La auditoría administrativa se puede considerar como un examen integral de la estructura de una organización, ya sea una empresa, institución o departamento gubernamental o cualquier otra entidad. Se trata de un procedimiento que evalúa a la organización como un todo, por medio del cotejo de su desempeño con sus objetivos, tanto globales como por unidad, con el fin de ver lo efectivo de su modelo de gestión. La auditoría administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.
En el contexto del sector social, las auditorías sociales, también llamadas auditorías de cumplimiento social, son una evaluación de las prácticas sociales y éticas y el rendimiento de una organización. Las empresas utilizan las auditorías sociales para examinar tanto sus operaciones como sus cadenas de suministro, permitiendo comprender, gestionar, rastrear e informar a sus grupos de interés sobre los riesgos y condiciones sociales. Las auditorías sociales son una herramienta poderosa para garantizar el éxito a largo plazo de una organización.
Metodología para realizar una Auditoría Administrativa
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática. Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en cinco etapas fundamentales:
- Planeación: Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
- Instrumentación: Etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables.
- Examen: Consiste en aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación.
- Informe: Como resultado de la auditoría, el auditor entregará un informe escrito que dé constancia de su trabajo y donde desarrolle sus sugerencias para que la organización corrija y perfeccione los puntos débiles encontrados.
- Seguimiento: Permite asegurar que las acciones recomendadas se implementen adecuadamente.
Técnicas de recolección de información
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas:
- Investigación documental: Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoría.
- Observación directa: Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización.
- La entrevista: Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información.
- Cuestionarios: Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea mediante preguntas escritas, predefinidas y secuenciales.
- Cedulas: Formularios cuyo diseño facilita la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis.
Importancia de los papeles de trabajo y la evidencia
Los papeles de trabajo son los registros donde el auditor describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas y las conclusiones alcanzadas. La evidencia, por su parte, es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría y se clasifica de la siguiente manera:
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- Física: Obtenida mediante inspección u observación directa.
- Documental: Contenida en cartas, contratos, actas, minutas y facturas.
- Testimonial: Conseguida de toda persona que realice declaraciones.
- Analítica: Comprende cálculos, comparaciones y razonamientos.
La siguiente tabla resume los criterios de calidad que debe cumplir la evidencia recopilada:
| Atributo | Descripción |
|---|---|
| Competente | Es consistente, convincente y ha sido validada. |
| Relevante | Aporta elementos de juicio de forma lógica y clara. |
| Pertinente | Existe congruencia entre las observaciones y recomendaciones. |
En el panorama empresarial actual, en el que las partes interesadas exigen transparencia y rendición de cuentas sobre las prácticas sostenibles, las auditorías sociales son cada vez más cruciales, apoyando la toma de decisiones más acertadas en función del buen desempeño de los equipos de trabajo humano y materiales que permiten el funcionamiento de la organización.
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