Emitir recibos electrónicos de nómina consiste en generar el comprobante fiscal que respalda cada pago realizado a tus trabajadores y deja constancia oficial de los importes y retenciones aplicadas. Es fundamental asegurar que cada operación quede validada conforme a la normativa vigente. Sin embargo, usuarios reportan inconsistencias donde los recibos no se envían por correo al momento de ser timbrados o solo llegan archivos XML sin el PDF correspondiente.
Configuración inicial para el envío automático
Para comenzar a emitir recibos electrónicos de nómina correctamente, es necesario realizar una configuración precisa en el sistema:
- Accede al menú Configuración, selecciona Parámetros del sistema.
- Dirígete a Recibo electrónico, en la pestaña Configuración de comprobantes, haz clic en Probar la conexión y posteriormente en Firmar contrato para validar el servicio.
- En la misma ventana, entra a la opción Correo electrónico y realiza el proceso para configurar los parámetros para el envío del correo electrónico de los comprobantes.
- Si deseas que el recibo se envíe automáticamente al trabajador al generarlo, activa la opción Envío automático del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) a trabajadores con correo electrónico configurado.
Solución de errores frecuentes en el envío de correos
Si experimentas problemas con el envío de correos, es necesario verificar la infraestructura de red y los permisos de usuario. Dado que la conectividad es correcta, te sugerimos verificar en Aspel NOI que el servidor SMTP use SSL (puerto 465), validar usuario y contraseña, y asegurarte de que no exista bloqueo por firewall o antivirus que impida la conexión del sistema. Asimismo, verifica que la cuenta permita acceso desde aplicaciones externas y que el puerto SMTP esté habilitado.
En caso de que el sistema muestre el mensaje «Ocurrió un error al enviar el correo», es necesario consultar el proceso para crear y utilizar una contraseña de aplicación. Si al enviar correos masivos solo llega el XML y no los PDF, verifica que la opción para adjuntar el PDF esté habilitada y que los archivos PDF se generen correctamente antes del envío.
Procedimiento de envío masivo
Enviar correo masivo permite distribuir de forma rápida y organizada documentos importantes a tus colaboradores. Para ello, realiza lo siguiente:
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- Verifica los correos de los colaboradores: Confirma que cada trabajador tenga registrada una dirección de correo válida; ingresa al menú Nómina y selecciona Trabajadores.
- Accede al envío de correo masivo: Ve al menú Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), despliega el submenú del ícono Recibos electrónicos y selecciona Envío de correo masivo.
- Utiliza las opciones disponibles: En la barra de herramientas puedes añadir destinatarios, redactar el asunto, adjuntar archivos y definir los medios de envío, como el envío por correo electrónico o a la impresora.
Verificaciones adicionales en los datos del trabajador
Para evitar errores durante el timbrado y envío, asegúrate de que la información del trabajador esté completa:
- En la sección Datos generales, verifica que el RFC y la CURP estén correctamente capturados.
- En la sección Fiscales, registra el régimen para recibos electrónicos, la entidad federativa donde se presta el servicio, el tipo de contrato y el tipo de jornada.
- Verifica que el ISR se esté calculando correctamente y que el formato de recibo incluya las deducciones.
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