Este artículo detalla el proceso contable para el registro de cheques girados que aún no han sido cobrados, incluyendo un ejemplo práctico y las consideraciones importantes según el Código Fiscal de la Federación.
Generación de Cheques en Bancos
Una vez generada la nómina, el primer paso es la creación de los cheques en bancos. Esto se realiza ejecutando el comando ARCHIVO / CREAR LOS CHEQUES EN BANCOS.
Es importante recordar haber timbrado primero la nómina para que la póliza contable ya incluya los CFDI de la nómina.
Liberación de Pagos y Cuentas Bancarias
Al momento de liberar el o los pagos, usted definirá la cuenta bancaria de la cual saldrá el dinero, la fecha del movimiento contable y la fecha de aplicación. Para este ejemplo, la nómina del 31 de diciembre el retiro en bancos se verá reflejado hasta el 5 de enero.
Registro Contable Según el Código Fiscal
Según el reglamento del Código Fiscal de la Federación en su capítulo IV artículo 33 Inciso B párrafo 1, especifica que el registro de la operación se debe realizar el mes que se realizó o máximo 5 días después. En contabilidad con fecha 31 de diciembre será necesario realizar una póliza que mueva el movimiento en bancos a “documentos bancarios por pagar”, esto con el objetivo de no afectar el saldo de bancos contablemente.
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Ejemplo Práctico
Para el siguiente ejemplo, 2 empleados están por transferencia (dispersión a través del portal del banco) y un empleado con cheque.
Tratamiento de Cheques No Cobrados
En el caso de cheques no cobrados con una antigüedad considerable (más de 8 meses en el ejemplo), se pueden cancelar. Sin embargo, es crucial considerar el tratamiento contable y fiscal adecuado.
Si los cheques no cobrados de un ejercicio anterior (ej. 2003) se consideraron no deducibles para efectos fiscales, contablemente no se realiza ningún movimiento ya que son no deducibles temporalmente.
Cancelación de Movimientos y su Impacto
Al cancelar estos movimientos, ya no se podrán "restar" o disminuir de las cuentas de resultados, ya que estos se cancelaron al final del año. Por lo tanto, se deben registrar como otros ingresos, pero como no acumulables.
Consideraciones Fiscales
La cancelación de cheques después de un período prolongado puede tener implicaciones fiscales, especialmente en relación con la deducibilidad de los gastos. Si transcurre más de 4 meses entre la factura y la fecha en que se cobre el cheque, el gasto podría no ser deducible según el artículo 31 fracción IX.
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