Objetivos de la Auditoría de Cuentas por Cobrar
Los objetivos de auditoría al llevar a cabo el examen del rubro de cuentas por cobrar, son los siguientes:
- Determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presentan en el estado de situación financiera, así como la corrección de los descuentos y devoluciones.
- Verificar su valuación y probabilidad de cobro de los derechos presentados.
- Identificar los gravámenes o contingencias que pudieran existir sobre las cuentas por cobrar.
- Verificar que las cuentas por cobrar sean propiedad de la entidad.
- Determinar la correcta presentación y revelación en el estado de situación financiera.
Conforme a lo anterior, mediante la revisión del rubro de cuentas por cobrar, cuando sea aplicable, se pueden planificar y ejecutar procedimientos analíticos sustantivos; siempre y cuando se pueda desarrollar una expectativa de un valor o índice registrado que sea lo suficientemente preciso como para identificar una declaración incorrecta que, en forma individual o en combinación con otras declaraciones incorrectas, pudiese causar declaraciones materiales incorrectas sobre los estados financieros (NIC 520).
Además de responder de manera apropiada a los riesgos evaluados a nivel de estados financieros (respuestas generales) y a nivel de afirmación mediante el diseño y la ejecución de procedimientos de auditoría adicionales.
Importancia Relativa (Materialidad) y Riesgos Evaluados
El auditor debe tener presente la importancia relativa del rubro de cuentas por cobrar en relación con los estados financieros en su conjunto, así como el riesgo de auditoría determinado en la Guía sobre el resumen de riesgos identificados y estrategia de revisión para cada una de las cuentas / rubros importantes.
Al respecto deberán considerarse los factores enunciados en las NIC 315, 320 y 330 emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC).
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Tabla de Respuesta de Auditoría
Lo relacionado en este apartado, tiene como finalidad documentar de manera resumida el análisis de la respuesta del auditor, respecto a los riesgos evaluados en relación a las afirmaciones de los estados financieros por medio del programa de trabajo de este rubro.
Consideraciones de la respuesta de auditoría detallada
| Pregunta | Sí/No | Comentarios |
|---|---|---|
| ¿Esta cuenta es material o potencialmente material? | ||
| ¿Existen afirmaciones que no pueden ser tratadas solo con pruebas sustantivas? En caso afirmativo, podrían requerirse pruebas de controles. | ||
| ¿Es de esperar que los controles internos sobre los flujos de operaciones / procesos sean confiables? En caso afirmativo, considerar pruebas de los controles. | ||
| ¿Será posible realizar procedimientos analíticos sustantivos? En caso afirmativo, esto podría disminuir la necesidad de otros procedimientos sustantivos. | ||
| ¿El riesgo de fraude debería ser tratado? En caso afirmativo, explique cómo. | ||
| ¿Existen riesgos significativos a ser tratados? |
Trabajo a Desarrollar
La evidencia de auditoría de las cuentas por cobrar es la que va a permitir emitir una opinión sobre los saldos de las cuentas, comprobar si las mismas son auténticas, si están registradas debidamente y su correcta recuperación.
Condiciones de Cobro
En relación al resultado de las condiciones de cobro, las cuentas por cobrar deben recuperarse en un período máximo de tres meses, lo cual es favorable según Higuerey (Ob. Cit.), al considerar oportuno los períodos de recuperación menores de un año de las cuentas por cobrar, con la finalidad de no exagerar del crédito otorgado que podría minimizar el rendimiento de la inversión.
Este resultado, también arrojó que los créditos vencidos generan un porcentaje de interés favorable a la entidad, siendo acorde a lo sugerido por el Módulo 11 de la NIIF Pymes (2009) “Medición de instrumentos financieros”, al expresar que los compromisos de recibir un préstamo son firmes en donde se fijan términos y condiciones específicos que le permiten al prestatario la posibilidad de obtener un préstamo a una tasa especificada.
La segunda categoría “políticas de cobranza”, presentó las siguientes subcategorías: recuperación, descuentos, sanciones y solvencia a largo plazo, siendo necesarias para develar los procedimientos que realiza la entidad para la recuperación de sus cuentas por cobrar.
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Los resultados obtenidos en la categoría “políticas de cobranza”, en relación a la recuperación de las cuentas por cobrar, se expresó que los socios pueden disminuir las cuentas por cobrar con la entidad, cuando FONTUR (Fondo Nacional de Transporte Urbano) deposita dinero en efectivo a la entidad por concepto de boletos estudiantiles, ocasionando a la entidad una cuenta por pagar a los socios, en tal sentido, se establece una relación entre ambas cuentas para disminuir los compromisos de los socios con la entidad, pero no se realizan otros mecanismos adicionales para la recuperación de las cuentas por cobrar.
Por lo tanto, no constituye un mecanismo efectivo de cobranza debido a que no todos los socios tienen activa esta partida de FONTUR esto se debe a que algunos socios no se encuentran operativos por falta de repuestos y cauchos para sus unidades; y por lo tanto no acopian boletos estudiantiles, y es aquí donde se pierde la garantía.
En los resultados de las sanciones por incumplimiento de los socios, se conoció que son aplicados por medio del Tribunal Disciplinario de acuerdo a los estatutos, procurando la suspensión de actividades, en concordancia con lo apuntado por Molina (2005), quien menciona que los socios se verán sujetos a sanción si se atrasan en sus pagos.
Finalmente, la subcategoría de solvencia a largo plazo, fomenta la recuperación de cuentas por cobrar cuando el socio intenta retirarse de la asociación civil, para lo cual requiere cancelar sus deudas antes de su retiro.
Importancia Relativa de las Cuentas
El fenómeno de la importancia relativa de las cuentas, requirió la comprensión de cinco categorías: características generales de la importancia relativa, presentación e información a revelar, reconocimiento, medición, y finalmente, omisiones o inexactitudes.
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En los resultados de los factores cualitativos y cuantitativos, se visualiza la importancia relativa al otorgamiento de los créditos a los socios, con una baja tasa de interés para la recuperación de las cuentas por cobrar, sin embargo, no aplicar medidas que permitan la efectiva recuperación de las cuentas por cobrar, puede ocasionar el cierre técnico de la entidad, debido a que en ocasiones, no cuenta con la suficiente liquidez para abastecer los compromisos adquiridos para el funcionamiento operacional de la misma, como: agua, luz, teléfono, entre otros.
La segunda categoría denominada “presentación e información a revelar”, argumentó dos subcategorías: juicio de la gerencia y objetivos de los estados financieros, siendo relevantes analizarlos para expresar la necesidad de presentar las notas explicativas que ayudan a concienciar a los socios sobre la importancia de realizar sus pagos en forma oportuna.
En cuanto a los objetivos de los estados financieros se obtuvo como resultado que los mismos suministran la información necesaria paras que sus socios conozcan la situación actual de la entidad, de acuerdo a lo referido por el proyecto de norma titulado Documento de Práctica de las NIIF: Aplicación de la Materialidad o Importancia Relativa a los Estados Financieros (Ob.
La tercera categoría “reconocimiento de las cuentas por cobrar”, presenta dos subcategorías: documentos que lo soportan y la transacción que la justifican, siendo necesarios, porque dichos reconocimientos originan los documentos legales que justifican la evidencia en auditoría sobre los cuales pueden realizarse acciones legales para su recuperación efectiva.
En el caso de esta entidad, sólo se origina una transacción legal que la justifica cuando se inicia el pago por parte del socio al emitir transferencias o depósitos bancarios. Aunque no existe un documento legal que la justifique, la obligación de la cuenta por cobrar nace cuando es aceptada por el socio, siendo contabilizada cuando se origina y no cuando se salda la misma, tal cual como lo sugiere el Marco Conceptual de las NIIF Pymes (Ob.
La cuarta categoría “medición de las cuentas por cobrar”, se compone de dos subcategorías: costo histórico menos el deterioro del valor, y el costo amortizado con el método del interés a efectivo, siendo indispensable analizarlos en los resultados de esta investigación, debido a que de acuerdo al Módulo 11 de la NIIF Pymes (2009) “Medición de instrumentos financieros”, son los métodos más adecuados para minimizar la pérdida del valor en el tiempo aplicables a las cuentas por cobrar.
En tal sentido, para la Asociación Civil es significativo el retorno del capital que se le ha otorgado a sus socios en calidad de préstamo, pero los mismos son reconocidos a costos históricos, significando esto que no se aplica lo establecido en el Módulo 11 de la NIIF Pymes (2009) “Medición de instrumentos financieros”, la cual expresa que: los instrumentos financieros como las cuentas por cobrar se medirán al costo amortizado utilizando el método del interés efectivo y se medirán al importe no descontado del efectivo u otra contraprestación que se espera pagar o recibir (por ejemplo, el neto del deterioro de valor).
La quinta categoría “omisiones o inexactitudes”, comprende a las subcategorías: omisiones e inexactitudes, siendo necesarias analizarlas para develar la importancia de corregirlos con el fin de que la información financiera sea acertada para una adecuada toma de decisiones.
En base a los resultados obtenidos, la entidad afirma que no existen omisiones en las cuentas por cobrar. Asimismo, informó que han existido inexactitudes presentadas en el rubro de cuentas por cobrar, para lo cual se han realizado cotejos de lo expresado en los libros para minimizar los efectos significativos que podrían ocasionar a los socios y a la entidad, coincidiendo esto con lo que establece el proyecto de norma titulado Documento de Práctica de las NIIF: Aplicación de la Materialidad o Importancia Relativa a los Estados Financieros (2015) el cual expresa que las omisiones, errores y otras inexactitudes de información son significativas si podría razonablemente esperarse que influyan en las decisiones que los usuarios tengan que tomar.
Procedimientos de Auditoría Aplicados
El análisis de este apartado, requirió la comprensión de cinco categorías: inspección, observación, investigación, confirmación, exactitud matemática y procedimientos analíticos aplicados.
Con respecto al procedimiento de inspección de las cuentas por cobrar, el examen de registros es realizado por la entidad de manera mensual.
La segunda categoría denominada “observación de las cuentas por cobrar”, comprende las subcategorías: procedimientos realizados por terceros y cumplimientos de los procedimientos previstos.
De acuerdo al procedimiento de observación en las cuentas por cobrar, los procedimientos realizados por otros son supervisados por la comisión de contraloría para evaluar su gestión y detectar si existen posibles fallas y lograr mejorarlas en conjunto con todos los socios y buscar de esta manera el bien de la organización, en este sentido, el entrevistado afirmó que el departamento de contabilidad utiliza una bimodalidad en el registro de cuentas por cobrar es decir, realiza los asientos contables de manera manual y computarizada, observando inconsistencias a la hora de hacer la respectiva revisión.
La tercera categoría “investigación de las cuentas por cobrar”, se agrupa en las siguientes subcategorías: dentro o fuera de la entidad y formales e informales.
En base a los resultados obtenidos el procedimiento de investigación de las cuentas por cobrar, es realizado dentro de la entidad de manera informal puesto que no se expresa por escrito sino que se realiza una conversación oral con personal de la entidad, en este sentido, se puede observar la suficiencia de la investigación en busca de la evidencia de auditoría, la cual podrá proporcionar información útil que quizás no se había obtenido anteriormente y que pueda servir para corroborar lo que ya se conoce.
La cuarta categoría “confirmación de las cuentas por cobrar”, se compone con las siguientes subcategorías: socios y gerencia.
La quinta categoría “exactitud matemática” está compuesta por dos subcategorías: exactitud numérica y registro de las cuentas por cobrar.
La sexta categoría “procedimientos analíticos”, comprende las siguientes subcategorías: fluctuaciones de cuentas por cobrar, inconsistencias, desviaciones relevantes, pronósticos y auditorías anteriores.
Auditoría de Activo: Efectivo y Cuentas por Cobrar
La investigación se centra en ilustrar ejemplos de la auditoría a las cuentas de activo: efectivo y cuentas por cobrar. Iniciando, desde la concepción de que, en el trabajo de auditoría de caja, el auditor está alerta a sobre estimaciones en los valores del activo. Existe baja probabilidad de que el negocio cuente con más efectivo que el mostrado en el balance; el peligro real radica en que el efectivo en caja ascienda a un valor menor a lo que se registra en los informes y Estado de Situación Financiera.
Las cuentas por cobrar, en un sentido amplio, incluyen no solo derechos a cargo del cliente provenientes de la venta de bienes y servicios sino también una gran variedad de derechos varios, tales como anticipos a funcionarios y empleados.
Los métodos analíticos, sintéticos, sistemáticos, cualitativo y cuantitativo fueron útiles en la revisión, selección y recopilación de información relacionada con el objeto de estudio.
Se utilizó las técnicas de: análisis y conciliación de saldos y movimientos de la cuenta de ?Efectivo? y ?Cuentas por Cobrar?, comprobación matemática de las partidas que intervienen en las transacciones, y pruebas de los saldos de transacciones y cuentas.
También se aplicó procedimientos de verificación y confirmación de registros, cifras, y movimientos de las cuentas objeto de estudio.
Auditoría de Efectivo
La auditoría de efectivo es el examen independiente de los saldos de caja y bancos en fechas cercanas a la fecha del balance general, donde debe efectuarse un recuento y listado de los depósitos, y cheques que afectan los fondos fijos, además de comprobar la propiedad de estos (cheques), proceso en el que también se examina los comprobantes de anticipos o gastos, número y fecha de los cheques, y endoso del depositario oficial (bancos) en los cheques devueltos, y se verifica las conciliaciones bancarias previa obtención directa de confirmaciones de los saldos por parte de los bancos.
Si hubiera un faltante en caja, este puede haber sido cubierto simplemente por medio de la inclusión de un cheque ficticio en las cobranzas del fin de ejercicio, o por la omisión de un cheque en circulación registrado en la conciliación de fin de ejercicio.
Otra forma de sintetizar el accionar del auditor en la verificación de caja, es decir que él se encuentra en estado de alerta contra posibles subestimaciones de ingresos o sobre estimaciones de desembolso. Toda presentación falsa de esta naturaleza puede encubrir un defalco en efectivo reduciendo el saldo de caja en libros a la cantidad remanente después del fraude.
Una completa verificación del activo caja por parte del auditor, significa la comprobación de la exactitud e integridad de los registros que amparan el efectivo recibido y desembolsado durante el año, implica también cerciorarse del efectivo en caja o en bancos. También implica determinar la razonabilidad de los saldos presentados en el Estado de Situación Financiera.
Después de evaluar el sistema de control interno, el auditor examina una parte de las operaciones individuales, determinando la muestra que será verificada y las áreas que serán muestreadas, en función de la calidad de los controles operantes sobre las fases de recepción y desembolso de efectivo.
Realizar pruebas objetivas sobre las operaciones de caja con el alcance que se estime conveniente a la luz de los controles internos implementados y en uso.
Respecto a la cédula sumaria, dice, es el papel de trabajo que resume, las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción sujeta a examen.
Sobre la cédula analítica, establece: es el papel de trabajo que además de incluir la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento de un rubro, detalla información con la que se contó, las pruebas y las observaciones realizadas.
Procedimiento de auditorías similares son utilizados para la verificación de todos los tipos de cuentas por cobrar, aun cuando puede ser necesaria una investigación adicional respecto a transacciones que no impliquen operaciones normales, por ejemplo, préstamos a funcionarios.
El factor más significativo en la selección de procedimiento de auditoria requerido en un trabajo en particular es lo adecuado del sistema del control interno.
Control Interno y Procedimientos Específicos
Aspectos específicos de control interno en los cuales aparentemente existieron fallas:
- Depósito diario de las cobranzas en el depositario oficial de la compañía.
- Depósito de los ingresos diarios en forma intacta y sin demora, por un empleado ajeno al cajero o al departamento de cuentas por cobrar.
- Comparación de los duplicados de la papeleta de depósito, debidamente sellados y firmados por un empleado del banco con el registro de ingresos y la relación de cobranzas por correspondencia, por parte de un empleado ajeno al cajero o al departamento de cuentas por cobrar.
- Preparación de conciliaciones mensuales por un empleado que no tenga acceso al manejo de efectivo o a la emisión de cheques.
- Recepción directa del banco de los estados de cuentas bancarias y cheques pagados, por un empleado no responsable de la emisión de cheques o del manejo del efectivo.
- Revisión de todas las transferencias bancarias.
Si la conciliación practicada por el cajero al 30 de noviembre se considera correcta y usted inicia su examen el 5 de diciembre del 2018, ¿qué procedimientos específicos de auditoria descubrirían el fraude?
- Comparación del detalle de todos los depósitos diarios con los registros de libro de ingresos.
- Verificación de todas las transferencias bancarias realizadas.
- Comparación de los cheques pagados con la lista de cheques en circulación, provenientes de la conciliación anterior, y con el registro de desembolsos.
- Verificación de la secuencia numérica de los cheques.
- Examen detallado de la conciliación preparada por el cliente hasta tener la satisfacción de que ha sido adecuadamente preparada.
- Envío de certificado a los depositarios oficiales (bancos) para verificación de las cantidades que se encuentran en depósitos.
- Comparación de los saldos con el estado de cuenta del Banco e investigación de las partidas en conciliación.
Walter B. Usted con la jerarquía de encargado del personal forma parte de una firma de auditores, y está ejecutando la auditoría de la Compañía ?X?, S.A., del año terminado al 31 de diciembre del 2018. Actualmente está trabajando en la Auditoría de Cuentas por Cobrar y su relativa, Provisión para Cuentas Malas.