Configurar el sistema para emitir CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) con complemento de recepción de pagos es esencial para asegurar que los pagos que recibes queden registrados de forma correcta y cumplan con las obligaciones fiscales.
Esta configuración permite que el sistema identifique y relacione adecuadamente cada pago con la factura correspondiente, evitando inconsistencias y facilitando el control de tus operaciones.
Es un proceso que debes realizar cuando empiezas a manejar pagos en parcialidades o diferidos, o cuando requieres generar comprobantes de pago de manera correcta y conforme a lo establecido por el SAT (Servicio de Administración Tributaria).
Entendiendo el Complemento de Recepción de Pagos (REP)
El complemento de recepción de pagos es necesario para confirmar que una factura ha sido liquidada, especialmente cuando el pago se realiza en parcialidades o en una fecha distinta a la emisión del comprobante. Este documento asegura que la información fiscal esté completa y correcta, evitando errores y cumpliendo con las disposiciones del SAT (Servicio de Administración Tributaria). Se utiliza cada vez que recibes un pago relacionado con una factura previa, brindando transparencia y control en tus operaciones.
Cuándo Emitir un Complemento de Recepción de Pagos
Antes de elaborar este comprobante, es importante que sepas en qué casos corresponde generarlo.
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- Las contraprestaciones no se pagan en una sola exhibición.
- El pago de la contraprestación sea en una sola exhibición, pero esta no sea cubierta al momento de expedición del CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).
- Sean operaciones a crédito y se paguen totalmente en fecha posterior.
Cuándo NO Utilizar un Complemento de Recepción de Pagos
- El pago se liquida totalmente antes o en el momento de generar el CFDI.
- Se reciben anticipos.
Actualizaciones del Complemento de Recepción de Pagos (REP 2.0)
Con la entrada en vigor del CFDI en su versión 4.0, la autoridad fiscal se dio a la tarea de actualizar la versión del complemento de recepción de pagos también conocido como recibo electrónico de pago “REP”, la cual desde el 1o. de enero de 2022 es la 2.0. A través de su portal, el SAT dio a conocer los lineamientos técnicos para cumplir con las nuevas disposiciones e implementación de la nueva versión 2.0.
Algunos de los cambios importantes incluyen:
- Nuevos campos para identificar si los pagos de las operaciones que ampara el comprobante son objeto de impuestos.
- Existe un apartado con el resumen de los importes totales de los pagos realizados expresados en moneda nacional, así como los impuestos que se trasladan.
- Se identifican los pagos a cuenta de terceros.
Es importante recordar que para realizar la aplicación del complemento de recepción de pagos se debe cumplir con ciertas condiciones, esta información la puedes validar en el Portal del SAT.
Configuración Inicial del Sistema Aspel para Complementos de Pago
1. Definir una Serie para Comprobantes de Pago
Para la alta de series para comprobantes de pago, te diriges desde la ruta: menú Configuración, y das clic en el ícono Parámetros del sistema.
En la ventana que se despliega oprimes en la opción Series y folios, del lado derecho, pulsa en el ícono Agregar. Desde esta vista, capturas la serie digital, el folio e indicas el tipo, para este caso eliges la opción Documentos. Al finalizar oprimes en el botón Aceptar.
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Del lado izquierdo das clic en el ícono Documentos, pulsas en la sección Recepción de pagos. En el apartado Serie, seleccionas la que diste de alta y oprimes en Aceptar, para guardar los cambios.
2. Configurar Cuentas Bancarias Beneficiarias
Ahora dentro de la pestaña fiscales deberás dar de alta las cuentas bancarias del beneficiario.
Te diriges desde la ruta: menú Configuración, das clic en el ícono Parámetros del sistema. En la ventana que se despliega, oprimes en el ícono Datos de la empresa, y selecciona la pestaña Cuentas.
Pulsa en el ícono Agregar y captura el nombre de la cuenta, RFC (Registro Federal de Contribuyentes) del banco y la cuenta bancaria. Al finalizar, das clic en el botón Aceptar, para guardar la información. Al posicionarte en nombre del banco y dar clic en [ayuda], podrás seleccionar el banco de la cuenta y se colocará el RFC del mismo.
3. Registrar Cuentas Ordenantes de Clientes
Ahora desde la ruta: menú Comprobantes, oprimes en el ícono Clientes. Seleccionas a tu cliente, y en la barra de herramientas, das clic en el ícono Modificar registro.
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En la ventana Detalle de clientes, te posicionas en la sección Cuentas y oprimes en el ícono Agregar. Captura los datos solicitados como: nombre de la cuenta, RFC banco y cuenta bancaria. Al concluir, das clic en el botón Aceptar.
Elaborando una Recepción de Pagos en Aspel Facture
1. Verifica el Requisito Previo
Antes de generar la recepción de pagos, es necesario emitir la factura a crédito, en la cual aún no se define la forma, ni el método de pago.
2. Ingreso y Datos del Encabezado
Ingresa al menú Comprobantes, te diriges a Recepción de Pagos y das clic en el ícono Agregar registro.
Al ingresar, completa los siguientes campos para los datos del encabezado:
- Número: permite visualizar el número o folio consecutivo que corresponda al comprobante.
- Fecha: el sistema te sugiere como fecha de elaboración la del día de trabajo, sin embargo, la puedes modificar.
3. Registro de Pagos
Ingresa los pagos. Es posible registrar uno o varios pagos de diferentes facturas, para ello, pulsa en el ícono Agregar y se mostrará la ventana de captura.
Registra los datos obligatorios (identificados con un cuadro naranja):
- Fecha de pago: el sistema te sugiere la fecha del día de trabajo, sin embargo, la puedes modificar.
- Monto a pagar: si el cliente desea liquidar la factura, el sistema al seleccionar el documento traerá consigo el monto para liquidarlo.
- Forma de pago SAT: eliges la clave que hace referencia al medio con el cual se realizó el pago.
- Moneda: selecciona el tipo de moneda en la que se efectuará la operación.
- Tipo de cambio: lo defines al elegir la moneda en dólares.
Si el pago es por transferencia Carga CPE (Comprobante de Pago Electrónico), el comprobante se descarga en la página del Banco de México.
4. Relacionar Documentos
Haz clic en el ícono de Agregar, para vincular el documento. En la venta Agregar documento relacionado, da clic en la ayuda del campo Clave.
Captura los siguientes campos:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Clave | Captura la clave del documento. |
| UUID | Captura el UUID del CFDI, este puede ser tomado del XML respectivo o de su representación impresa. |
| Serie | Serie interna del comprobante. |
| Folio | Folio interno del comprobante. |
| Moneda | Clave de la moneda de pago de acuerdo al catálogo del SAT. |
| Tipo de cambio | Se indica el tipo de cambio del documento en parcialidades. |
| No. Parcialidad | Monto total de documento original. |
| Total doc. | Monto total del comprobante original. |
| Saldo anterior | Captura el importe del saldo del documento antes de aplicar la parcialidad. |
| Importe pago | Importe de la parcialidad que se recibió. |
| Saldo insoluto | Saldo del documento después de aplicar el importe de pago recibido. |
Confirma al presionar el botón Aceptar.
5. Guardar y Emitir el Comprobante
A continuación se mostrarán los datos del documento. Si la información es correcta, da clic en el ícono Grabar o presiona la tecla F3 y luego confirma nuevamente en la ventana siguiente, para emitir la recepción de pagos.
Gestión de Formas de Pago Generales en Aspel Caja
Define las formas de pago que se usarán para liquidar ventas, incluyendo crédito caja, con la posibilidad de agregar hasta 99 opciones.
1. Acceder al Administrador de Catálogos
Para agregar una forma de pago te diriges a la ruta: Menú Caja y das clic en el botón Administrador de catálogos.
2. Crear una Nueva Forma de Pago
Dentro del administrador de catálogos seleccionas Formas de pago y pulsas el ícono Nuevo, para dar de alta una nueva forma de pago.
3. Ingresar Datos de la Forma de Pago
Te mostrará la ventana para que ingreses los datos que se te solicitan en cada uno de los campos, de acuerdo con tus necesidades de operación:
- Tipo de pago: seleccionas el tipo de pago de la forma de pago, si modificas este valor, los movimientos previos no se verán afectados.
- Clave de pago: campo informativo que muestra el número con que fue dada de alta la forma de pago.
- Formas de pago SAT: capturas la clave de la forma de pago según el catálogo del SAT, correspondiente a la adquisición de bienes o servicios del comprobante.
- Descripción: anotas un breve comentario que distingue el método de pago.
- Tecla de acceso rápido: asignas una combinación de teclas de acceso directo para el método de pago (Ctrl + A) o (Alt + A).
- Cuenta contable: defines el número de cuenta para generar las pólizas del día a través de la interfaz con COI, usado al crear una póliza de ingresos según el tipo de pago.
- Autorización con importe mayor o igual a: establece la cantidad máxima que podrá ser aceptada en esta forma de pago, sin requerir de autorización.
- Número de documento: al activar este campo, la forma de pago requiere un documento como comprobante de la misma.
Al finalizar con la captura de la información, das clic en el botón Aceptar, para guardar la forma de pago.
Selección de Métodos de Pago Configurados
Una vez que hayas configurado tus métodos y formas de pago, así como las series para los comprobantes, podrás aplicarlos en tus operaciones diarias.
En la ventana “Pagos”, seleccionar la “Forma de pago” y dar doble clic. Una vez hecho esto se adiciona la clave del método de pago, por lo que sólo será necesario seleccionarla y dar clic en [icono] para grabar el documento.
También en el catálogo de clientes, seleccionar al cliente en cuestión y dar clic en [icono]. En “Datos de venta”, en el campo “Método de pago” capturar la clave correspondiente.