El origen de la palabra auditoría lo encontramos en el término latín audire, que significa oír. ¿Qué es una auditoría? La respuesta es que son procedimientos complejos que requieren conocimientos específicos en función del tipo de auditoría que se desee realizar. Su propósito es evaluar y mejorar la eficacia de la gestión de riesgos, el control y los procesos de gobierno. Es un proceso de verificación del cumplimiento de actividades según las normas estipuladas (reglas, políticas, procedimientos, códigos, etc.).
El objetivo último es ofrecer conclusiones fundamentadas que permitan identificar áreas de mejora, mitigar riesgos, garantizar la fiabilidad de la información y fortalecer los controles internos. Las auditorías son objetivas, deben basarse en hechos y sustentadas por evidencia. Se basan en un sistema y son realizadas por un profesional experto. Se suele decir que un auditor es como un amigo que no te dice lo que quieres escuchar, sino lo que es mejor para la organización.
El objetivo de una auditoría depende de lo que se quiera auditar, pero generalmente busca comparar de forma exhaustiva los objetivos y la realidad, descubrir riesgos y errores y establecer medidas para evitarlos. También buscan proporcionar una base para la toma de decisiones, ya que los datos son poder. Aportan transparencia a la organización, favoreciendo que cualquier persona pueda acceder a la información de la compañía si se hacen públicas.
Clasificación de las Auditorías
El universo de las auditorías es amplio y especializado. Este proceso tiene un sinfín de clasificaciones. La elección no es excluyente; de hecho, una gestión robusta suele requerir la combinación de varios tipos a lo largo del ciclo empresarial. Ahora que ya sabes qué es una auditoría, cabe mencionar que existen varios tipos. Una de las formas más comunes de clasificar las auditorías es según la persona o entidad encargada de llevarlas a cabo. Además de clasificarse según quién la realiza, las auditorías también se diferencian por el tipo de aspectos que evalúan dentro de una empresa.
Según el Agente que la Realiza
- Auditoría Interna: Es una auditoría realizada por un equipo dentro de la misma organización que tiene como fin mejorar y asegurar el funcionamiento eficiente de los procesos internos. Elaborada por personas que trabajan en la compañía. Estas se ejecutan como un ejercicio de auto-examinación y les permite encontrar los puntos a mejorar. La auditoría interna es realizada por personal de la propia empresa o por un equipo designado por la organización. Este tipo de auditoría proporciona visibilidad sobre las finanzas actuales para los accionistas y el consejo de administración. Las auditorías internas se realizan para comprobar si se cumplen los objetivos financieros y si la empresa cumple la normativa.
- Auditoría Externa: Procedida por agentes fuera de la compañía, por ejemplo: los consultores. Es llevada a cabo por una firma independiente y ajena a la empresa auditada. La auditoría externa es llevada a cabo por un tercero independiente que no tiene relación laboral con la empresa auditada. Puede ser realizada por órganos de gobierno como el Servicio de Impuestos Internos (IRS) u otros organismos. El auditor no debe tener ninguna relación con la empresa. Estos auditores externos siguen las normas de auditoría generalmente aceptadas (GAAS) y generan informes de auditoría que incluyen los procesos de auditoría y la información obtenida. A su vez, se subdividen en:
- De segunda parte: este tipo de auditorías son realizadas por una entidad que tiene un interés directo en la organización auditada, como un cliente o un proveedor.
- De tercera parte: las realizan empresas independientes, sin ninguna relación directa con la organización auditada. Estas suelen ser organismos de certificación o firmas de auditorías. En España, las cuentas anuales de las sociedades mercantiles deben ser revisadas por un auditor de cuentas.
Según el Rubro o Aspecto de Evaluación
Aparte de esta tipificación, existe una que se basa en los rubros de la evaluación. En los últimos años, han surgido otros tipos de auditorías que se encargan de evaluar aspectos que antes no se contemplaban de manera tan detallada. A continuación, se presenta una tabla con las principales clasificaciones:
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| Tipo de Auditoría | Enfoque Principal |
|---|---|
| Auditoría Financiera/Contable | Enfocada en el patrimonio de los negocios, revisan cualquier aspecto relacionado con la contabilidad de la institución. Consiste en la revisión independiente de los estados financieros de una empresa para determinar si reflejan de forma fiel su situación económica. Se enfoca en los registros y procesos contables, verificando que la información se elabore conforme a principios y normas contables. |
| Auditoría Operativa | Enfocada en calificar el funcionamiento diario de la corporación, así como conocer el uso que se le da a los materiales. Evalúa la eficiencia y eficacia de los procesos internos y el uso de los recursos. Los resultados de una auditoría operativa se utilizan para mejorar la empresa. |
| Auditoría de Cumplimiento | Comprueba si la empresa cumple con las normas establecidas por la propia empresa y por organizaciones externas. Verifica que la empresa actúe conforme a las leyes, regulaciones y normas aplicables a su sector. Si, por ejemplo, se crea una nueva normativa que afecta a tu empresa, es importante realizar una auditoría para verificar cómo esta misma debe adaptarse. |
| Auditoría Fiscal | Revisa el correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias, incluyendo declaraciones, pagos y documentación de soporte. Determinará si hay alguna discrepancia en la declaración de impuestos presentada por la empresa. La preparación para una auditoría fiscal requiere un conocimiento detallado de la normativa tributaria y de su correcta aplicación en el negocio. |
| Auditoría de Tecnologías de la Información (TI) | Se evalúa toda la infraestructura tecnológica (softwares, aplicaciones, hardwares y redes) que emplea una empresa en cualquiera de sus procesos. Evalúa los sistemas, controles y políticas de seguridad informática. Ayuda a determinar los problemas de software que pueden provocar ciberataques y fugas de datos y garantiza la eficacia del procesamiento de datos y sistemas informáticos. |
| Auditoría de Calidad | Califica que los productos o servicios ofrecidos por las corporaciones cumplan con los estándares establecidos por ellos mismos. Revisa el sistema de gestión de calidad de la empresa, generalmente bajo normas como ISO 9001. |
| Auditoría Forense | Especializada en la búsqueda de evidencias que puedan ser cruciales en procesos legales. |
| Auditoría de Gestión | Analiza el desempeño global de la organización y el cumplimiento de los objetivos estratégicos. |
| Auditoría de Nóminas | Comprueba los factores de la nómina, como las tasas de pago, los salarios, las retenciones de impuestos y la información sobre los empleados. Se recomienda realizar auditorías anuales de las nóminas para garantizar que se siguen los procesos correctos y que se cumplen. |
| Auditoría Salarial | Sirven para garantizar que los empleados reciben una remuneración justa en función de su cargo, rango, competencias y antigüedad. También determinan la retribución justa de la empresa en función de la ubicación y el sector, y pueden identificar disparidades por factores como la raza, la religión, la edad y el sexo. |
El Proceso de Auditoría
Realizar una auditoría de manera efectiva implica una serie de pasos estructurados que aseguran una evaluación completa y precisa de la conformidad y desempeño de una organización frente a ciertos estándares, normativas, o requisitos específicos. Un ciclo de auditoría se utiliza normalmente para auditar estados financieros, pero otros tipos de programas de auditorías también pueden utilizar sus pasos. Las fases principales son:
- Planeación: El primer paso de lo que es una auditoría consiste en establecer qué áreas, procesos o sistemas se van a auditar. Se establecen las evaluaciones que se harán, los departamentos que se verán involucrados y las normas que serán guía. Una vez que se haya definido esto, se conforma el equipo evaluador. En caso de ser interna, se eligen a los empleados que realizaran parte del análisis. Se realiza una reunión inicial.
- Preparación: El equipo auditor diseña todo un plan de trabajo en función de los rubros a calificar. Se lleva a cabo la recopilación y revisión de la documentación.
- Ejecución: Es el desarrollo de la auditoría. Aquí es donde llevas a la acción todo lo definido en las etapas anteriores. Se sigue la metodología propuesta en la planeación, así como la lista de registro. Se sigue el cronograma, se diligencian las listas de chequeo, se recolecta la evidencia y se sigue la metodología definida con el equipo de trabajo. Es la fase que conlleva más tiempo, ya que requiere un análisis exhaustivo de cada dato y documento relevante.
- Informe: Una vez que se tienen los elementos necesarios, los auditores realizan un informe en el que exponen todo el proceso de la auditoría. Este es un documento que contiene el detalle y el resultado final de todo el trabajo realizado en la auditoría. Allí se comunican los hallazgos, es decir, aquellos hechos detectados en el ejercicio de la auditoría y pueden hacer referencia a deficiencias, faltas, pero también, a necesidades de cambio y fortalezas. En este informe, los hallazgos deben estar asociados a un criterio de la lista de chequeo y a soportes o evidencias de la situación actual encontrada. Una de las partes del informe de hallazgos que generan alto valor en los informes, son las recomendaciones.
- Entrega del Informe y Seguimiento: Los encargados entregan el reporte realizado a las personas correspondientes, y se lleva a cabo una reunión de cierre. Finalmente, el último paso consiste en acordar un plan de acción para corregir y mejorar los procesos, así como en realizar un seguimiento del aspecto auditado para ver cómo evoluciona con el tiempo y, si es necesario, hacer modificaciones. En el caso de no hacerlo siguiendo las medidas, se creará todo un plan para mejorar.
Importancia Estratégica de las Auditorías
Implementar un programa sistemático y periódico de auditorías trasciende el cumplimiento básico y se convierte en un motor de excelencia operativa. En definitiva, las auditorías deben dejar de percibirse como una obligación reactiva para ser entendidas como una inversión estratégica proactiva. La realización de auditorías es esencial para la gestión de una empresa. Disponer de registros de todas las transacciones y operaciones comerciales garantizará la responsabilidad de todos los departamentos.
Las auditorías evalúan la eficacia de los controles internos de una organización. Contar con un programa de auditoría ayuda a las empresas a mantener un sistema eficaz de controles internos, a obtener una visión objetiva de las operaciones, a identificar los riesgos de fraude y malversación de activos y, por último, a garantizar el cumplimiento de las leyes o reglamentos pertinentes. Su objetivo es responder: ¿Se están utilizando los recursos de la mejor manera posible para alcanzar los objetivos estratégicos?
Independientemente del tipo de auditoría que se realice, todas cumplen funciones esenciales dentro de la gestión empresarial. Conocer y aplicar los distintos tipos de auditoría permite a las empresas mantener el control de sus operaciones, fortalecer el cumplimiento normativo y mejorar la toma de decisiones estratégicas. Además, buscan desarrollar la organización para que aporte valor añadido.
El futuro de la auditoría pasa por reforzar el papel del auditor como un analista integral, capaz de generar confianza en terceras personas mediante una evaluación precisa y detallada de diferentes aspectos de la empresa. Para ello, es crucial que los resultados de las auditorías se presenten de manera clara y comprensible. Los auditores deberán complementar sus habilidades tradicionales con una comprensión más amplia de la gestión empresarial. En definitiva, la formación continua es fundamental para que los auditores puedan enfrentar estos desafíos y contribuir al buen funcionamiento de las compañías.
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