La creación de la póliza de cierre se basa en saldar las cuentas de resultados y precisar la pérdida o ganancia contable del ejercicio, a esto se le llama también cierre contable o cierre fiscal. Si ya cuentas con COI entonces tu cierre fiscal o cierre contable podrás realizarlo usando la opción de Póliza de cierre. Generar la póliza de cierre te permite realizar el cierre contable de un período o ejercicio, concentrando los saldos de las cuentas correspondientes para dejar preparada la información financiera del siguiente período. Esta opción es útil cuando necesitas concluir tus operaciones contables de forma ordenada y asegurar que los resultados de tu empresa queden correctamente registrados.
Configuración y parámetros para el cierre
Es fundamental indicar que el sistema permite realizar el cierre del ejercicio en cualquier mes del año, por ello, el sistema crea el mes de ajuste después del mes de cierre fiscal que se asigne en Parámetros del Sistema. Definir parámetros para el cierre de ejercicio te permite preparar correctamente la información contable antes de realizar el proceso de cierre en Aspel COI. Esta configuración es útil cuando necesitas establecer las opciones que utilizará el sistema para generar saldos, traspasos y movimientos contables.
Para comenzar, indica el mes de cierre en COI:
- Ubícate en la sección Mes de ajuste después de y selecciona el mes correspondiente.
- Verifica que te encuentres en el último mes del período e ingresa a la ruta: Archivo y después selecciona Administrador de períodos.
- En la ventana que se mostrará, haz clic en el ícono Crear nuevos períodos y posteriormente selecciona la opción Crear siguiente período.
De forma automática, COI generará el mes de ajuste conforme a la configuración definida previamente. El mes de cierre es configurable, ya que algunas empresas utilizan períodos de cierre diferentes.
Ejecución del proceso de Póliza de cierre
Este proceso se lleva a cabo de una manera sencilla en Aspel COI utilizando la opción de Póliza de cierre. Para generar la póliza de cierre, ingresa a la ruta: Procesos y haz clic en Póliza de cierre.
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Recomendaciones y consideraciones antes del cierre:
- Verifica que ningún usuario esté utilizando el sistema antes de comenzar.
- Genera un respaldo de la información de cada una de las empresas.
- Realiza un mantenimiento en la base de datos con la herramienta control de archivos.
- Asegúrate de que todas las pólizas estén contabilizadas en cada uno de los meses.
- Si utilizas la opción de cuadre automático de pólizas, verifica que no existan pólizas pendientes.
El sistema mostrará una ventana donde debes indicar las cuentas que se solicitan:
- Primera cuenta de resultados: captura o selecciona desde qué cuenta deseas que se realice la póliza de cierre.
- Última cuenta de resultados: captura o selecciona hasta qué cuenta debe abarcar la póliza de cierre.
- Cuenta de resultados del ejercicio: captura o selecciona la cuenta de cierre que se utilizará para saldar todas las cuentas de resultado.
- Por departamento: puedes indicar si deseas cerrar únicamente las cuentas de un departamento o considerar las de todos los departamentos.
Al terminar, haz clic en el botón Aceptar. El sistema mostrará la póliza con la información correspondiente; posteriormente, haz clic en el botón Grabar. Al contabilizar la póliza de cierre, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en la póliza se igualarán a cero.
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