En el contexto Internacional y en Latinoamérica, las empresas incorporan en su planificación estratégica y anual, objetivos relacionados con el mejoramiento continuo de la calidad y la productividad, con el propósito de alcanzar mejores niveles de competitividad en el mercado.
La técnica 5S es una concepción ligada hacia la calidad total, que se originó en Japón bajo la orientación de Deming hace más de 40 años y que está incluida dentro de lo que se conoce como mejora continua. Su principal objetivo es eliminar los obstáculos que impiden un trabajo eficiente, así como mejora de la higiene y seguridad en los puestos y líneas de trabajo en los procesos productivos.
La 5S es una metodología en pro de la eficacia y la eficiencia de las organizaciones; refiere a la creación y mantenimiento de áreas de trabajo más limpias, más organizadas y seguras, es decir, se trata de imprimirle mayor “calidad de vida” al trabajo.
La metodología 5S es una herramienta mundialmente conocida, implantada inicialmente en las industrias japonesas, gracias al impacto y cambio que generan tanto en las empresas como en las personas que la desarrollan. Se centra en potenciar el aprendizaje de las personas que trabajan en las organizaciones, gracias a su simplicidad y agilidad por realizar pequeños cambios y mejoras con el fin de experimentar y aprender.
Las 5S: Un Enfoque Detallado
Las 5S están compuestas por las cinco fases que intervienen durante el proceso de implementación, y cada fase se define con una palabra japonesa iniciada por la letra S:
Lea también: Checklist de auditoría de sistemas: Un ejemplo completo
- 1S: Seiri (Seleccionar): Implica separar los elementos necesarios de los que no lo son. Es la primera “S” que se debe aplicar y consiste, como su traducción bien lo indica, en eliminar aquellos objetos que sean innecesarios y no aporten valor alguno al producto final. Para llevar a cabo dicha tarea se deben clasificar los objetos del espacio de trabajo según su utilización, identificando y separando aquellos que son necesarios de los que no lo son.
- 2S: Seiton (Ordenar): Permite ordenar los elementos necesarios en el lugar de trabajo. La palabra seiton hace referencia al orden. En este apartado se propone ordenar aquellos elementos necesarios para la realización de las tareas. De este modo, se definen las ubicaciones y se establecen las identificaciones necesarias para cada objeto.
- 3S: Seiso (Limpiar): Significa limpiar y sanear el entorno, para anticiparse a los problemas. La tercera “S” indica que tras haber eliminado lo innecesario y clasificado aquello que realmente se requiere para las operaciones a realizar, es necesario realizar una limpieza en el área de implantación de las 5S. De este modo se pretende identificar el defecto y eliminarlo.
- 4S: Seiketsu (Estandarizar): Permite estandarizar las normas generadas por los equipos. Es la “S” mediante la cual se establecen las rutinas necesarias para una correcta implantación de la herramienta en la empresa.
- 5S: Shitsuke (Mantener la Disciplina): Dinamiza las auditorías de seguimiento y consolida el hábito de la mejora continua. La última de las “S” corresponde a la de disciplina, mediante esta se procura normalizar la aplicación del trabajo y convertir en hábito todos aquellos estándares establecidos en el punto anterior.
Ejemplos y Herramientas para la Implementación de las 5S
Para llevar a cabo la metodología de 5S, se realizó un formato de evaluación con la finalidad de comparar el antes y el después de la implementación en el almacén de refacciones, y así poder realizar las mejoras correspondientes.
Dicho formato consta de cuatro apartados que corresponden a las primeras 4S, los cuales contienen preguntas de acuerdo a su importancia (Tabla 1). La quinta S dinamiza las auditorias de seguimiento y consolida el hábito de la mejora continua en el área.
En la 1S se diseñó una tarjeta roja, de acuerdo con las especificaciones requeridas para un mejor manejo y control de los materiales, que sirve para separar los necesarios de los innecesarios, y así saber qué hacer con dicho material. Se encontró material obsoleto, rezagado, cajas de cartón vacías que ocupaban espacio, y refacciones que no estaban identificados.
También se identificaron racks, se ubicó y codificó material para facilitar y agilizar la búsqueda de las refacciones. Luego de haber aplicado la primera S en el establecimiento, se presentó un espacio más amplio y se colocaron las refacciones necesarias en su ubicación.
Se propuso respetar el espacio asignado para cada artículo y conservar en orden la clasificación de la refacción, con la finalidad de facilitar la búsqueda en sistema donde marca la ubicación de dicho material. Los/las almacenistas tienen la obligación de informar al equipo de las entradas y salidas, o cambios de ubicación que se realicen.
Lea también: Checklist de auditoría de RRHH: caso de estudio
En la Tabla 3 se procedió con la clasificación de los materiales por familias con la finalidad de tener un mejor almacenamiento y orden para la identificación de refacciones. Los consumibles son materiales que se ocupan a diario, por lo que se optó por reubicarlos de forma que se suministren en el menor tiempo posible.
Después de la clasificación y ordenamiento del almacén de refacciones, se comenzó a limpiar cada una de las instalaciones, suprimiendo la suciedad con líquidos especiales para la eliminación de grasa y polvo. Una vez ordenado el lugar, se creó un horario asignado para la limpieza, el cual consistió en mantener limpio todos los días su área de trabajo.
También se implementó una rutina de verificación de limpieza para mantener el proceso de clasificación, orden y limpieza. Se determinó que al entregar el turno el almacén debe estar limpio y ordenado. El que entra en el primer turno realizará la limpieza del almacén.
Esta S tiene como objetivo mantener lo que ya se logró en las tres S anteriores, para que se pueda lograr una mejora continua en el área de almacén de refacciones. Se reglamentaron los logros alcanzados con las tres primeras S, a través de una cultura de mejora continua y disminución de la resistencia al cambio.
Se asignaron responsabilidades para mantener las condiciones de las tres primeras S, es por ello que cada una de las personas que conforman el área de almacén deben conocer exactamente cuáles son las responsabilidades sobre lo que se tiene qué hacer y principalmente cuándo, dónde y cómo hacerlo. Se debe mantener el área de trabajo limpia y despejada.
Lea también: Guía de auditoría interna HACCP con ejemplos
La ultima S se dispone a evitar que los procedimientos ya establecidos se ignoren y a la larga se olviden, ya que respetando cada uno de los parámetros establecidos para cada S, se obtendrán los beneficios encontrados de manera momentánea con la implementación de la metodología 5S.
- El respeto de las normas y estándares establecidos para conservar el lugar de trabajo limpio y en excelentes condiciones.
- Elaborar un control personal y el respeto por las normas establecidas que regulan el funcionamiento del establecimiento.
- Promover el hábito del autocontrol, así como reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas ya establecidas.
- Se debe comprender la importancia del respeto por los demás y por las normas establecidas para el bien del almacén de refacciones.
Beneficios y Resultados de la Implementación 5S
Al comparar la primera y quinta auditoria se refleja una gran diferencia, teniendo en cuenta que el almacén no cuenta con un sistema de gestión implementado, los logros alcanzados reflejan la eficacia de las 5S. Los resultados obtenidos en el ambiente físico, fueron notables, desde el más simple detalle.
La entrega rápida de los materiales al área de mantenimiento y producción ahora es más ágil y rápida, ya que gracias a la identificación de las refacciones y los racks, así como su reubicación, ayudaron a cuadrar lo registrado en el sistema contra la existencia física.
Eran comunes las demoras en la búsqueda de los diferentes componentes por motivos de que no se encontraban en un lugar definido dentro del almacén. Por lo tanto, se decidió calcular este indicador para tratar de reducir el desperdicio de movimiento que no agrega valor al producto.
Se realizaron tomas de tiempo, determinando que el de entrega era de casi 600 segundos en buscar la refacción o consumible. Luego de la implementación de la metodología 5S, se volvió a medir este indicador, arrojando que en promedio el/la almacenista se demora 120 segundos en buscar el material, logrando una significativa reducción de tiempo.
Los resultados obtenidos del antes y después de la aplicación de la 5S, fueron significativos, como se muestra en la Tabla 5. Obteniendo un resultado del 93 %, en comparación con la evaluación inicial de 48 %.
Después de la implementación de la metodología de las 5S en área de almacén de refacciones, se obtuvo un gran cambio en la forma de trabajar. Se logró incrementar progresivamente el desempeño y la eficiencia del personal gracias a la responsabilidad y compromisos de todo el equipo, y se redujo el tiempo de búsqueda del material.
Se asignaron responsabilidades, autoridades y tareas a todos los/las colaboradores/as de la empresa; se capacitó, obteniendo finalmente un resultado significativo del 93 % en comparación con la prueba inicial (48 %). Así se demostró que si es posible generar cultura organizacional a pesar de la resistencia al cambio de algunos empleados/as.
Cada empleado/a de la empresa deba estar dispuesto/a mejorar sus niveles de calidad, haciendo bien su trabajo desde la primera vez, para evitar reprocesos.
Checklist de Auditoría 5S: Ejemplo Detallado
Aquí se presenta un ejemplo de checklist que puede ser utilizado para auditar la implementación de las 5S en un área de trabajo:
Seiri (Clasificación)
- ¿Existen objetos innecesarios en el área y centros de trabajo?
- ¿Se han identificado y eliminado los elementos innecesarios?
- ¿Se utiliza la tarjeta roja para identificar elementos innecesarios?
Seiton (Orden)
- ¿El área de trabajo está organizada y ordenada?
- ¿Cada herramienta y material tiene un lugar designado?
- ¿Los pasillos están despejados y permiten una circulación segura?
Seiso (Limpieza)
- ¿El área de trabajo, elementos, maquinaria, etc., se encuentran limpios?
- ¿Se realizan rutinas de limpieza de forma regular?
- ¿Se han identificado y eliminado las fuentes de suciedad?
Seiketsu (Estandarización)
- ¿Existen procedimientos estandarizados para mantener el orden y la limpieza?
- ¿Se siguen los procedimientos estandarizados de forma consistente?
- ¿Se revisan y actualizan los estándares periódicamente?
Shitsuke (Disciplina)
- ¿Se promueve una cultura de disciplina y mejora continua?
- ¿Los empleados cumplen con los estándares establecidos?
- ¿Se realizan auditorías de seguimiento para asegurar el cumplimiento?
Tabla 1. Actividades del ciclo PHVA
El ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) es una herramienta fundamental para la mejora continua y se puede aplicar en cada una de las etapas de las 5S. A continuación, se presenta una tabla con ejemplos de actividades para cada etapa:
| Etapa del Ciclo PHVA | Actividades en el Contexto de las 5S |
|---|---|
| Planificar (Plan) | Definir los objetivos de la implementación de las 5S, identificar las áreas prioritarias, asignar responsabilidades y establecer indicadores de seguimiento. |
| Hacer (Do) | Implementar las actividades planificadas, como clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y promover la disciplina. |
| Verificar (Check) | Realizar auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de los estándares, analizar los resultados y identificar áreas de mejora. |
| Actuar (Act) | Tomar acciones correctivas para abordar las desviaciones, implementar mejoras en los procesos y estandarizar las nuevas prácticas. |