La contabilidad es clave en la empresa: permite controlar todas las operaciones económicas, analizar la situación patrimonial y facilita la toma de decisiones estratégicas. Los temas de contabilidad son clave para las empresas y esta está sujeta a ciclos, esto es, periodos concretos que engloban actividades y su impacto dentro del negocio.
¿Qué es el Ciclo Contable?
El ciclo contable es, por tanto, el proceso de registro contable de todas las actividades del negocio durante un período concreto para reflejar la imagen fiel de la actividad. La contabilidad de una compañía está sujeta a ciclos, es decir, a períodos de tiempo concretos que acotan las actividades y su impacto sobre el negocio.
El período de tiempo habitual del ciclo contable es el ejercicio anual, pero también se dan ciclos de menor duración como el trimestre y el semestre, que sirven para conocer la marcha de la compañía al arranque de año y tomar las decisiones necesarias para compensar posibles desajustes.
Etapas del Ciclo Contable
El ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación.
Para registrar las actividades, cada compañía cuenta con una serie de libros contables obligatorios por ley y también puede tener libros auxiliares. Para ello es necesario identificar un hecho contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la compañía. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o facturas) que se registran en el libro diario.
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- Se hace un registro de todas las operaciones que conforman la actividad de la empresa en el libro diario.
- Durante el ciclo contable, la compañía registra de forma cronológica cada transacción en el libro diario.
El Cierre Contable
Al final de año, cuando finaliza el ciclo contable, estas operaciones se traspasan al libro mayor, se realizan los ajustes pertinentes (amortizaciones, depreciaciones, reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, cálculo de resultado…) y se cierra la contabilidad para generar los estados financieros.
El cierre es un proceso que absorbe tiempo, a menos que utilices un sistema contable.
Para poder llevar a cabo las etapas del ciclo contable y llegar al final con unos registros sanos, se deben realizar algunos pasos para transitar entre las distintas fases sin problemas. Durante el año, toda empresa tiene gastos e ingresos. Se tienen que saldar todas las cuentas y dejarlas en cero para el siguiente año.
En efecto, cada año también representa el inicio de un nuevo ciclo, a lo largo del cual tu negocio repetirá los procedimientos contables. Por ejemplo, la apertura también comprende una etapa de balance de situación inicial y la fase de desarrollo involucra la periodificación.
Ejemplo de Procedimientos Contables Anuales
- Compara los movimientos registrados por el banco con las cuentas de tu empresa.
- Desplaza las cuentas y reclasifica los movimientos que correspondan al año próximo.
Importancia del Ciclo Contable
El ciclo contable permite hacer un seguimiento detallado de la operación de la compañía y comprobar si los datos financieros y de patrimonio siguen el rumbo deseado. La información que aporta el ciclo contable es indispensable para tomar decisiones estratégicas.
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Manejar con fluidez los conocimientos sobre contabilidad, finanzas, fiscalidad y organización empresarial contribuye a llevar un control de los parámetros que muestran la salud financiera de un negocio y permite tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso.
Comprender y manejar adecuadamente el ciclo contable es clave para el éxito financiero de cualquier negocio.
Ciclos de Transacción Comunes en Empresas Industriales y Comerciales
Para que el empresario administrador pueda dedicarse a su negocio sin descuidar todos los aspectos importantes, es útil que recuerde cuáles son los principales ciclos de transacción del mismo y cómo se interrelacionan entre ellos.
Normalmente, en una empresa industrial y comercial se encontrarán los siguientes ciclos de transacción:
- Ventas - cobranza - registro contable.
- Compras - pagos - registro contable.
- Costo de producción y costo de ventas - registro contable.
- Recursos humanos, nóminas - pago - registro contable.
Cada uno de estos ciclos tendrá varios procesos que los forman y, a su vez, éstos estarán constituidos por subprocesos y actividades específicas.
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Uno de los grandes retos del empresario, quien a su vez es administrador de su empresa, es tener la capacidad de atender el negocio en su conjunto sin perderse en los detalles. En las empresas jóvenes, ya sean pequeñas o medianas, normalmente no hay recursos para diseñar una estructura organizacional sofisticada, con manuales de políticas y procedimientos robustos. En lugar de esto, se hace énfasis en la operación del negocio día a día.
Como mencionamos en el primer párrafo, el emprendedor puede estar cayendo en el vicio de poner demasiada atención en ciertos detalles de la operación del negocio y descuidando otros que, sin tener una relación directa con el objeto primordial del mismo, son igual de importantes para garantizar su éxito.
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