CFDI Tools es una suite de utilerías diseñada para asistir en el procesamiento de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) en sus versiones 3.2, 3.3 y 4.0. Permite descargar, extraer, organizar y validar la información fiscal de interés directamente desde Google Sheets. La herramienta ofrece capacidad para descargar facturas directamente desde el SAT, así como validar CFDIs en bloque.
Cómo Utilizar CFDI Tools: Funcionalidad Básica
¡Usar CFDI Tools es muy sencillo! Después de agregar el complemento a tu documento mediante el menú de Extensiones, arrastra una carpeta de tu computadora que tenga archivos de CFDIs en formato XML y podrás verlas fácilmente separadas en filas y columnas.
La extensión procesa todos los archivos XML proveídos por el usuario al arrastrarlos al panel lateral en la opción Escaneo, incluyendo subcarpetas. La extensión toma completa la columna XML y trata de procesar cada uno de los archivos en la celda.
CFDI Tools prepara automáticamente las hojas de trabajo para manejar tus CFDIs y permite visualizar fácilmente la información de tus facturas en Google Sheets. Se procesan los XML compatibles con CFDI versión 3.2, 3.3 y 4.0, extrayendo la información relevante y almacenándola en una hoja de cálculo de tu elección, incluyendo impuestos, conceptos, folios fiscales y datos de emisores y receptores.
Además, incluye el listado de las Claves de Unidad y Claves de uso de CFDI para proporcionar tanto su código como su descripción.
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Actualización Importante: Cambios en la Política de Google Drive y Escaneo Local
Es IMPORTANTE tener en cuenta que, debido a un cambio en las políticas de permisos de Google, ya no es posible leer los archivos de Google Drive en la nube directamente desde CFDI Tools. Sin embargo, la herramienta sigue manteniendo toda la funcionalidad anterior de lectura, validación y descarga de archivos XML CFDIs a Sheets.
Ahora, el escaneo es local directamente hacia la hoja arrastrando los archivos al panel lateral. Los archivos se escriben íntegros en la primera columna de la hoja CFDIs. Mediante la app oficial de sincronización de escritorio de Google Drive, es muy sencillo seguir usando CFDI Tools integrado con Google Drive.
Problemas Comunes y Sus Soluciones
Problemas al Abrir o Instalar la Aplicación
Algunos usuarios han reportado que "al abrir la aplicación de CFDi Tools, me sale un error «No se puede iniciar la aplicación»" o "no puedo instalar el cfdi tools me dice » NO SE DESCARGO CORRECTAMENTE LA APLICACION COMPRUEBE LA CONEXION DE LA RED, O PONGASE EN CONTACTO CON EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA O EL PROVEEDOR DE SERVICIOS DE RED."
Esto a veces puede suceder porque el complemento no tiene permiso para escribir en el documento donde lo estás intentando usar. Para solucionarlo, solamente debes ir al menú Extensiones - Complementos - Gestionar complementos (Extensions - Add-ons - Manage add-ons). Dando clic en los 3 puntos que abren más opciones de CFDI Tools, asegúrate de que esté elegida la opción Usar en este documento (Use in this document).
Problemas con Múltiples Sesiones de Google Iniciadas
Si experimentas el problema "No puedo escanear facturas cuando tengo varias sesiones de Google iniciadas", debes saber que este es un error de Google identificado que afecta a todos los complementos de Google Workspace. La solución por ahora es remover todas las cuentas donde tienes iniciada sesión en el mismo perfil, e iniciar sesión primero con la cuenta de Google con la que quieres usar CFDI Tools. Después, ya puedes agregar de nuevo las otras cuentas y así no tendrás problema.
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Errores en las Peticiones al SAT (Descarga Masiva y Validación)
Las peticiones al SAT pueden fallar, ya que "el sistema del SAT no siempre responde rápidamente y no es algo que podamos controlar". El servicio del SAT no es tan estable como nos gustaría y algunas veces presenta errores.
Si ese fuera el caso, intenta iniciar nuevamente el proceso de descarga, asegurándote que tus archivos .cer, .key y tu contraseña son los correctos. La recomendación es que después de realizar una petición de descarga, si no tiene éxito inmediatamente, en vez de realizar una nueva descarga, más bien reintentes con el botón de Verificar descargas pendientes en intervalos de una o dos horas.
Todas las funcionalidades de descarga dependen de la disponibilidad de los servicios del SAT, por lo que se recomienda ser paciente y permitir algunas horas entre cada reintento, ya que el SAT puede tardar hasta 72 horas en atender las solicitudes que se encolan.
- S - Comprobante obtenido satisfactoriamente.
- N - 602: Comprobante no encontrado.
- N - 601: La impresión impresa proporcionada no es válida.
Columnas Movidas en la Hoja CFDIs
Si te preguntas "¿Por qué se movieron mis columnas en la hoja CFDIs?", la razón es que CFDI Tools usa la hoja CFDIs para ingresar los datos de cada XML escaneado, y con actualizaciones periódicas se agregan nuevas columnas a la hoja. Esto significa que si creas columnas adicionales en esta misma hoja, puede causar que CFDI Tools no reconozca los encabezados que requiere para escribir la información en el lugar correcto, y hará una revisión de los encabezados a como CFDI Tools los necesita.
Si requieres hacer cálculos con las columnas, nuestra recomendación es referenciarlas o copiarlas primero en otra hoja en tu mismo documento, para que la hoja CFDIs pueda seguir siendo usada para escaneo por CFDI Tools.
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Funcionalidades de CFDI Tools Pro
CFDI Tools Pro, disponible por MXN $1,200/año/usuario o $150 MXN/mes/usuario, incluye funcionalidades adicionales respecto a la versión básica:
- Descarga masiva directamente desde el SAT.
- Validación de facturas directamente desde la hoja de cálculo.
- Escaneo de campos en columnas de Nómina (Complemento de nómina versión 1.2).
- Escaneo de campos en columnas de Complementos de Pago (REP - Recibo Electrónico de Pago versión 2.0).
La versión básica de CFDI Tools es gratuita e importa CFDIs de tu computadora a un archivo de Google Sheets, prepara automáticamente las hojas de trabajo y visualiza fácilmente la información de tus facturas.
Descarga Masiva de CFDIs del SAT
Puedes descargar tus CFDIs directo desde el SAT a tu hoja de cálculo de Google Sheets. Para descargar archivos desde el SAT a tu Google Drive, solamente tienes que ir al menú principal y elegir la opción Descargar CFDIs del SAT. Ahí podrás configurar tu descarga fácilmente, incluyendo el rango de fechas de los CFDIs que requieres, la carpeta de Google Drive en donde se guardarán los archivos una vez descargados y las credenciales de acceso que usarás para hacer la consulta al SAT (archivo KEY y archivo CER).
También puedes elegir si requieres descargar los datos como metadatos a tu hoja de cálculo además de los archivos XML. Para la descarga de metadatos el SAT provee una cantidad muy limitada de campos, pero es útil usar esta opción cuando el servicio de descarga masiva de archivos XML proveído por el SAT está saturado.
Si el SAT tarda más de lo normal en atender las solicitudes, puedes usar la opción de Verificar descargas pendientes y CFDI Tools reintentará todas las descargas que sigan pendientes y vigentes que tengas en la hoja de Descargas.
Validación de Facturas con el SAT
Para validar facturas individuales con el SAT desde tu hoja de cálculo con CFDI Tools, solamente deberás seleccionar las filas correspondientes a los CFDIs que quieres validar y elegir la opción Validar CFDIs con el SAT.
Recuerda que antes ya debes tener una hoja de trabajo preparada y haber escaneado facturas en formato XML desde Google Drive usando la funcionalidad de Descubrir CFDIs en mi Google Drive. Esto permitirá a CFDI Tools trabajar con columnas necesarias para validar tus CFDIs.
Después, haz clic en el botón de Validar. CFDI Tools validará cada CFDI seleccionado con el SAT y escribirá en la columna Estado SAT si el CFDI tiene estatus de Vigente o Cancelado. También se escribirá la fecha en que se está validando el CFDI en la columna Fecha de validación.
Reescanear CFDIs Seleccionados
CFDI Tools puede reescanear los CFDIs en formato XML de las filas que selecciones a partir de la columna XML. Solamente debes elegir la opción de Escanear CFDIs y en esa sección elegir Reescanear CFDIs seleccionados. En la columna XML debe haber una liga válida a un archivo XML en tu Google Drive. CFDI Tools escaneará de nuevo cada archivo XML en el rango vertical continuo que hayas elegido.
Esto es muy útil si tenías una versión de tu hoja con CFDIs con columnas de una versión anterior, o si simplemente quieres verificar que la información leída sea la correcta de ciertos CFDIs en todas las columnas disponibles. Esto no afectará las columnas de Estado SAT ni a Fecha de validación. Como nota, ten en cuenta que solamente tomará un rango continuo vertical de las filas que hayas elegido. Si eliges un rango no continuo, solo reescaneará uno de los rangos.
Seguridad de Datos y Compatibilidad
¿Dónde se Guardan los Datos de Acceso al SAT?
Tus datos de acceso al SAT, como la e.firma (FIEL), se guardan en tu documento de Hojas de Cálculo de Google (Google Sheets), al cual solamente tú tienes acceso. Tesel no tiene acceso a ninguna información confidencial tuya ni en tu hoja de cálculo ni en Google Drive, sino que solamente ejecuta el programa que permite la autenticación con el SAT. Los únicos servicios externos que se consultan son nuestro sistema de pagos y el sistema del SAT.
Compatibilidad de Versiones de CFDI
CFDI Tools sí soporta la última versión 4.0 del CFDI, junto con los nuevos datos obligatorios como Domicilio Fiscal Receptor y Régimen Fiscal Receptor. CFDI Tools también soporta las versiones 3.3 y 3.2 del CFDI.