Descubre qué es el timbrado de facturas electrónicas, en qué consiste el proceso y cuál su importancia para brindar seguridad, certeza, validez y visibilidad tanto para el SAT como para los contribuyentes. Con el paso a la facturación digital, la autoridad incrementó la seguridad en el proceso para emitir algún comprobante o CFDI, a la vez los usuarios ganaron en orden y control. Uno de los pilares de seguridad es el timbrado de facturas. Pero, ¿qué es timbrar una factura y cómo funciona? En este artículo queremos aclarar algunos aspectos y ayudarte a entender este proceso que es fundamental en la facturación electrónica.
¿Qué es el Timbrado de CFDI?
El timbrado de facturas es el proceso por el cual se otorga validez y autenticidad al generar un CFDI. El timbrado de factura es el proceso por el cual se certifica y acredita el valor fiscal a un CFDI. El timbrado de CFDI sirve para acreditar y certificar la factura electrónica. Todo gracias a asignación de un folio fiscal único e irrepetible. Para conocer a fondo qué es timbrar una factura, hay que saber que el timbrado se da cuando se coloca un folio al Comprobante Fiscal Digital, el cual le da validez ante la autoridad, por lo que es importante que se lleve a cabo y se verifique.
El Timbrado de Facturas es la certificación del valor fiscal de un comprobante fiscales digitales por Internet CFDI por parte de un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación). El Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) es el encargado de asignar el Folio Fiscal a cada factura, el cual a su vez fue proporcionado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para realizar la validación y certificación de los CFDI. Este proceso de validación incluye verificar que la factura cumpla con todos los requisitos fiscales y que esté debidamente timbrada. Timbrar un CFDI es requisito obligado del SAT para avalar la emisión de facturas y debe llevarse a cabo como una etapa previa a su envío al destinatario. Es decir, una vez que el emisor del CFDI expide el documento, debe pasar por este mecanismo antes de arribar al receptor de la factura. En cuanto el CFDI es timbrado, recibe un número de referencia único, que es el que le da autenticidad a la factura.
El timbrado de comprobantes fiscales es fundamental para el control hacendario. Por esa razón, un CFDI que no ha sido timbrado no podrá amparar tus operaciones comerciales.
Facturación vs. Timbrado: Una Diferencia Fundamental
Uno de los errores más comunes entre los contribuyentes es confundir la facturación con el timbrado de facturas. Generar una factura, no es lo mismo que timbrar una factura. La principal diferencia radica en que emitir una factura se refiere al proceso de hacer un CFDI, de llenar la factura electrónica con los datos de la operación. Los dos términos se relacionan pero no significan lo mismo, el timbrado de facturas electrónicas y la facturación electrónica son cosas distintas pero van directamente de la mano. Por ejemplo, si eres un contribuyente que requiere emitir facturas electrónicas a sus clientes, lo que buscas es un servicio de facturación.
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Requisitos Esenciales para el Timbrado
Para que éste se pueda realizar, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) señala que se requieren tres elementos básicos: para empezar, estar dado de alta ante Hacienda como persona física o moral y contar con un RFC; también se debe tener una Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y, en el caso de personas morales, poseer un Certificado de Sello Digital (CSD). Cualquier tipo de CFDI debe de contar con su sello digital para asegurar su autenticidad. Un sello digital es la información codificada que asocia al emisor, al receptor y la transacción objeto de la operación.
El Proceso de Timbrado: ¿Cómo Funciona?
Todo CFDI, cuando se genera, pasa por un proceso de timbrado mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), entidad que certifica su valor fiscal antes de que se le envíe la factura al destinatario. Una vez que el contribuyente genera su CFDI, en ese momento se manda la información al PAC, la cual se concentra en el archivo en formato XML. Finalmente, cuando se ha validado el CFDI se integra el timbre fiscal.
El timbrado de facturas electrónicas debe cumplir con diferentes estándares para que el intercambio de información sea completo y tenga todas las especificaciones necesarias, de modo que los comprobantes sean válidos. Timbrar facturas es un proceso que se lleva a cabo mediante un Web Service, con lo cual se general el sello digital de forma rápida y segura (con esto se está solicitando validar ante el SAT). Más tarde, esa validación y autenticidad regresa en la factura timbrada al Web Service y éste, a su vez, al cliente final.
El proceso es el siguiente:
- Validación del CFDI (XML)
- Validación de la vigencia del sello digital del emisor de la factura
- Con el timbrado se corrobora la identidad del emisor
- En el proceso debe haber un regreso del timbrado al contribuyente
- Se envían inmediatamente al SAT cada una de las facturas emitidas
El proceso en simples pasos sería el siguiente:
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- El contribuyente genera una factura
- PAC valida la factura y la timbra
- SAT recibe y guarda el registro de las facturas emitidas
- SAT regresa la información validada al PAC
- PAC envía XML timbrado al contribuyente
Tipos de Comprobantes que Requieren Timbrado
De acuerdo con la autoridad, todo comprobante fiscal que tiene que ver con una transacción u operación económica debe ser timbrado para que su información tenga validez ante Hacienda. Sí, los CFDI pueden timbrarse. De esta forma, los comprobantes digitales que pueden ser timbrados son:
- Facturas electrónicas
- Recibos de nómina
- Recibos de honorarios
- Recibos de arrendamiento
- Donativos
- Carta porte
- Recibos de pago
- Notas de crédito
- Notas de pago
Proveedores Autorizados de Certificación (PACs): Aliados Clave en el Timbrado
Como lo hemos mencionado antes, los PAC son empresas que se han registrado ante el SAT, que han cumplido con los requisitos que la autoridad marca y que han sido autorizadas para llevar a cabo esa actividad. El SAT otorga al PAC una certificación que le hace acreedor de un permiso con el que puede otorgar folios digitales 3.3 y sellos digitales a los contribuyentes que contratan sus servicios.
Este proveedor emitirá un aviso al SAT cada vez que el contribuyente realice una factura electrónica, de esta manera no habrá retrasos y se generará un mayor control de las actividades fiscales al momento de presentar la contabilidad electrónica. Como alternativa, el SAT cuenta con su lista de Proveedores Autorizados de Certificación. En el portal del SAT hay una lista de proveedores autorizados, aunque hay empresas que trabajan con dichos proveedores, así que siempre puedes preguntar a tu facturador de confianza con qué PAC ha hecho alianza.
Verificación de una Factura Timbrada
¿Cómo saber si tengo una factura timbrada? Una manera en la que puedes validar que un CFDI ha sido timbrado correctamente radica en el proceso. De forma visual, el emisor podrá identificar que un CFDI ha sido timbrado con ayuda de la representación impresa del comprobante. Este timbrado es muy visual en tus facturas, precisamente para que sepas que se ha realizado el timbrado, además de que lo puedes verificar ante Hacienda para corroborar que todo está en orden. En tu documento podrás ver un código QR y los sellos en cadena. Al contar con los tres elementos mencionados, se puede considerar que la factura ya ha sido timbrada y registrada. Recuerda que es un número de referencia único, así que esta cadena digital no se puede modificar o duplicar.
Una manera en la que puedes validar que un CFDI ha sido timbrado correctamente es revisando el archivo XML de las facturas electrónicas. En el portal del SAT puedes verificar cualquier timbrado de facturas. Así podrás corroborar tus facturas y tener la certeza de que se encuentran registradas en los controles del SAT. Es importante mencionar que no necesitas autenticarte para utilizar la herramienta de validación. Cualquier contribuyente puede verificar facturas recibidas y emitidas.
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Solamente tienes que capturar el Folio Fiscal, el RFC de la persona o entidad que generó la factura, el RFC de quien la está recibiendo, los dígitos de la imagen y, por último, dar clic en el botón “Verificar CFDI”. Visualiza el resultado de la validación. Si es positivo, tienes la posibilidad de imprimirlo; de no encontrarse, se indicará mediante el mensaje: “El comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria”.
Generación de Timbrado sin un PAC: El Portal del SAT
¿Puedo generar mi timbrado de facturas sin un PAC? Si no tienes un PAC solamente podrías generar tus facturas electrónicas a través del portal del SAT, de otra forma no hay cómo generar un timbrado de forma independiente. Toda persona física o moral puede ingresar al portal del SAT y seguir estos pasos para generar una factura electrónica:
- Captura tu RFC, la contraseña y captura el captcha
- Da clic en el botón “Enviar”
- Acepta los términos y condiciones
- Configura el formulario de la administración de catálogos
- Configura los datos del emisor
- Registra tus clientes frecuentes
- Genera la factura
- Sella la factura
- Guarda el archivo XML
- Descarga la representación impresa
Información Contenida en los Archivos de Facturas Electrónicas
Al instante en el que hay emisión de una factura electrónica, se obtienen 2 archivos: en Formato XML y en Formato PDF. Las facturas incorporan información que son de suma importancia y de delicadeza tanto para las empresas (emisoras) como para los contribuyentes (receptores). Si en algún caso, alguien llegara a tener acceso a las facturas, podrían notar las actividades de un negocio o de una persona física.
Dentro de los datos fiscales, se encuentran los siguientes tipos de impuestos:
- Impuestos Trasladados: Los principales impuestos trasladados que son: el IVA y el IEPS.
- Impuestos Retenidos: Los impuestos retenidos son aquellos que se aplican a personas físicas, mismos que pueden ser deducidos posteriormente.
Servicios Complementarios para la Emisión y Timbrado
Existen diversas soluciones que facilitan el proceso de timbrado de facturas electrónicas. Nuestro servicio de timbrado te proporciona una conexión segura, con un tiempo de respuesta de hasta 500 milisegundos. Los paquetes de timbrado están estructurados de acuerdo al volumen de CFDI que requieras timbrar, o si necesitas el servicio de Timbrado Masivo podemos ayudarte con tu cotización.
Otras soluciones incluyen:
- Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa.
- Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
Plataformas especializadas, como Facturama, facilitan la operación contable de tu negocio. En Facturama trabajamos con tres PAC para ayudarnos en el proceso de autentificación de las facturas que emiten nuestros clientes y su empresa. Para ser usuario, no es necesario descargar algún software complicado, contratar intermediarios ni enredarte con los pasos del Portal del SAT. Puedes registrarte hoy mismo a nuestra plataforma de facturación electrónica para que puedas emitir los CFDI ahorrando tiempo y dinero.
Indicado para personas físicas y pequeñas empresas.
Indicado para medianas empresas.
Indicado para grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.
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