El Catálogo de Cuentas ayuda a tener en orden y poder identificar de forma rápida cada cuenta de forma numérica. Se asigna un número en los diferentes rubros utilizados en contabilidad. Es el índice que de manera ordenada se describen los nombres y números de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, dependiendo de la contabilidad económica de una empresa.
Estructura y flexibilidad del catálogo
Debe de ser lo suficientemente adaptable para que se pueda integrar las cuentas que se exigen para llevar el control de la empresa. Como mencionamos anteriormente, hay cuentas que se usan para cualquier tipo de empresas y hay otras que son de características de otro tipo de negocios. Ya que sabemos acerca de las cuentas y las claves, se debe de establecer el sector al que forma parte tu empresa; es de gran importancia determinar las cuentas del catálogo con el contador encargado de tu negocio, principalmente para poder clasificar de manera correcta cada cuenta con su respectivo código.
Clasificación y operativa contable
Posteriormente, se deben clasificar las cuentas con el número que corresponda y poder dar la información a la persona responsable de la contabilidad. Para facilitar su gestión, podemos organizar la información en tablas dentro de hojas de cálculo siguiendo estos pasos:
- Luego debemos de seleccionar desde la celda C8 a la D8 y en el menú debemos de buscar el grupo de “Inicio”, debemos de seleccionar “Alineación”.
- Una vez hecho este paso, debemos de darle click a la opción de "Combinar y centrar".
- En la celda A11 debes escribir “2.” y en la celda B11 Pasivo (nombre del grupo correspondiente).
- En la celda A13 debemos de escribir un “4.” y en la celda B13 se debe de escribir en mayúsculas “Ingresos”.
Relación con el SAT y el CFDI
El SAT obliga a los contribuyentes a que paguen la cantidad que deben de acuerdo a sus ingresos o el nivel de facturación en el que están, de no ser así, se le exigirá que realice el pago por lo que el Sistema de Administración Tributaria tiene la autoridad de llevar a cabo el procesamiento respectivo. Por medio del catálogo, se puede consultar claves para poder registrar la “ClaveProdServ” en el CFDI. Dicho mecanismo permite buscar por categorías: por tipo, división, grupo o clase.
Actualmente, el SAT ya ha estado poniendo penalizaciones para aquellos contribuyentes que registran mal una clave en el CFDI. Cada vez que una factura cuente con una clave errónea y se necesita corregir pues no serán verificadas y mucho menos serán deducibles, por lo que se les cobra una multa.
Lea también: Aprende a usar el Catálogo de Cuentas SAT
Soluciones tecnológicas disponibles
Para optimizar estos procesos, existen diversas soluciones adaptadas a cada necesidad empresarial:
- Indicado para personas físicas y pequeñas empresas.
- Indicado para medianas empresas.
- Indicado para grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.
- Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa.
- Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
Lea también: Guía completa del Catálogo de Cuentas Electrónico del SAT.
Lea también: Guía del Nuevo Catálogo de Cuentas SAT