En el contexto de los servicios empresariales, la auditoría interna se presenta como una actividad fundamental. Es un proceso esencial que permite a las organizaciones evaluar y supervisar el correcto funcionamiento de sus distintas áreas. Su importancia radica en que permite a las organizaciones mantener un sistema de control interno robusto, revisar políticas y procedimientos establecidos para proteger los activos del negocio, y minimizar riesgos como fraudes o sabotajes.
La auditoría interna es un proceso independiente y objetivo diseñado para aportar valor a una empresa a través del análisis y evaluación de la eficacia de sus procesos de gestión de riesgos, control y gobierno para conocer el estado de un negocio y tomar las decisiones correctas en el momento adecuado. Este proceso se centrará en analizar si el funcionamiento de las distintas áreas de una compañía es el correcto, revisando las operaciones contables, las políticas y los procesos establecidos para proteger los activos del negocio con el fin de comprobar que todo se realiza de forma correcta y así evitar posibles fraudes o sabotajes e incrementar la eficiencia operativa. A medida que las empresas crecen y aumentan la complejidad de sus operaciones, la auditoría interna se vuelve indispensable.
El Alcance de la Auditoría Interna
El alcance de la auditoría interna abarca el examen y la evaluación de la adecuación y efectividad del sistema de control interno de las empresas y del eficaz cumplimiento de las responsabilidades asignadas por las mismas. Además, la auditoría interna contribuye a mejorar la eficiencia y la eficacia operativas. Las auditorías internas identifican áreas en las que pueden racionalizarse los procesos, reducirse los costes y mejorar el rendimiento operativo.
En detalle, el alcance de la auditoría interna:
- Permite revisar y evaluar la validez, suficiencia, calidad y aplicación de los controles contables, financieros y operativos de una empresa promoviendo un control efectivo a un coste rentable.
- Ayuda a asegurarse de que las políticas, programas y procedimientos establecidos por la organización se cumple.
- Trata de cerciorarse de que los activos están debidamente registrados y suficientemente protegidos de pérdidas de todo tipo.
- Trata de asegurarse de que la información utilizada sea útil para dirección.
- Trata de evaluar la calidad y eficacia de la ejecución de las responsabilidades asignadas.
- Asesora sobre mejoras operativas dentro de la organización.
- Ayuda a identificar ahorros potenciales, debidamente valorados, en cuanto al impacto que puedan producir en los resultados financieros.
- Revisa y persigue la correcta y efectiva implantación de las recomendaciones y sugerencias de auditoría planteadas por la organización.
La auditoría interna está ejerciendo una función de auditoría de gestión, al mismo tiempo que realiza funciones operacionales, aunque esto varíe dependiendo de cada empresa. En ocasiones, nos encontramos con empresas en las que dado el tamaño y complejidad operacional, la función de la auditoría interna acomete todas las tareas descritas anteriormente, y sin embargo, en otras ocasiones nos encontramos con empresas en las que su departamento de auditoría interna ejerce solo algunas funciones concretas de todas ellas.
Lea también: Profundidad de la Auditoría
Objetivos de la Auditoría Interna
A pesar de que la función de auditoría interna tiene la autoridad y responsabilidad de revisar y emitir informes y recomendaciones, no puede tomar las decisiones operativas. Teniendo en cuenta esto, es importante destacar que los objetivos del proceso de auditoría interna son:
- Actuar con independencia de acción y criterio respecto a los restantes órganos de la empresa para el cumplimiento de sus objetivos y en el desempeño de sus funciones.
- Desarrollar su cometido en cualquier área de actividad funcional de conformidad con un programa anual de auditoría previamente establecido y aprobado, o por instrucciones expresas de la dirección.
- Acceder libremente a la empresa, y en general a todas las fuentes de información de la compañía.
- Recibir todas aquellas normas e instrucciones relativas al funcionamiento general de la compañía que sean elaboradas y cuyo cumplimiento sea obligado.
- Colaborar con los distintos órganos de la organización en la implantación de los sistemas y procedimientos encaminados a obtener una mayor eficacia de las prácticas de gestión de la empresa.
- Exigir el cumplimiento de las normas e instrucciones establecidas por la compañía y de las recomendaciones de auditoría que hayan sido aceptadas por los responsables de su implantación.
- Solicitar la colaboración necesaria de cualquier departamento de la empresa a auditar para lograr los objetivos de auditoría encomendadas por la dirección.
- Recobrar, de dirección, adecuadas sugerencias y observaciones para la preparación del programa anual de auditoría.
Es importante destacar que la auditoría interna ayuda a identificar puntos de mejora y corregir debilidades en las compañías, por lo que aporta un valor indudable a las empresas que las acometen.
Diferencias entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa
La auditoría interna y externa son procesos similares, en el sentido que ambas implican evaluar la calidad de los procesos y productos de una empresa. Sin embargo, hay algunas diferencias clave entre estos dos tipos de auditoría que se pueden resumir en la siguiente tabla:
| Característica | Auditoría Interna | Auditoría Externa |
|---|---|---|
| Propósito y enfoque | Se enfoca en evaluar la efectividad de controles internos, la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento normativo dentro de la empresa. Es un proceso continuo, enfocado en mejorar la gestión de riesgos y los procesos internos. | Se enfoca en evaluar la veracidad y confiabilidad de la información de la empresa y en determinar si esta cumple con los principios del estándar de calidad, para las partes externas. Se centra en garantizar la exactitud y la conformidad de los estados financieros. |
| Independencia | Los auditores internos son empleados de la organización, lo que puede generar cierta proximidad a los procesos, pero también les permite tener un conocimiento profundo de las operaciones internas. | Es llevada a cabo por una empresa de auditoría externa o un organismo independiente de la empresa. |
| Informe de responsabilidades | Los auditores internos informan principalmente a la alta dirección y al comité de auditoría dentro de la organización. Sus informes son utilizados para tomar decisiones operativas y estratégicas. | El informe puede presentarse a la alta gerencia de la empresa y a otros interesados relevantes, como clientes o reguladores. Comúnmente requerida por ley para empresas cotizadas en bolsa y es considerada una medida de protección para los inversionistas y acreedores de la empresa. |
| Frecuencia y duración | Es un proceso continuo y recurrente dentro de la organización, con auditorías que se realizan durante todo el año. Generalmente se realizan de forma anual o semestral. | Puede ser más amplia en términos de alcance, ya que se enfoca en toda la empresa y sus procesos. |
En resumen, mientras que la auditoría interna se enfoca en mejorar la gestión de riesgos y la eficiencia operativa desde adentro, la auditoría externa se centra en garantizar la exactitud y la conformidad de los estados financieros para las partes externas.
Funciones Clave de una Auditoría Interna
El principal objetivo de una auditoría interna como parte del programa de auditoría de una organización es proporcionar garantías a la dirección y al consejo de administración sobre la eficacia y eficiencia de las operaciones de la organización. Esto ayuda a garantizar la existencia de controles internos para mitigar los riesgos, prevenir el fraude y salvaguardar los activos de la organización. Las funciones clave son:
Lea también: Auditoría Operacional: Alcance y Desarrollo
- Evaluación de riesgos
- Evaluación del control interno
- Revisión del cumplimiento
- Auditoría financiera
- Auditoría operativa
- Detección del fraude
- Servicios de consultoría y asesoramiento
- Seguimiento y mejora continuos
- Informar
Tipos de Aspectos Revisados durante una Auditoría Interna de Calidad
Durante una auditoría, se pueden revisar una variedad de aspectos relacionados con la calidad de la empresa. Algunos ejemplos de cosas que se pueden revisar incluyen:
- Sistemas de gestión de calidad. Los auditores de calidad pueden revisar la documentación y procedimientos relacionados con el SGC de la empresa. Para verificar que está en línea con los estándares de calidad aplicables.
- Procesos de producción o servicio de la empresa. Para verificar que están diseñados de manera eficiente y que están siendo llevados a cabo de manera adecuada.
- Control de calidad de la empresa, incluyendo la revisión de productos terminados y el control de la calidad de los materiales y componentes utilizados en la producción.
- Registros y documentación de la empresa, para verificar que están completos y que reflejan adecuadamente la calidad de los productos o servicios.
- Cumplimiento de requisitos legales y reguladores. Los auditores pueden revisar la documentación y procedimientos de la empresa para verificar que está cumpliendo con todos los requisitos legales y reguladores aplicables.
La auditoría se centra en evaluar si la empresa cumple con los estándares aplicables e identificar áreas de mejora.
Etapas del Proceso de Auditoría Interna
La realización de una auditoría interna implica un enfoque sistemático y estructurado para evaluar y valorar la eficacia de los controles internos de una organización, los procesos de gestión de riesgos y el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables. El proceso de auditoría interna se realiza dentro de la propia compañía y generalmente incluye las siguientes etapas:
- Planeación/Planificación. Es necesario realizar un análisis general de la compañía y determinar el conjunto de áreas que se auditarán: gestión de recursos humanos, gestión financiera, tecnológica, comercial, de las comunicaciones. Delimitado el universo de la auditoría se debe trazar un plan de auditoría que recoja los recursos humanos y financieros destinados a tal actividad, las prioridades, la duración y el calendario de la inspección, etc. Incluye la definición del alcance y los objetivos de la auditoría, la identificación de las áreas y procesos clave que deben auditarse y la elaboración de un plan y un calendario de auditoría.
- Preparación. Durante esta etapa, los auditores deben prepararse para la auditoría, lo que puede incluir la revisión de la documentación y procedimientos de la empresa, la obtención de información previa y la asignación de responsabilidades y tareas dentro del equipo de auditores.
- Recopilación de información. Puede incluir registros financieros, políticas y procedimientos, informes de auditorías anteriores y cualquier otra documentación pertinente. Los auditores internos también pueden realizar entrevistas con el personal para obtener información sobre las operaciones y los controles existentes.
- Evaluación de riesgos. Se trata de identificar y priorizar los riesgos potenciales y las áreas de preocupación dentro de los procesos auditados. La evaluación de riesgos de auditoría interna evalúa la probabilidad y el impacto de los riesgos y ayuda a centrar las actividades de auditoría en las áreas de alto riesgo.
- Ejecución/Realización de la Auditoría. Durante la auditoría en sí, los auditores llevarán a cabo entrevistas con los empleados de la empresa, revisarán la documentación y registros, evaluarán los procesos y productos de la empresa y realizarán cualquier otra actividad necesaria para evaluar si la empresa está cumpliendo con los estándares de calidad aplicables. Para evaluar la eficacia de los controles y procesos internos, los auditores internos revisan las transacciones, examinan la documentación justificativa y realizan pruebas por muestreo. Se trata de determinar si los controles funcionan según lo previsto e identificar cualquier debilidad de control o desviación de las políticas y procedimientos establecidos.
- Conclusiones y recomendaciones. Los auditores internos recopilan sus conclusiones y documentan las deficiencias de control, los problemas de incumplimiento o las áreas susceptibles de mejora. Además, también pueden ofrecer recomendaciones para resolver los problemas detectados y mejorar la eficacia de los controles y procesos.
- Informe y plan de acción. Al final de la auditoría, los auditores prepararán un informe detallado que incluirá un resumen de sus hallazgos y recomendaciones para mejorar la calidad de los productos o servicios de la empresa. El auditor puede determinar la conformidad o no conformidad respecto a las normas aplicables y las oportunidades de mejora. Todo queda recogido en un informe de auditoría en el que se expresa de forma concisa y clara desde los objetivos y alcance del proceso, hasta los criterios aplicados, los hallazgos y las conclusiones.
- Seguimiento y supervisión. Una vez emitido el informe de auditoría, los auditores internos pueden realizar un seguimiento de la aplicación de sus recomendaciones y supervisar los progresos realizados por la dirección en la resolución de los problemas detectados. Esto también puede incluir la revisión de los resultados y la evaluación de la efectividad de las medidas de mejora implementadas.
Tipos de Auditoría Interna según su Especialización
A la hora de analizar el funcionamiento de una compañía, el auditor interno puede centrarse en aspectos concretos que dan lugar a tipos específicos de auditorías. Estas se refieren a distintas certificaciones de calidad como:
- Auditoría interna medioambiental. La norma ISO 14001 sobre Sistemas de Gestión Ambiental fija los requisitos que tienen que cumplir las empresas en esta materia para que su actividad sea segura y responsable. El auditor interno verificará que los procesos de una compañía den cumplimiento a esta normativa.
- Auditoría interna de seguridad laboral. En este caso, el auditor comprobará que la compañía ha adaptado sus procesos y funcionamiento al mandato de la norma ISO 45001 que regula los Sistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y la normativa de Prevención de Riesgos Laborales.
- Auditoría interna de calidad. La norma internacional de Sistemas de Gestión de Calidad es la ISO 9001 y es el marco para planificar los procesos de auditoría que evalúan el cumplimiento de los procesos que garantizan que una compañía es capaz de satisfacer a sus clientes y proveer productos y servicios que cumplen con las exigencias y normativas, internas y externas a la organización, vigentes.
Las 5 C de una Auditoría Interna
Un informe de auditoría interna completo y en profundidad suele terminar con un resumen de las conclusiones, siguiendo estas 5 C:
Lea también: Detalles del Alcance de la Auditoría Interna
- Criterios. Se refiere a la norma (por ejemplo, ISO 9001, ISO 14001), política, procedimiento o punto de referencia con respecto al cual se evalúa la condición. Sirve como punto de referencia o expectativa que se utiliza para evaluar si la condición observada cumple el nivel deseado o requerido.
- Estado. Describe el estado actual o la situación observada durante la auditoría. Identifica el problema específico, la deficiencia o el incumplimiento.
- Causa. Se trata de analizar los factores subyacentes o las causas profundas que han contribuido a la aparición de la enfermedad.
- Consecuencia. Describe el impacto o efecto potencial de la condición identificada en la organización. Destaca los riesgos, implicaciones o resultados negativos.
- Acción correctiva. Indica los pasos recomendados o necesarios para solucionar el problema detectado y evitar que se repita. Proporciona acciones o medidas específicas que deben aplicarse para resolver el problema y mejorar el estado actual.
Errores Comunes al Realizar Auditorías Internas
Al realizar auditorías internas, es crucial ser consciente de los errores comunes que pueden cometer los auditores. Tenerlos en cuenta puede ayudar a los auditores a mejorar la eficacia y eficiencia de sus procesos de auditoría. A continuación, algunos errores comunes que conviene evitar:
- Falta de planificación adecuada
- Evaluación de riesgos inadecuada
- Recopilación insuficiente de pruebas
- Falta de independencia y objetividad
- Comunicación ineficaz
- Seguimiento y control inadecuados
- Desarrollo profesional insuficiente
Normas para la Auditoría Interna
Para orientar a las organizaciones de diversos sectores sobre cómo llevar a cabo una auditoría interna, se pueden seguir y cumplir normas y reglamentos. Éstas ayudan a garantizar la coherencia en la realización de auditorías internas que siguen un enfoque sistemático. El Instituto de Auditores Internos (IIA) ha establecido un conjunto de normas conocidas como Normas Internacionales para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna (Normas). La edición actual es el Marco Internacional de Prácticas Profesionales (MIPP), que incluye, entre otras, las siguientes normas básicas:
- Finalidad, autoridad y responsabilidad
- Independencia y objetividad
- Competencia y diligencia profesional
- Resultados de la auditoría interna
- Gestión de la actividad de auditoría interna
Los auditores internos deben familiarizarse con estas normas y aplicarlas en sus prácticas de auditoría. La adhesión a estas normas ayuda a garantizar la credibilidad, eficacia y profesionalidad de las actividades de auditoría interna y contribuye al valor aportado por la función de auditoría interna dentro de una organización.