La Auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización. Todo con la intención de lograr una eficiencia administrativa.
Es una constante en la organización el buen funcionamiento administrativo y operativo de la misma. Para las empresas, los procesos de auditoría son principalmente lucrativos, además de una certificación de calidad, que cumple con los indicadores dispuestos al órgano certificador.
Metodología para Realizar una Auditoría Administrativa
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento. Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
Las etapas de la auditoría son:
- Planeación
- Instrumentación
- Examen
- Informe
- Seguimiento
1. Planeación
Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
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¿Qué cubre la planeación?
- Objetivo
- Factores a revisar
- Fuentes de información
- Investigación preliminar
- Preparación del proyecto de auditoría
- Diagnóstico preliminar
Objetivo
En esta etapa se define el propósito de la auditoría.
Factores a Revisar
Se incorporan las etapas de su proceso y se definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización.
Fuentes de Información
Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Fuentes de información externas:
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- Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas regulatorias y de calidad.
- Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.
Investigación Preliminar
El siguiente paso lógico es realizar un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación de la organización. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de interés. Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de ejecución.
- Determinar las necesidades específicas.
- Identificar los factores que requieren atención.
- Definir estrategias de acción.
- Describir la ubicación, la naturaleza y extensión de los factores.
- Especificar el perfil del auditor.
- Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
Preparación del Proyecto de Auditoría
El proyecto de auditoría comprende:
- Propuesta técnica: Tipo de auditoría que se pretende realizar.
- Alcance: Áreas de aplicación.
- Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramientos previos.
- Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría administrativa.
- Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos.
- Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.
- Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
- Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.
- Costo: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.
- Resultados: Beneficios que se espera lograr.
- Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.
Programa de Trabajo
- Identificación: Nombre de la auditoría.
- Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.
- Area(s): Universo bajo estudio.
- Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
- Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.
- Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
- Calendario: Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.
- Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.
- Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
- Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.
Diagnóstico Preliminar
Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión.
- Creación de la organización.
- Cambios en su forma jurídica.
- Conversión del objeto en estrategias.
- Manejo de la delegación de facultades.
- Modificaciones a la estructura organizacional.
- Programación institucional.
- Nivel de desarrollo tecnológico.
- Desempeño registrado.
- Logros alcanzados.
2. Instrumentación
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva. Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla.
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas:
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- Investigación documental.
- Observación directa.
- Acceso a redes de información.
- Entrevistas.
- Cuestionarios.
- Cedulas.
Investigación Documental
Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoría.
- Áreas (población ingresos factores limitantes).
- Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada, característica).
- Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible), análisis del régimen de mercado.
- Justificación en relación con el tamaño y los procesos.
Observación Directa
Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa, comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurará de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.
La Entrevista
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios
Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o temáticas específicas. La calidad de la información que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.
Cedulas
Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.
Medición
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.
Papeles de Trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas. Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría. El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo incluyen:
- Identificación de la auditoría.
- Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado.
Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo.
Evidencia
La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo.
Tipos de Evidencia:
- Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras materiales.
- Documental: Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo.
- Testimonial: Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
- Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.
Características de la evidencia:
- Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada.
- Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho de forma lógica y clara.
- Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
Supervisión
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la auditoría sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos de auditoría.
Funciones del Equipo Auditor
Las funciones de la auditoría administrativa deben quedar enmarcadas dentro de la organización de una empresa en una unidad departamental que, por su situación jerárquica, le permita la consecución de sus fines.
Requisitos de la unidad departamental:
- Jerarquía suficiente para poder inmiscuirse en aquellas unidades administrativas de la empresa que deban ser auditadas.
- Que sus funciones sean relacionadas con la dirección, el control y la coordinación de las actividades.
- Que tenga suficiente autoridad sobre los demás departamentos, no para dar órdenes, sino para acceder a todo tipo de información, y las facilidades para realizar entrevistas, sondeos, mediciones, etc., sin afectar el proceso operativo.
El equipo de auditoría administrativa es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto, no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección tome las medidas necesarias para su mejor funcionamiento.
El equipo auditor, independientemente de ser parte integrante del sistema total de control superior, puede ser la principal herramienta para la revisión y evaluación de los resultados logrados.
Cumple con una doble misión:
- Primero, como parte integrante del control superior; es decir, un medio para obtener y mantener el control.
- El segundo es el medio principal para la medición y evaluación de resultados.
Por tanto, la dirección superior, propietarios, accionistas, auditores financieros y otros interesados deben confiar en este equipo de trabajo para la prevención de inconvenientes, y para garantizar la adecuada marcha del sistema.
Formación del Equipo Auditor:
- Coordinador General o Auditor Líder.
- Responsable de proyecto.
- Auditor.
- Auditor Asistente.
Responsabilidades del Cliente Auditado
- Definir los objetivos de la auditoría.
- Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la auditoría.
- Recibir el informe de la auditoría y determinar su distribución.
- Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoría, cuando sea necesario.
- Designar personal responsable y competente para acompañar a los miembros del equipo auditor, para actuar como guías dentro de la empresa y para asegurar que los auditores estén al tanto de los requerimientos de salud, seguridad y otros que sean apropiados.
- Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y registros relevantes a solicitud de los auditores.
El alcance de la auditoría debe ser determinado entre el cliente y el auditor líder. El auditado normalmente debe ser consultado cuando se determina el alcance de la auditoría. Cualquier cambio posterior al alcance de la auditoría debe realizarse de común acuerdo entre el cliente y el auditor líder.
El plan de auditoría debe incluir:
- Los objetivos y alcance de la auditoría.
- El criterio a ser usado para la realización de la auditoría.
- La identificación de las unidades organizacionales y funcionales a ser auditadas.
- La identificación de las funciones y/o individuos dentro de la organización del auditado que tengan responsabilidades de importancia significativa.
- Identificación de los aspectos de operación que son de alta prioridad.
- Identificación de los documentos de referencia.
- El tiempo y duración esperados para las entrevistas e inspecciones.
- Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditoría.
- El Cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del auditado.
- Requerimientos confidenciales.
- El contenido, formato y estructura del informe.
Documentación de la Auditoría
Las formas que documenten las evidencias y soporten los resultados de la auditoría. Los procedimientos y listados de chequeo utilizados para evaluar los elementos. Los registros de reuniones. Se deben mantener los documentos de trabajo, por lo menos hasta que se complete la auditoría; la información confidencial debe ser resguardada de forma segura por los miembros de la auditoría.
Comunicación de los Resultados
Luego de completar la fase de recopilación de evidencia y antes de preparar un informe de la auditoría, los auditores deberán tener una reunión con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propósito principal de esta reunión es el de presentar los resultados de la auditoría al auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de dichos resultados. Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible, antes de que el auditor líder presente el informe final.
El informe de la auditoría debe incluir:
- La identificación de la organización auditada y del cliente.
- Los objetivos y alcance acordados de la auditoría.
- Los criterios acordados contra los que se realizó la auditoría.
- El periodo cubierto por la auditoría.
- Las fechas en que la auditoría fue realizada.
- La identificación del equipo auditor.
- La identificación de los representantes del auditado que participaron en la auditoría.
- Un resumen del proceso de auditoría, incluyendo cualquier obstáculo enfrentado.
- Las conclusiones de la auditoría.
- Las recomendaciones o sugerencias.
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