Hay ocasiones en las que, para poder servir tu producto o proporcionar tu servicio, necesitas una inversión de capital sustanciosa. Hay veces en las que esa inversión te puede resultar menos accesible que otras: es en estos casos cuando debes plantearte sistemas de pago alternativos como, por ejemplo, la posibilidad de recibir un anticipo por parte de tus clientes.
Una vez tengas este aspecto solucionado, es hora de meterse en faena con lo que nos interesa aquí y ahora: ¿qué es y cómo se contabiliza un anticipo de clientes?
¿Qué es un Anticipo de Clientes?
Entre las diferentes formas de pago y de cobro que existen, una de las más utilizadas es la del anticipo de clientes, que se trata en realidad de un adelanto anterior a la entrega efectiva del producto o del servicio acordado.
El anticipo de cliente es la solución para una situación muy común: un cliente quiere comprar nuestro producto o contratar nuestro servicio y nosotros, para poder satisfacer sus necesidades, solicitamos que avance una parte del importe total a modo de anticipo. Dicho de otra forma: esta es la forma más sensata de hacer frente a una orden de compra que no estamos en posición de asumir.
En un anticipo de clientes, el comprador suele efectuar una entrega económica a la empresa vendedora a cuenta de un suministro que se dará más adelante en el tiempo. También es frecuente que se establezca un anticipo de clientes para conseguir un aplazamiento en los pagos, aunque en estas circunstancias se suele trabajar con pagarés, de manera que se eviten potenciales retrasos más adelante. Un anticipo de clientes genera por sí mismo un compromiso entre vendedor y comprador, por lo que desde el punto de vista contable hay que computarlo como deuda, lo que significa que la empresa debe a su cliente un bien adquirido (o, en su defecto, un servicio contratado).
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Naturaleza Contable: ¿Activo o Pasivo?
Al considerar los anticipos de clientes, hemos determinado que estos se clasifican como pasivos. La respuesta, en este caso, también es simple: nos encontramos ante un pasivo. Se trata de un pasivo en tanto que deuda contraída con el cliente: le debemos al cliente el servicio o producto que nos hemos comprometido a entregarle.
El avance entregado por el cliente se registra en la mencionada cuenta 438 y quedará registrado como un pasivo. Esta es una cuenta que forma parte del pasivo corriente del balance y que se abona con la entrega de efectivo (que, a su vez, va con cargo a una cuenta de tesorería).
Contabilización de Anticipos de Clientes
Hasta aquí, todo parece sencillo. Pero entonces llega el momento de plantearse cómo realizar el asiento contable de un anticipo de clientes… Y para ello vamos a necesitar recurrir al Plan General Contable (PGC); específicamente, a la cuenta 438. De acuerdo a la actual normativa contable, una operación de anticipo de clientes se contabiliza en la cuenta 438 como ‘Anticipos de clientes’.
Tratamiento del IVA en los Anticipos
Aun así, lo más probable es que te haya asaltado la gran pregunta a la hora de contabilizar un anticipo de clientes: ¿se incluye IVA o no? Esta vez, por suerte, nos encontramos ante una gran pregunta con una respuesta sencilla: este tipo de anticipos siempre lleva asociado el devengo del IVA y, por lo tanto, tendremos que tener en cuenta este impuesto a la hora de realizar el apunte contable pertinente. El IVA habrá que ingresarlo en el trimestre de la fecha en que se perciba el anticipo.
Si lo consideras un anticipo, que parece lo más práctico, al recibirlo se devenga IVA y debes emitir factura aunque supongo que, por ser plazos cortos, no afectaría demasiado a la liquidación trimestral. Como hemos visto en el punto anterior, el IVA se devengará en el trimestre en el que se haya efectuado dicho cobro mediante el modelo 303 y descontarla de la factura total, como veremos en un ejemplo más adelante. Es fundamental prestar especial atención al momento de declarar las facturas emitidas. El Impuesto al Valor Agregado (IVA) se causa en el momento en que se recibe el anticipo, independientemente de la entrega de los bienes o servicios.
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Asientos Contables Típicos
A continuación, se describen los asientos contables típicos para anticipos de clientes.
1. Registro del Anticipo Recibido
Cuando la empresa recibe el anticipo, se registra el ingreso de efectivo y el reconocimiento del pasivo. Supongamos que vamos a realizar una venta por un importe de 2.000 euros y cobramos hoy un anticipo de 500 euros. El cliente en esta operación nos debería 2.000 euros más su IVA correspondiente. Imaginemos que un cliente realiza un pedido de 1.000 euros más IVA (21%) y realiza una transferencia del 50% en concepto de anticipo.
En la contabilidad, esto se reflejaría con los siguientes apuntes:
- Cargo: Cuentas de tesorería (ej. 570 Caja o 572 Bancos) por el importe bruto recibido.
- Abono: 438. Anticipos de clientes por el importe del anticipo sin IVA.
- Abono: 477. H.P., IVA repercutido por el IVA del anticipo.
2. Cuando se Realiza el Servicio (Reserva Hotelera)
Cuando se realiza el servicio: en este apunte debemos reflejar el importe total, eliminar el anticipo y devengar el IVA de la parte que falta por cobrar.
Ejemplo: Supongamos que una empresa de diseño gráfico acuerda un proyecto con un cliente por un total de 15.000 euros. Si el cliente realiza un anticipo de 5.000 euros, la factura de este anticipo incluirá el IVA sobre esta cantidad. En este caso, el IVA se calculará sobre los 5.000 euros. Cuando se emita la factura final, se aplicará el IVA sobre los 10.000 euros restantes que deberá pagar el cliente, después de descontar el anticipo.
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Para su registro se cancelaría el anticipo y se registraría la venta completa:
- Cargo: 438. Anticipos de clientes (para saldar el pasivo del anticipo).
- Cargo: Cuentas de tesorería o 430. Clientes (por el importe restante a cobrar).
- Abono: 705. Prestación de servicios (por el importe total del servicio sin IVA).
- Abono: 477. H.P., IVA repercutido (por el IVA total del servicio, considerando lo ya devengado).
3. Cancelación o Devolución del Anticipo
Sea por cualquiera de estas dos razones, hay que cargar en la cuenta 438 la cancelación, siempre que se devuelva al cliente el dinero entregado a cuenta.
- Cargo: 438. Anticipos de clientes (para saldar el pasivo).
- Cargo: 477. H.P., IVA repercutido (para compensar el IVA devengado si aplica una rectificación).
- Abono: Cuentas de tesorería (ej. 570 Caja o 572 Bancos) por el importe devuelto al cliente.
Regulación Contable: Plan General Contable (PGC) y Novedades
Hasta ahora hemos contabilizado los anticipos atendiendo exclusivamente a lo que nos decían las cuentas (438) y (181) de la quinta parte del PGC. Queremos comentar ahora la nueva regulación atendiendo a la Resolución aprobada este año.
El punto 1 del artículo 28 establece, “Cuando el cliente anticipe a la empresa el pago total o parcial de la contraprestación acordada se reconocerá un pasivo por dicho importe al margen de que el citado pago no sea reembolsable, porque la empresa asume el compromiso de transferir un bien o servicio. Los puntos 2 y 3 del artículo 28 establece, No obstante, si la empresa espera que algunos de sus clientes no lleguen a adquirir los bienes o a demandar los servicios reconocerá un ingreso por el importe esperado de esa ganancia en proporción al patrón que siga el cliente cuando ejerce sus derechos.”
Entendemos que se refiere a los anticipos a largo plazo. En este contexto, el PGC también hace referencia a “Importe recibido a cuenta de futuras ventas o prestaciones se servicios”. Asimismo, la regulación indica que (477) H.P. Si la empresa recibe de un cliente un importe inicial no reembolsable se deberá reconocer inicialmente un pasivo.
Anticipo vs. Fianza: Distinciones en Reservaciones Hoteleras
Si no, podrías entenderlo como una fianza (560: Efectivo recibido como garantía del cumplimiento...) ante la posible anulación de la reserva u otras responsabilidades durante la estancia, en cuyo caso (fianza/indemnización) no se devengaría IVA, teniendo que abonarlo en la cuenta del cliente con cargo a la (560) en el momento en que, simultáneamente, se "devuelva y se aplique" al pago de la factura final. En ningún caso iría a la cuenta (561) pues no se trata de un depósito irregular.
Llevar la contabilidad de un hotel de forma fiable no consiste solo en “registrar facturas” al final del mes. Para propietarios, gerentes y perfiles con capacidad de decisión, el objetivo real es tener un sistema trazable y repetible que conecte la operativa diaria (reservas, cobros, consumos, devoluciones) con un cierre contable coherente, sin depender de ajustes manuales difíciles de explicar.
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