En el ámbito empresarial, especialmente en el sector del autotransporte, es fundamental llevar un registro contable preciso y detallado de todos los gastos. En ese sentido, saber cómo crear un asiento contable de viáticos no solo permite a la empresa mantener una perspectiva clara de sus gastos, sino también la elaboración de informes financieros.
Importancia de los Asientos Contables de Viáticos
Registrar correctamente los viáticos permite un mayor control interno sobre los gastos de la empresa, asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y transparente. Para obtener todos estos beneficios, la comprensión y atención a los componentes es vital.
Estos gastos suelen incluir transporte, alojamiento, alimentación y otros desembolsos necesarios para llevar a cabo actividades laborales fuera de la oficina, detallando cada gasto de manera específica.
Pasos para Crear un Asiento Contable de Viáticos Robusto
- Revise cada documento de soporte para asegurarse de que corresponde a un gasto de viáticos legítimo y dentro de las políticas de la empresa.
- Ingrese el monto exacto de cada gasto en el asiento contable, asegurándose de que coincida con el monto indicado en el documento de soporte.
- Antes de finalizar el registro, revise toda la información ingresada para asegurarse de que sea correcta y esté completa.
Consideraciones Fiscales
Para el pago de honorarios, de viáticos y gastos de viaje, recordemos que debemos tomar en cuenta el artículo 18 de la Ley del IVA. Es necesario contar con una política de gastos que permita identificar un porcentaje comprobable de viáticos y gastos de viaje, así como un formato o bitácora que identifique y justifique el motivo de los viajes.
Las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos erogados por cada ocasión y sin que exceda los $15,000.00 en el ejercicio.
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Ejemplo Práctico
Supongamos que la empresa El Pollo S.A. de C.V. realiza un pago total de $11,600.00. El monto total del pago de $11,600.00 será la base de retención de ISR e IVA.
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