La Auditoría Administrativa es una herramienta clave para generar información valiosa sobre el funcionamiento de la administración de una organización. Se basa en el análisis, revisión y evaluación del desempeño administrativo.
Con la finalidad de diagnosticar la situación actual y compararla con las metas establecidas, de tal forma, que puedan determinarse los aspectos críticos o que requieran del establecimiento de medidas correctivas, para su mejoramiento y contribución al logro de los objetivos organizacionales.
Caso Práctico: Auditoría en una Constructora Babal
El presente trabajo surge como una contribución al mejoramiento de las actividades administrativas de una constructora localizada en la ciudad de Xalapa, Veracruz.
El objetivo del presente estudio fue implementar la auditoría administrativa para conocer la situación actual de la empresa Babal, proponer acciones para corregir problemas; considerando la gran importancia que tiene la aplicación de esta herramienta en la empresa, donde se realizó un análisis sistemático y profundo, por medio de la aplicación de diversas herramientas, así como proponiendo mejoras que se desarrollaron a lo largo del caso.
Metodología de Implementación
La implementación se realizó por medio de la aplicación de una lista de chequeo de los documentos con los que cuenta la empresa, un cuestionario aplicado a los socios de la empresa, el cual permite conocer cómo se encuentra su proceso administrativo y, por último, el análisis de cédulas a los documentos de almacén.
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Resultados Obtenidos
Se obtuvo como resultado que la empresa poseía un 47% de los documentos en la lista de chequeo, un 66% manejo y conocimiento del proceso administrativo y un 57% de eficiencia de los documentos de almacén.
Conforme a ello, se elaboraron un manual administrativo de documentos y una base de datos, que se aplicaron y modificando para su eficacia.
Herramientas de Auditoría
Para llevar a cabo la auditoría, se utilizaron diversas técnicas y herramientas:
- Lista de Chequeo de Documentos
- Cuestionarios a Socios
- Análisis de Cédulas de Almacén
Técnicas de Examen en la Auditoría
Durante el proceso de auditoría, se aplican diversas técnicas de examen para obtener evidencia y evaluar la situación. Estas técnicas incluyen:
- Estudio general.
- Análisis.
- Inspección.
- Confirmación. Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la entidad examinada, y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, de informar de una manera válida sobre ella.
- Investigación.
- Declaración.
- Certificación.
- Observación. El auditor se cerciorará de la forma cómo se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la entidad las realiza.
- Cálculo.
Tipos de Auditoría
Existen diferentes tipos de auditoría que se pueden aplicar en el sector público y privado:
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- Auditoria Interna.
- Auditoría Externa.
- Auditoria Financiera.
- Auditoría Operacional.
- Auditorías de Resultados de Programas.
- Auditoría de Legalidad.
- Auditoría Integral.
- Auditoría Parcial.
- Auditoría Total. Se refiere a revisiones en las cuales se evalúan todos los rubros, grupos o actividades relacionadas con un determinado tipo de auditoría.
Enfoque de las Auditorías
- Auditorías a Unidades.
- Unidades Sustantivas.
- Unidades de Apoyo Administrativo. Realizan funciones de tipo administrativo en apoyo del logro de los objetivos de las unidades administrativas.
- Auditoría a Programas.
- Auditoría de Actividades.
Auditorías Financieras
Las auditorías financieras se enfocan en diferentes aspectos:
- Financieras de Ingresos del Sector Central.
- Financieras de Egresos del sector Central. Su objetivo es revisar la aplicación de los recursos presupuestales autorizados a las dependencias; así como la amortización y el pago de intereses de la deuda pública.
- Financieras del Sector Paraestatal. Se dirigen principalmente a revisar los rubros de ingresos, transferencias, egresos y deuda pública, así mismo, tiene el propósito de examinar los registros y controles de sus activos, del efectivo, de las cuentas por cobrar, de los bienes almacenados y del activo fijo o de otros conceptos de importancia relativa en el estado de la situación financiera.
Otros Tipos de Auditorías
- De Obras Públicas.
- De Evaluación de Programas.
- De Sistemas.
- De Legalidad. Su propósito es comprobar si las dependencias o entidades de la administración pública observaron las disposiciones de derecho público que le son propias conforme a las facultades y atribuciones de cada una.
- De Carácter Especial.
Objetivos de la Auditoría
La auditoría busca:
- Evaluar la economía, eficiencia y eficacia con que se logran las metas en relación con los presupuestos asignados.
- Las unidades de contraloría gubernamental no deben realizar directamente funciones operativas, pues de otro modo perderían la objetividad e imparcialidad que se requiere para la emisión de sus juicios.
Riesgos y Control
Al igual que cualquier organización, las entidades o dependencias de la administración pública, así como las áreas que la conforman, están expuestas a riesgos que pueden impedir el logro de las metas y objetivos que se han planeado. Puede decirse que el riesgo es la exposición a pérdidas ante el cambio inesperado. También se pueden considerar riesgos los que se derivan de la posibilidad de incumplimiento normativo inadecuado.
En la administración pública la palabra control guarda estrecha relación con el ejercicio de las funciones del Estado.
El control se aplica a:
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- Operaciones del programa.
- Validez y confiabilidad de la información.
- Cumplimiento de las leyes y disposiciones administrativas.
- Salvaguarda de los recursos.
Atributos de la Evidencia
La evidencia obtenida en una auditoría debe cumplir con ciertos atributos para ser considerada válida y útil:
- Oportunidad.
- Integridad.
- Competencia.
- Relevancia.
- Objetividad.
- Convicción.
- Claridad.
- Utilidad.
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