de las compras y todos los demás insumos, excluyendo el IVA.
8. Valor total de todos los suministros de bienes y costos relacionados, sin incluir el IVA, a otros Estados miembros de la CE.
9. Valor total de las adquisiciones de bienes y costos relacionados, sin incluir el IVA, de otros Estados miembros de la CE.

Facturas con IVA en el Reino Unido

Para cumplir con los requisitos legales, una factura con IVA en el Reino Unido debe incluir detalles específicos, como los siguientes:

• Un número de factura único
• La fecha de emisión
• La fecha de suministro (si es diferente de la fecha de emisión)
• El nombre de la empresa, la dirección, la información de contacto y el número de registro de IVA del proveedor
• El nombre o nombre comercial y la dirección del cliente
• Una descripción de los bienes o servicios suministrados
• La cantidad de bienes o el alcance de los servicios prestados
• El subtotal, IVA excluido
• La tasa de IVA aplicada (p. ej., 20%)
• El importe total del IVA
• El importe total adeudado, IVA incluido

Tipos de Facturas con IVA

En el Reino Unido se utilizan tres tipos principales de facturas con IVA, cada una adecuada para diferentes tipos de transacciones e importes totales.

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• Facturas con IVA completas: Se utilizan para la mayoría de las transacciones entre empresas registradas a efectos del IVA y deben incluir todos los datos necesarios.
• Facturas de IVA simplificadas: Se utilizan para transacciones inferiores a £250 (IVA incluido), si la factura no incluye suministros exentos.

Ventas Exentas de IVA o con Tasa Cero

La factura con IVA no es necesaria si todo lo que se vende tiene tasa cero o está exento de IVA.

• Ventas con tasa cero: El IVA se cobra al 0 %. Los bienes o servicios están sujetos a impuestos, pero no se añade el IVA. Algunos ejemplos son los alimentos básicos, los libros y la ropa para niños.
• Ventas exentas de IVA: Los bienes o servicios están fuera del ámbito de aplicación del IVA. No se cobra ni se reclama el IVA. Algunos ejemplos son los servicios financieros, la educación y los tratamientos médicos.

Cuando se facturan ventas exentas de IVA o con tasa cero, las reglas son ligeramente diferentes de las de las ventas con IVA estándar. Estas facturas deben incluir la fecha de la factura; el número único de factura; los datos del cliente; y el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal de la empresa. También deben incluir un subtotal y un precio final. A continuación, la factura debe indicar que la venta tiene una tasa cero o está exenta: "suministro con tasa cero" para las ventas de tasa cero y "suministro exento" para las ventas exentas de IVA. En la columna de IVA para las ventas con tasa cero, indica "0 % de IVA". No incluyas una columna de IVA para las ventas exentas. A pesar de que estas ventas no involucran al IVA, la facturación adecuada es importante para el cumplimiento de la normativa durante las auditorías. Proporciona un registro que diferencia entre las ventas de tasa cero y las exentas, que tienen diferentes implicaciones para las declaraciones del IVA.

HMRC y Criptoactivos

El organismo de Ingresos y Aduanas del Reino Unido (HMRC, por sus siglas en inglés), la agencia gubernamental responsable de recaudar impuestos y supervisar otros aspectos de Hacienda de la nación, explicó hoy que el informe se enfoca específicamente en cómo las personas que poseen criptoactivos pueden ser gravadas con impuestos. Sin embargo, no describe el plan de impuestos para los tokens que están en manos de empresas o con fines comerciales.

HMRC no considera que los activos cripto sean moneda o dinero. HMRC explica este documento considera la tributación de tokens de intercambio (como bitcoins) y no considera específicamente tokens de utilidad o seguridad. Puede haber casos en que la persona ejerza un negocio en el que realice una operación financiera de criptoactivos y, por lo tanto, tenga ganancias comerciales imponibles. Es probable que esto sea inusual, pero en tales casos, el Impuesto sobre la Renta tendrá prioridad sobre las reglas del Impuesto sobre las ganancias de capital.

Colaboración de HMRC con Airbnb

Como empresa que facilita pagos en el Reino Unido, estamos obligados por ley a proporcionar cierta información sobre las transacciones que se realizan en la plataforma de Airbnb a la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (Her Majesty's Revenue & Customs, HMRC) siempre que se nos solicite. HMRC colabora con empresas de todo el sector, ya que las personas con fuentes de ingresos adicionales no pueden estar al tanto de sus obligaciones fiscales.

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