Los seguros son un instrumento fundamental para todas las empresas de cara a prevenir sus riesgos. Son el escudo protector que toda empresa necesita para salvaguardarse de imprevistos y adversidades. Y las primas de seguros son, en consecuencia, uno de los gastos que todas las empresas, con independencia de su tamaño o de su actividad, tienen que asumir a lo largo de su ejercicio contable.
¿Qué es la Prima de Seguros?
La prima de seguros es la cantidad que el asegurado debe pagar a la compañía de seguros a cambio de la cobertura de riesgos especificada en la póliza de seguro. Es, en esencia, el precio del seguro. La prima puede pagarse de manera mensual, trimestral, semestral o anual, dependiendo de las condiciones establecidas en el contrato de seguro. El cálculo de la prima del seguro se basa en la evaluación del riesgo que la compañía de seguros asume al ofrecer la cobertura. Factores como la probabilidad de que ocurra el evento asegurado, el coste potencial de las reclamaciones, los gastos administrativos de la aseguradora, y el beneficio esperado por la compañía, influyen en la determinación de la cantidad de la prima.
El Principio de Contabilidad de Ejercicio y la Contabilización de Gastos
Para comprender la correcta contabilización de los seguros, es fundamental conocer el principio de contabilidad de ejercicio.
¿En qué consiste el principio de contabilidad de ejercicio?
La contabilidad de ejercicio supone registrar los ingresos cuando se ganan, no cuando se reciben. El principio de la contabilidad del ejercicio establece que los ingresos y los gastos se deben reconocer en los estados contables correspondientes a la fecha en la que se adquirió el derecho a percibirlos o se contrajeron (según el caso), independientemente de cuándo se reciba el pago. En otras palabras, la contabilidad de ejercicio se centra en el momento del trabajo que hace una empresa para adquirir derecho a percibir los ingresos, no en el momento en el que recibe el pago.
Según el principio de contabilidad de ejercicio, una empresa registra los ingresos en el momento en el que entrega los bienes o presta los servicios a sus clientes, aunque aún no haya recibido el pago. Del mismo modo, una empresa registra un gasto en cuanto lo contrae, aunque aún no lo haya pagado. De este modo, las empresas se hacen una imagen más fidedigna y completa de su rendimiento financiero y comprenden mejor su situación financiera general. El principio de contabilidad de ejercicio lo utilizan las empresas de todos los tamaños de forma generalizada y en diferentes sectores. Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) en EE. UU. y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) también animan a las empresas a utilizar la contabilidad de ejercicio para que sus informes financieros sean coherentes.
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Diferencia entre contabilidad de ejercicio y contabilidad basada en la caja
La contabilidad de ejercicio y la contabilidad basada en la caja son métodos contables diferentes. La contabilidad de ejercicio registra los pagos y gastos cuando se prestan servicios o bienes, mientras que la contabilidad de caja registra los pagos y gastos cuando se recibe o paga el efectivo. La contabilidad basada en la caja suele ser utilizada por las pequeñas empresas que no manejan inventarios ni transacciones financieras complejas.
Aspectos Clave para la Contabilización de Primas de Seguros
Para contabilizar correctamente la prima de seguros según las normas de registro y valoración del Plan General de Contabilidad (PGC), es fundamental tener en cuenta varios aspectos previos que garantizan el cumplimiento de las normativas vigentes y aseguran un reflejo fiel de la situación financiera de la empresa. Algunos de estos criterios son los siguientes:
- Reconocimiento inicial: la prima de seguros debe reconocerse como un gasto en el periodo en que se incurre, de acuerdo con el principio de devengo, reflejando el gasto en el mismo periodo en que se obtienen los beneficios de la cobertura asegurada.
- Prorrateo del gasto: si la póliza de seguros cubre varios periodos contables, la prima pagada debe prorratearse a lo largo del periodo de cobertura. Esto significa que solo la parte de la prima que corresponde al ejercicio actual se reconoce como gasto, mientras que el resto se registra como un activo bajo el concepto de «gastos anticipados» o «seguros pagados por anticipado».
- Cambio en las estimaciones contables: si se produce alguna modificación en las condiciones de la póliza que afecte la estimación del gasto, como un cambio en la duración del contrato o en el importe de la prima, se debe ajustar el registro contable acorde a la nueva estimación.
- Reconocimiento de indemnizaciones: en caso de que la empresa reciba una indemnización por parte de la aseguradora, esta debe ser registrada como un ingreso. Si la indemnización está relacionada con un activo dañado o perdido, el importe recibido reduce el valor contable del activo afectado, y cualquier exceso sobre este valor se reconoce como un ingreso.
Derivado de lo anterior podemos concluir que cuando realizamos el pago anticipado de una póliza de seguro, ya sea de automóviles, gastos médicos, edificios, etc. Como se ha mencionado anteriormente se deberán conciliar el importe devengado contra la cuenta de “seguros y fianzas” en el estado de resultados y el importe pendiente de amortizar contra la cuenta de activo en el balance general. El control de los seguros pagados por anticipado es importante para presentar nuestras cifras de los estados financieros de manera correcta. Derivado de lo anterior los seguros pagados por anticipado nos generan una partida con diferencias fiscales y contables por lo que deberá ser conciliado cuando se determine el resultado fiscal del ejercicio.
Cuentas Contables Involucradas en las Primas de Seguros
Para el registro de las primas de seguros, se utilizan diversas cuentas contables según la naturaleza del gasto:
- 625 - Primas de seguros: comprende las cantidades que se satisfacen en concepto de primas de seguro, excepto las que se refieren al personal de la empresa.
- 669 - Otros gastos financieros: En esta cuenta se cargarán los gastos de naturaleza financiera no recogidos en otras cuentas de este subgrupo. En ella, también se recogerán las primas de seguros que cubran riesgos de naturaleza financiera; entre otras, las que cubran el riesgo de insolvencias de créditos no comerciales y el riesgo de tipo de cambio en moneda extranjera.
- 649 - Otros gastos sociales: se utiliza para registrar aquellos gastos que realiza una empresa, y que están relacionados con los beneficios sociales para sus empleados. Por ejemplo, aquí se contabilizarán los gastos de seguro médico privado para empleados, contribuciones a planes de pensiones privados o gastos relacionados con actividades de bienestar y salud ocupacional no obligatorias.
- 480 - Gastos anticipados: aunque no es una cuenta contable relacionada de forma directa con las primas de seguros, los gastos anticipados se utilizan de forma habitual cuando el vencimiento de la póliza se encuentra en un ejercicio contable diferente al del devengo de la prima, lo que normalmente es lo habitual. En esencia, esta cuenta se utiliza para registrar los pagos realizados por servicios o bienes que serán recibidos o consumidos en futuros periodos contables.
Asientos Contables para Primas de Seguros
Tal y como hemos visto, existen diferentes cuentas contables en función de la naturaleza del gasto a que se refiere. A continuación, se detallan los asientos relacionados con la prima de seguros.
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Pago general de la prima de seguros
Cuando se realiza el pago de una prima de seguro de carácter general:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 625. Primas de seguros | XXX | |
| 572. Bancos | XXX |
Prima de seguros para empleados
En caso de que la prima se haya abonado para satisfacer algún tipo de seguro para los empleados:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 649. Otros gastos sociales | XXX | |
| 572. Bancos | XXX |
Primas de seguros con riesgos financieros
En el caso de que los riesgos a cubrir tengan naturaleza financiera, se contabilizará el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 669. Otros gastos financieros | XXX | |
| 572. Bancos | XXX |
Periodificación de la prima de seguros
En caso de que la prima se liquide sobre una póliza con vencimiento en un ejercicio posterior, habrá que periodificar este gasto por la parte proporcional que aplique en este caso:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 480. Gastos anticipados | YYY | |
| 625. Primas de seguros | YYY |
En el siguiente ejercicio, se contabilizará la parte proporcional a contabilizar en ese caso:
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| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 625. Primas de seguros | ZZZ | |
| 480. Gastos anticipados | ZZZ |
Ejemplo Práctico: Contabilización de una Prima de Seguro Anual
Supongamos que una empresa contrata una póliza de seguro el 1 de agosto de 2X24, con una prima anual 1.200 euros, y que cubrirá un periodo de 12 meses (es decir, su vencimiento será el 31 de julio de 2X25). Dado que la póliza se extiende sobre dos ejercicios financieros, es necesario periodificar el gasto de manera que refleje el consumo de la cobertura de seguro en cada periodo contable. En el pago de la póliza, contabilizamos el siguiente asiento contable:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 625. Primas de seguros | 1.200 € | |
| 572. Bancos | 1.200 € |
Con este asiento contable, estaríamos incumpliendo el principio del devengo, ya que, aunque la nómina se ha pegado durante el ejercicio 2X24, la póliza únicamente cubre seis meses.
Para saber qué parte de la prima corresponde a cada ejercicio, primero calculamos el importe de la prima mensual:
Prima mensual = 1200 / 12 = 100 €.
En el ejercicio 2X24, la prima cubre 5 meses, de manera que devengará 500 €. En 2X25, por tanto, se anticipa un gasto de 700 €. El asiento, por tanto, será el siguiente:
En el ejercicio 2X24:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 480. Gastos anticipados | 700 € | |
| 625. Primas de seguros | 700 € |
Esta cuenta formará parte del balance de 2X24 y, por tanto, se trasladará al balance de 2X25 a través del asiento de apertura.
En el ejercicio 2X25 se efectuará la imputación del gasto correspondiente a ese ejercicio:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 625. Primas de seguros | 700 € | |
| 480. Gastos anticipados | 700 € |