En la administración pública, la palabra control guarda estrecha relación con el ejercicio de las funciones del Estado. Al igual que cualquier organización, las entidades o dependencias de la administración pública, así como las áreas que la conforman, están expuestas a riesgos que pueden impedir el logro de las metas y objetivos que se han planeado. Puede decirse que el riesgo es la exposición a pérdidas ante el cambio inesperado. También se pueden considerar riesgos los que se derivan de la posibilidad de incumplimiento normativo inadecuado.
Entre las normas generales de auditoría pública existe una relación con las normas del Instituto de Contadores Públicos, A. C. y del Instituto de Auditores Internos. Si bien los fundamentos básicos tienen algo en común, al momento de desarrollarse la normatividad, las políticas y los procedimientos aplicables en el sector público, presentan características y directrices muy diferentes a las que se practican en el campo de los negocios del sector privado.
¿Qué es la Auditoría Interna?
La auditoría interna se centra en analizar que la operación de una compañía sea correcta de acuerdo a la normativa interna y externa aplicable. La auditoría interna es un proceso independiente y objetivo diseñado para aportar valor a una empresa a través del análisis y evaluación de la eficacia de sus procesos de gestión de riesgos, control y gobierno para conocer el estado de un negocio y tomar las decisiones correctas en el momento adecuado.
Este proceso de auditoría interna se centrará en analizar si el funcionamiento de las distintas áreas de una compañía es el correcto, revisando las operaciones contables, las políticas y los procesos establecidos para proteger los activos del negocio con el fin de comprobar que todo se realiza de forma correcta y así evitar posibles fraudes o sabotajes e incrementar la eficiencia operativa.
El auditor interno no tiene responsabilidad por la gestión, aspecto que garantiza su independencia y objetividad. Este profesionista se encargará de revisar la fiabilidad e integridad de la información de la compañía, del cumplimiento de las políticas y normativas, de los procesos de protección de activos, del uso eficiente de los recursos y de que se cumplan las metas operativas que ha fijado la dirección de la compañía. La labor de auditor interno se rige a nivel global por el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna. Esta guía establece el camino que deben seguir los profesionistas auditores, fijando los principios fundamentales, su código ético y las normas internacionales de obligado cumplimiento.
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Objetivos de la Auditoría Interna
El objetivo de la auditoría interna es, por tanto, analizar y optimizar los controles y el desempeño de un negocio. La misión que persigue este proceso es mejorar y proteger el valor de las organizaciones.
Funciones Clave de la Auditoría Interna
- Evaluar la economía, eficiencia y eficacia con que se logran las metas en relación con los presupuestos asignados.
- Evaluar la operación del programa.
- Validar y asegurar la confiabilidad de la información.
- Verificar el cumplimiento de las leyes y disposiciones administrativas.
- Salvaguardar los recursos.
Características Esenciales de la Auditoría Interna
- Oportunidad.
- Integridad.
- Competencia.
- Relevancia.
- Objetividad.
- Convicción.
- Claridad.
- Utilidad.
Las unidades de contraloría gubernamental no deben realizar directamente funciones operativas, pues de otro modo perderían la objetividad e imparcialidad que se requiere para la emisión de sus juicios.
Tipos de Auditoría
Existen diversos tipos de auditoría, cada uno enfocado en áreas específicas:
- Auditoria Interna.
- Auditoría Externa.
- Auditoria Financiera.
- Auditoría Operacional.
- Auditorías de Resultados de Programas.
- Auditoría de Legalidad.
- Auditoría Integral.
- Auditoría Parcial.
- Auditoría Total. Se refiere a revisiones en las cuales se evalúan todos los rubros, grupos o actividades relacionadas con un determinado tipo de auditoría.
Auditorías Específicas
- Auditorías a Unidades:
- Unidades Sustantivas.
- Unidades de Apoyo Administrativo. Realizan funciones de tipo administrativo en apoyo del logro de los objetivos de las unidades administrativas.
- Auditoría a Programas.
- Auditoría de Actividades.
- Financieras de Ingresos del Sector Central.
- Financieras de Egresos del sector Central. Su objetivo es revisar la aplicación de los recursos presupuestales autorizados a las dependencias; así como la amortización y el pago de intereses de la deuda pública.
- Financieras del Sector Paraestatal. Se dirigen principalmente a revisar los rubros de ingresos, transferencias, egresos y deuda pública, así mismo, tiene el propósito de examinar los registros y controles de sus activos, del efectivo, de las cuentas por cobrar, de los bienes almacenados y del activo fijo o de otros conceptos de importancia relativa en el estado de la situación financiera.
- De Obras Públicas.
- De Evaluación de Programas.
- De Sistemas.
- De Legalidad. Su propósito es comprobar si las dependencias o entidades de la administración pública observaron las disposiciones de derecho público que le son propias conforme a las facultades y atribuciones de cada una.
- De Carácter Especial.
Pasos a seguir para realizar una auditoría interna
El proceso de auditoría interna se realiza dentro de la propia compañía. A la hora de ponerlo en marcha, se siguen una serie de pasos o fases:
- Planeación: es necesario realizar un análisis general de la compañía y determinar el conjunto de áreas que se auditarán: gestión de recursos humanos, gestión financiera, tecnológica, comercial, de las comunicaciones… Delimitado el universo de la auditoría se debe trazar un plan de auditoría que recoja los recursos humanos y financieros destinados a tal actividad, las prioridades, la duración y el calendario de la inspección, etc. El auditor será el encargado de coordinar la realización y ejecución del plan y de comunicar el impacto que tendrá sobre los recursos de la compañía al equipo de dirección.
- Ejecución: el equipo auditor comienza el análisis de todas las áreas que se ha decidido auditar. Para este análisis se observará cómo funciona la actividad, se realizarán reuniones con los responsables de cada departamento y se recopilará la información necesaria.
- Informe y plan de acción: contrastando los datos recopilados y los criterios que se aplican a la auditoría, el equipo auditor elaborará un informe con los hallazgos realizados. Como resultado de la auditoría, el auditor puede determinar la conformidad o no conformidad respecto a las normas aplicables y las oportunidades de mejora. Todo queda recogido en un informe de auditoría en el que se expresa de forma concisa y clara desde los objetivos y alcance del proceso, hasta los criterios aplicados, los hallazgos y las conclusiones.
¿Con qué frecuencia se realizan las auditorías internas?
La frecuencia de las auditorías internas varía según la organización y sus necesidades específicas. Generalmente se realizan de forma anual o semestral. Algunas áreas críticas o de alto riesgo pueden requerir auditorías más frecuentes para garantizar el cumplimiento y la eficiencia operativa.
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Técnicas de Auditoría
El auditor puede emplear diversas técnicas para llevar a cabo su labor:
- Estudio general.
- Análisis.
- Inspección.
- Confirmación. Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la entidad examinada, y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, de informar de una manera válida sobre ella.
- Investigación.
- Declaración.
- Certificación.
- Observación. El auditor se cerciorará de la forma cómo se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la entidad las realiza.
- Cálculo.
Tipos de auditoría interna
A la hora de analizar el funcionamiento de una compañía, el auditor interno puede centrarse en aspectos concretos que dan lugar a tipos específicos de auditorías. Estas se refieren a distintas certificaciones de calidad como:
- Auditoría interna medioambiental. La norma ISO 14001 sobre Sistemas de Gestión Ambiental fija los requisitos que tienen que cumplir las empresas en esta materia para que su actividad sea segura y responsable. El auditor interno verificará que los procesos de una compañía den cumplimiento a esta normativa.
- Auditoría interna de seguridad laboral. En este caso, el auditor comprobará que la compañía ha adaptado sus procesos y funcionamiento al mandato de la norma ISO 45001 que regula los Sistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y la normativa de Prevención de Riesgos Laborales.
- Auditoría interna de calidad. La norma internacional de Sistemas de Gestión de Calidad es la ISO 9001 y es el marco para planificar los procesos de auditoría que evalúan el cumplimiento de los procesos que garantizan que una compañía es capaz de satisfacer a sus clientes y proveer productos y servicios que cumplen con las exigencias y normativas, internas y externas a la organización, vigentes.
Como hemos visto, la labor del auditor interno consiste en asegurar en una empresa el cumplimiento y el buen funcionamiento tanto del sistema de control interno como de los de gestión de riesgos. El perfil laboral del auditor interno requiere un profundo conocimiento de la cultura empresarial y, por supuesto, de los sistemas y procesos con los que se articula una compañía.
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