En Microsoft Dynamics, el cálculo de las fechas de vencimiento para facturas es un proceso fundamental que asegura la gestión precisa de los pagos. Las fechas de vencimiento de las facturas de venta, facturas de compra y las facturas de proyecto se calculan en función de las fechas de entrega o de las fechas de recepción de artículos y servicios.
Al crear y registrar facturas de ventas o facturas de compra, la fecha de vencimiento de la factura se calcula según las condiciones de pago que se especifican para las facturas. Puede especificar la programación de pago y el día de pago de una factura de cliente, una factura de servicios, una factura de proveedor, o una factura de proyecto antes de generar la factura. Las fechas de vencimiento del pago de facturas de proveedor y de las facturas del proyecto se calculan basándose en las fechas de entrega de artículos y servicios.
Factores Clave en el Cálculo de la Fecha de Vencimiento
Límites de Fecha de Vencimiento
Las empresas privadas y las empresas de administración pública pueden especificar el número máximo de días en los que deben realizarse los pagos de factura. Este número máximo de días para el pago de facturas se conoce como fecha límite de vencimiento.
Si una fecha límite de vencimiento se especifica en la página Condiciones de pago y la página Grupos de artículos, la fecha de vencimiento de la factura que se calcula se comprueba contra la fecha límite de vencimiento efectiva. La fecha de vencimiento de la factura que se calcula se comprueba contra el límite de fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento de la factura se ajusta, si se requiere el ajuste, para que cumpla con el límite de fecha de vencimiento.
Si a una factura se aplica más de un límite de fecha de vencimiento, se usa el límite de fecha de vencimiento con el número de días más bajo para calcular la fecha de vencimiento de la factura. Además, en la página Límites de fecha de vencimiento, puede especificar el número de días del período de gracia, en el que se debe realizar el pago de factura.
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Fechas de Entrega y Recepción
Las fechas de entrega juegan un papel crucial en el cálculo. Para las facturas de compra, la fecha de entrega es la fecha en la que se registra el albarán. Si hay varios albaranes disponibles para una factura de compra, la fecha de registro más temprana del albarán se usa como la fecha de entrega. Las fechas de entrega de los pedidos de ventas del proyecto y los pedidos de compra del proyecto se determinan del mismo modo que las fechas de entrega de las facturas de ventas y compra normales.
Requisitos Legales y Configuración de Pagos
Para garantizar el cumplimiento normativo, es vital configurar correctamente los términos de pago. Los requisitos legales dependen de si el cliente es una empresa privada o una gestión pública. Por ejemplo, en España, hay un límite legal para el número de días que un pago se puede retrasar. Para ayudarle a cumplir los requisitos legales, puede configurar términos de pago para calcular las fechas de vencimiento correctamente. Esto especifica el número máximo de días naturales que un pago se puede retrasar después de la entrega.
Por ejemplo, puede crear los términos de pago diferentes para las ventas al sector el público y las ventas a compañías privadas. Es importante destacar que debe especificar una fecha de vencimiento de pago anterior al límite de fecha de vencimiento para una factura.
Ajustes Manuales y Excepciones
Aunque el sistema calcula automáticamente la fecha de vencimiento, en ocasiones es necesario realizar ajustes. Estableciendo manualmente una fecha de vencimiento: la fecha de vencimiento que calcula Business Central no es más que una propuesta que hace el sistema. Puede cambiar la fecha de vencimiento calculada manualmente, pero no puede establecer una fecha posterior al límite que ha especificado para el término de pago.
Si una fecha de vencimiento no se puede calcular basándose en el límite, la fecha de vencimiento se establece en blanco. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento calculada cae en un período de impago y no hay una fecha disponible antes de ese período, debe especificar una fecha de vencimiento manualmente. También puede establecer los multivencimientos y el día de pago de una factura y luego calcular manualmente la fecha de vencimiento de la factura.
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Cuando se ha registrado una factura de cliente, bien sea a través de las facturas de servicio o a través de los pedidos de venta, en ocasiones es necesario tener que modificar la forma de pago que tenía seleccionada en la factura o la fecha de vencimiento. Esas son las únicas informaciones que se pueden modificar en una factura, todo lo demás tendría que hacer un abono para poder cambiarlo. Para ello, en Microsoft Dynamics NAV, puede acceder al maestro de clientes desde el módulo de Clientes > Clientes, Todos los clientes, buscar el cliente y en la pestaña Cliente, pulsar el botón Transacciones.
En el caso de las compras, cuando el usuario confecciona y registra una factura de compra normalmente es porque tiene físicamente la factura emitida por el proveedor. En dicha factura, seguramente el proveedor nos indique la fecha en la que quiere ser pagado. Finalmente, una vez se registra la factura de compra, la fecha de vencimiento establecida en el documento de compra se trasladará a un campo que lleva el mismo nombre y que se encuentra en los movimientos de proveedor.
Informes y Seguimiento de Vencimientos
La correcta gestión de las fechas de vencimiento también implica la generación de informes detallados. Debe presentar un informe anual de compras y ventas de los pagos que se crearon antes o después de la fecha de vencimiento. Además, debe incluir información acerca de pagos vencidos en los informes anuales para el gobierno.
Puede generar el informe Información sobre el periodo medio de pago a proveedores. Este informe estadístico contiene información acerca de las facturas pagadas durante un período que especifique. El informe muestra los importes pagados basados en las condiciones de pago. También muestra los importes pagados fuera de las condiciones de pago. Para configurar estos informes, en el grupo de campos Período comparativo, seleccione las fechas inicial y final del período comparativo. En la ficha desplegable Registro para incluir, especifique los criterios que deben emplearse para seleccionar las transacciones del proveedor, como facturas, pagos y diarios de pagarés. Al final de estos informes, existe una sección que hace un resumen de esta información para todos los pagos.
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