La auditoría de efectivo es el examen independiente de los saldos de caja y bancos en fechas cercanas a la fecha del balance general, donde debe efectuarse un recuento y listado de los depósitos, y cheques que afectan los fondos fijos, además de comprobar la propiedad de estos (cheques), proceso en el que también se examina los comprobantes de anticipos o gastos, número y fecha de los cheques, y endoso del depositario oficial (bancos) en los cheques devueltos, y se verifica las conciliaciones bancarias previa obtención directa de confirmaciones de los saldos por parte de los bancos.
En el trabajo de auditoría de caja, el auditor está alerta a sobre estimaciones en los valores del activo. Existe baja probabilidad de que el negocio cuente con más efectivo que el mostrado en el balance; el peligro real radica en que el efectivo en caja ascienda a un valor menor a lo que se registra en los informes y Estado de Situación Financiera.
Control Interno: Aspectos Relevantes
Es importante considerar varios aspectos en las distintas áreas que conforman a las organizaciones. A continuación, se presenta un recuento de estos aspectos:
- ¿Están registradas todas las cuentas bancarias que existen a nombre de la compañía?
- ¿Las remesas recibidas están controladas apropiadamente?
- ¿Los ingresos se depositan y registran diariamente? La persona que lo hace, ¿es ajena al proceso de depósito y registro?
- ¿Los cheques recibidos se endosan o se cruzan inmediatamente para evitar su cobro en efectivo? ¿Quién autoriza su recepción? ¿Se guardan en algún lugar seguro mientras no se depositan? ¿Se controlan adecuadamente para que su depósito sea oportuno?
- ¿Las conciliaciones bancarias son apropiadamente preparadas, revisadas y autorizadas?
- ¿Se evita que tengan acceso personas no autorizadas a las chequeras en blanco?
- ¿Existe un límite mínimo para expedir cheques? ¿Aparecen como tales en el registro de egresos?
- ¿Se practican arqueos sorpresivos? ¿Con qué frecuencia? ¿Se deja evidencia del arqueo realizado?
- ¿Quiénes son los funcionarios y empleados que autorizan pagos por fondo fijo?
Procedimientos de Auditoría Específicos
Después de evaluar el sistema de control interno, el auditor examina una parte de las operaciones individuales, determinando la muestra que será verificada y las áreas que serán muestreadas, en función de la calidad de los controles operantes sobre las fases de recepción y desembolso de efectivo. También se deben realizar pruebas objetivas sobre las operaciones de caja con el alcance que se estime conveniente a la luz de los controles internos implementados y en uso.
Si hubiera un faltante en caja, este puede haber sido cubierto simplemente por medio de la inclusión de un cheque ficticio en las cobranzas del fin de ejercicio, o por la omisión de un cheque en circulación registrado en la conciliación de fin de ejercicio.
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Otra forma de sintetizar el accionar del auditor en la verificación de caja, es decir que él se encuentra en estado de alerta contra posibles subestimaciones de ingresos o sobre estimaciones de desembolso. Toda presentación falsa de esta naturaleza puede encubrir un defalco en efectivo reduciendo el saldo de caja en libros a la cantidad remanente después del fraude.
Una completa verificación del activo caja por parte del auditor, significa la comprobación de la exactitud e integridad de los registros que amparan el efectivo recibido y desembolsado durante el año, implica también cerciorarse del efectivo en caja o en bancos. También implica determinar la razonabilidad de los saldos presentados en el Estado de Situación Financiera.
Aspectos Específicos de Control Interno
Aparentemente existieron fallas en:
- Depósito diario de las cobranzas en el depositario oficial de la compañía.
- Depósito de los ingresos diarios en forma intacta y sin demora, por un empleado ajeno al cajero o al departamento de cuentas por cobrar.
- Comparación de los duplicados de la papeleta de depósito, debidamente sellados y firmados por un empleado del banco con el registro de ingresos y la relación de cobranzas por correspondencia, por parte de un empleado ajeno al cajero o al departamento de cuentas por cobrar.
- Preparación de conciliaciones mensuales por un empleado que no tenga acceso al manejo de efectivo o a la emisión de cheques.
- Recepción directa del banco de los estados de cuentas bancarias y cheques pagados, por un empleado no responsable de la emisión de cheques o del manejo del efectivo.
- Revisión de todas las transferencias bancarias.
Procedimientos de Auditoría para Descubrir Fraudes
Si la conciliación practicada por el cajero al 30 de noviembre se considera correcta y el examen inicia el 5 de diciembre del 2018, los procedimientos específicos de auditoria para descubrir el fraude incluyen:
- Comparación del detalle de todos los depósitos diarios con los registros de libro de ingresos.
- Verificación de todas las transferencias bancarias realizadas.
- Comparación de los cheques pagados con la lista de cheques en circulación, provenientes de la conciliación anterior, y con el registro de desembolsos.
- Verificación de la secuencia numérica de los cheques.
- Examen detallado de la conciliación preparada por el cliente hasta tener la satisfacción de que ha sido adecuadamente preparada.
- Envío de certificado a los depositarios oficiales (bancos) para verificación de las cantidades que se encuentran en depósitos.
- Comparación de los saldos con el estado de cuenta del Banco e investigación de las partidas en conciliación.
Documentación y Comprobación
La completa verificación de Efectivo por parte del auditor, significa comprobar la exactitud e integridad de los registros que amparan el efectivo recibido y desembolsado durante el año, implica también cerciorarse del efectivo en caja o en bancos. La auditoría de cuentas por cobrar a partir de la evaluación de los controles internos de una empresa busca establecer la validez de los derechos monetarios, así como determinar el valor de realización.
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- Documentación: Registro de Ingresos en efectivo; Registro de Reingresos; Registro de Depósitos; Registro de pagos; Otros Registros.
Comprobación: Primeramente se deben verificar que se encuentren habilitados por la persona autorizada (Contador Principal o quien lo sustituya) los registros y submayores relacionados con los medios monetarios.
Papel de trabajo: Se debe preparar una hoja de trabajo sumaria con cada una de las subcuentas habilitadas por las entidades.
Por ejemplo: Tomaremos con el objetivo de ejemplificar aquellas subcuentas que generalmente están habilitadas en el sistema empresarial.
Ejemplos de Subcuentas y Comprobaciones
- Caja en Moneda Nacional y en Moneda Libremente Convertible: Recibos de efectivo, Vale para pagos menores, Anticipo y liquidación de gastos de viaje.
- Cuentas Bancarias: Se debe realizar la conciliación bancaria del periodo que se audita a través del modelo SC-3-08 Conciliación bancaria establecido en la Resolución 012/2007 del Ministerio de Finanzas y Precios.
- Anticipos a Justificar: Al menos debe contener Nombre de la cuenta, nombre, número, fecha e importe del documento pendiente de justificar.
- Tarjetas Prepagadas de Combustible: Primeramente se deben verificar que se encuentren habilitados por la persona autorizada los registros y submayores relacionados con las tarjetas prepagadas de combustible.
- Créditos Bancarios: Solicitar el contrato y la formalización de los créditos bancarios, por línea de crédito emitidos por el banco y que deben estar firmados por dos firmas autorizadas de la entidad. La formalización del crédito debe contener: Número del contrato, nombre y número de la cuenta bancaria donde se depositará el crédito, Plazos, vencimiento, monto.
- Inventarios: Comprobar que el saldo de las cuentas inventarios y las subcuentas correspondientes correspondan con los saldos reportados en el Balance General o Estado de situación coincide con el saldo reportado en los Submayores y registros habilitados relacionados con el control de los inventarios verificando que las anotaciones en los registros para estas operaciones son realizadas en el momento en que se originan las mismas y por los modelos primarios verificados en el Control Interno además de que las operaciones de débitos y créditos contabilizadas en estas cuentas son correctas y se corresponden con los contenidos económicos de las mismas.
Papeles de Trabajo y Cédulas de Auditoría
- Papel de trabajo: Es el documento o papel en el que se consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeta a examen.
- Cédula Sumaria: Es el papel de trabajo que resume las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción sujeta a examen.
- Cédula Analítica: Es el papel de trabajo que además de incluir la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento de un rubro, detalla información con la que se contó, las pruebas y las observaciones realizadas.
Legislación a Consultar
- Resolución 235/2005 del Ministerio de Finanzas y Precios.
- Resolución 012/2007 del 18 de enero del 2007 Ministerio de Finanzas y Precios.
- Resolución 02/2007 del 18 de enero del 2007del Ministerio de Finanzas y Precios.
- Norma Específica no. 12.
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