Si deseas mantener la salud financiera de tu empresa, es importante que conozcas los recursos con los que cuenta, con el fin de aprovecharlos para guiar la toma de decisiones y obtener los mejores beneficios. Para ello, debes monitorear la situación económica y ejercicio contable de tu empresa, lo cual es posible a través del análisis de los estados financieros. La información financiera es crucial para tomar decisiones acertadas y garantizar el éxito a largo plazo. Estos informes, elaborados al cierre de un ejercicio fiscal, ofrecen un panorama detallado de la situación económica de la organización, permitiendo evaluar su rentabilidad, solvencia y liquidez.
¿Qué son los Estados Financieros o Contables?
Los estados financieros de una empresa son documentos contables donde se encuentra registrada su actividad económica, reflejando los resultados del ejercicio durante un período de tiempo determinado. Asimismo, son documentos legalmente obligatorios que siguen Normas de Información Financiera (NIF) y son presentados a la administración pública, donde se encuentra registrada de forma detallada la información sobre los activos, pasivos y patrimonio de una empresa. Permiten evaluar el desempeño y la administración de los recursos de un negocio, así como su capacidad de obtener resultados que permitan generar beneficios, pagar deudas y financiar sus operaciones.
Conocer el estado financiero es fundamental para la toma de decisiones, como el inicio de nuevos proyectos o realizar una nueva inversión; la compañía debe saber si cuenta con el efectivo suficiente o si necesita buscar opciones de financiamiento (préstamos o créditos, crowdfunding, crowdlending...). De igual manera, ofrecen un análisis global de la situación financiera de la empresa en un momento determinado a potenciales inversores. El análisis de la posición financiera de tu empresa te permite saber cómo puedes administrar tus recursos y hacer una buena planificación de tus proyectos a corto y largo plazo.
Las principales funciones de un estado financiero incluyen:
- Seguimiento del balance general que incluye los activos, pasivos, ingresos y gastos de la empresa, permitiendo identificar patrones y facilitar la toma de decisiones.
- Evaluación del rendimiento de la empresa en relación con los objetivos planteados y los resultados obtenidos en un período determinado. De esta forma se puede identificar qué debe mejorarse y hacer los respectivos ajustes en su estrategia.
- Atracción de inversores y prestamistas para evaluar el estado de situación financiera de la empresa y tomar decisiones en cuanto a actividades de inversión o el préstamo de dinero.
Los estados financieros son el resultado de todo un proceso contable, por lo cual es necesario que la entidad verifique que se hayan observado los criterios de reconocimiento y medición adecuados en la elaboración de su información financiera.
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Importancia de los Estados Financieros
La importancia de los estados financieros radica en que permiten ver lógicamente las cuentas agrupadas por clasificaciones. Los estados financieros (tanto los estados elementales como los estados secundarios) son la base de la gestión financiera a nivel gerencial, y gracias a ellos la junta directiva puede determinar el camino a seguir para llevar a la empresa al crecimiento económico de la organización. Además de servir para la toma de decisiones, los estados financieros también se convierten en una parte fundamental para demostrar solvencia, ya sea ante acreedores o entidades bancarias.
Los estados financieros no son el final del camino, no son un fin en sí mismos, son un input para tomar decisiones; lo importante de ellos son los totales y su correlación. La correlación de subtotales y totales de los estados financieros es para hacer análisis financiero, los estados son un medio para llegar a lo que realmente te da un input decisivo: el análisis financiero.
La presentación de estados financieros no solo tiene el propósito de informar a las partes interesadas sobre los resultados del ejercicio, sino que a través de su interpretación se logra la toma de decisiones estratégicas encaminadas al cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Clasificación y Tipos de Estados Financieros
Los estados financieros de una entidad pueden clasificarse en individuales, separados o consolidados. Para establecer la obligación de consolidar estados financieros es importante analizar la NIIF 10 y la sección 6 del Estándar para Pymes. Es importante mencionar que los estados financieros deben expresar claramente si son individuales, separados o consolidados. En el caso particular de las pymes, existen tres posibles combinaciones de informes a presentar como estados financieros del período.
Existen diferentes tipos de estados financieros básicos que proporcionan información sobre el movimiento económico de una empresa. En conjunto, estos informes ofrecen una visión completa de la situación financiera de una empresa.
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Estados Financieros Elementales o Básicos
Estos documentos representan la base de la información contable y son los más comúnmente utilizados.
Balance General o Estado de Situación
Este estado nos muestra la situación de la ecuación de patrimonio. En otra forma, es una fotografía en un momento dado en la trayectoria de la empresa, de cómo están sus activos, sus pasivos, y el capital del propietario. El balance general, también conocido como estado de situación financiera, ofrece una fotografía instantánea de la situación financiera de la empresa en un momento determinado, usualmente al final de un ejercicio fiscal. El estado de situación financiera determina la situación actual y se actualiza después de cada cierre contable por la empresa. Con un balance general, se puede comparar el estado actual de la empresa contra un balance general el mismo día o a fin de mes del año anterior.
Los siguientes son los 3 elementos que acompañan el balance de situación:
- Activo: representa el dinero en efectivo o bienes con valor que pueden ser tangibles o intangibles, incluyendo propiedades, equipos y patentes que la empresa puede utilizar para generar ingresos y beneficios. Incluye todos los activos no clasificados en otros ítems de este rubro. El total de los activos debe corresponder a la suma de pasivos y patrimonio neto.
- Pasivo: incluye las deudas y obligaciones que tiene la empresa, la cantidad de dinero que le debe a terceros.
- Patrimonio Neto: es la cantidad de recursos aportados por los accionistas que no están destinados a ser pagados a terceros. Representa la cantidad de dinero que pertenece a los propietarios una vez deducidos los pasivos. Es el valor residual de la empresa una vez deducidos sus pasivos de sus activos.
El análisis del balance general permite evaluar la solvencia de la empresa, es decir, su capacidad para cumplir con sus obligaciones financieras.
En cuanto a su presentación, el balance general puede mostrarse de dos formas:
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- En forma de cuenta: es la presentación más utilizada; tradicionalmente en ella se muestran, horizontalmente, del lado izquierdo el activo y del lado derecho el pasivo y el capital contable o se muestran en este orden en forma vertical.
- En forma de reporte: se presenta verticalmente, en primer lugar se muestra el activo, en seguida se incluye el pasivo y al final se presenta el capital contable.
Estado de Resultados (Cuenta de Pérdidas y Ganancias)
Un estado que muestra aquellas cuentas que representan los ingresos, costos y gastos que la empresa tiene como resultado de la actividad económica en un cierto período fiscal. También llamado cuenta de resultados, refleja las ganancias y pérdidas de la empresa, es decir, sus ingresos y gastos en un período de tiempo determinado. Incluye la utilidad bruta (sin deducciones) y los ingresos netos o utilidad neta. El estado de resultados permite evaluar la rentabilidad de la empresa, es decir, su capacidad para generar utilidades.
Estados Financieros Secundarios
Estos estados complementan la información básica, proporcionando detalles sobre movimientos específicos del patrimonio y del efectivo.
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
En este estado, se informa cómo el patrimonio pasó del punto A al punto B. Típicamente, se hace desde el cierre de un período fiscal hasta el cierre de otro período fiscal. Se hace por períodos de tiempo, pero se basa en los cambios sufridos por las cuentas de patrimonio. El objetivo de este estado es determinar los cambios que han ocurrido en las cuentas de patrimonio de la empresa en un cierto período para que los accionistas o dueños de la empresa puedan tomar decisiones. Igualmente, incluye información sobre cambios en el capital social, utilidades retenidas y otros elementos del patrimonio.
Estado de Flujos de Efectivo
El objetivo de este estado es analizar el origen y el uso de los fondos de efectivo de la empresa. Evalúa los movimientos de efectivo de la empresa para una fecha determinada. Es información financiera importante que consideran los analistas e inversores para entender cómo utiliza la empresa su dinero durante un período contable. El estado de flujos de efectivo permite evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo a partir de sus operaciones, financiar sus actividades de inversión y cumplir con sus obligaciones financieras.
Existen dos métodos para realizarlo:
- Método Directo: presenta por separado las principales categorías de cobro y pagos.
- Método Indirecto: inicia presentando la ganancia o pérdida en términos netos, que luego son corregidos por el efecto de transacciones no monetarias.
Otros Elementos Complementarios
La Memoria
La memoria complementa los estados financieros básicos proporcionando información narrativa adicional sobre la situación financiera y el desempeño de la empresa. Dichas notas a los estados financieros se anexan y hacen parte de los estados financieros.
Características y Elementos Clave de los Estados Financieros
Los estados financieros deben ser confiables, comprensibles, comparables y oportunos, lo que significa que la información debe reflejar fielmente la realidad financiera, ser fácil de interpretar y permitir comparaciones entre distintos períodos. Los estados financieros, son como una brújula que guía a los navegantes, permiten a las empresas orientarse en el complejo mar de las finanzas. Cada uno de estos informes ofrece una perspectiva única sobre la situación económica de la organización, aportando información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.
¿Cómo Afectan los Estados Financieros las Acciones de las Empresas?
Las cifras cuantitativas de los estados financieros pueden resultar aisladas si no se aterrizan a las circunstancias que llevaron a que la entidad alcanzara los resultados allí descritos. Por ejemplo, una empresa puede mostrar buenas ventas en el estado de resultados, pero al revisar el flujo de efectivo descubrir que enfrenta dificultades para cubrir pagos inmediatos. El análisis de la posición financiera de tu empresa te permite saber cómo puedes administrar tus recursos y hacer una buena planificación de tus proyectos a corto y largo plazo. Se debe tener en cuenta que para obtener un buen diagnóstico de una entidad es necesario que los análisis vertical y horizontal se apliquen en conjunto, de esta forma es posible concentrarse en las partidas más relevantes para la entidad (análisis vertical) y que, al tiempo, hayan sufrido las variaciones más significativas de un período a otro (análisis horizontal).
Por lo anterior, según el modelo de negocio y el sector en que opera una sociedad, debe establecerse la existencia de deterioros patrimoniales y riesgos de insolvencia. Como se mencionó, si una entidad no cumple con la hipótesis de negocio en marcha, se enfrenta a una causal de disolución y deberá revisar las condiciones sobre deterioro patrimonial y riesgo de insolvencia establecidas en el Decreto 1378 de 2021.
Herramientas Tecnológicas para la Gestión de Estados Financieros
Una forma de mejorar los estados financieros de una empresa es aumentando las ventas, lo cual se logra a través de diversas estrategias como mejorar la calidad de los servicios y productos ofrecidos, reducir el costo de ventas, aumentar la publicidad y expandir el mercado. Pero una solución a corto plazo es utilizar una pasarela de pagos que realice informes y análisis detallados y confiables de los ingresos y gastos.
Beneficios de un ERP como Odoo
Uno de los grandes beneficios de Odoo es que permite generar un estado siempre que lo necesites (siempre que tengas los datos históricos), también permite comparar valores en cualquiera de los estados entre períodos de tiempo (hasta 12 períodos anteriores a la fecha del informe), es solo cuestión de tener todo muy bien organizado. Odoo, además de permitirte crear informes específicos para el país instalado en el sistema, te da la posibilidad de hacer estados genéricos e informes dinámicos que están disponibles en todos los países:
- Balance sheet
- Profit and loss
- Chart of Accounts
- Executive Summary
- General Ledger
- Old Accounts Payable
- Old Accounts Receivable
- Cash flow statement
- Tax Report
- Bank reconciliation
Además, te facilita comentar cada informe e imprimirlos para informar a la gerencia.
Software de Contabilidad como Facturama
El software de contabilidad de Facturama es una herramienta invaluable para mantener en orden los estados financieros de tu empresa. Una de las formas en que Facturama ayuda a tener en orden los estados financieros es mediante la automatización de tareas contables. Además, Facturama ofrece una amplia gama de herramientas de generación de informes que permiten obtener una visión clara y detallada de la situación financiera de la empresa en cualquier momento. Otra característica destacada de Facturama es su integración con otras plataformas y servicios financieros, lo que permite una gestión más eficiente y coordinada de todas las operaciones financieras de la empresa.
Cierre Contable y Responsabilidades
En los primeros meses del año todas las empresas colombianas empezarán a trabajar en el cierre contable del 2025. Considerando los procedimientos que deben realizarse durante el cierre, cabe resaltar que el proceso de cierre contable debe ejecutarse una vez finalizado el ejercicio. En Colombia existen requerimientos propios de las normas tributarias y comerciales, los cuales precisan que las entidades realicen un corte al 31 de diciembre de cada año y emitan un juego completo de estados financieros (ver el artículo 34 de la Ley 222 de 1995).
El contador público, debido a su experticia y conocimiento, es el encargado directo de elaborar los estados financieros para que la administración los someta a la aprobación de la asamblea o junta de socios.
El impuesto diferido es un impuesto a cargo o a favor de la entidad, atribuible a la utilidad del período, el cual se origina en las diferencias entre la información contable y fiscal. El impuesto diferido se calcula mediante la comparación de las bases contables y fiscales de los activos y pasivos. Sin embargo, en la ejecución de alguno de los pasos mencionados se pueden presentar errores, lo que representará un cálculo erróneo del impuesto diferido. Como se observa, el cálculo del impuesto diferido requiere hacer ajustes al final del período, también contabilizar un ingreso o gasto por las diferencias temporarias, entre otros ajustes.
El DUR 2420 de 2015 está dividido en dos libros, los cuales a su vez se subdividen en partes, títulos y capítulos. El grupo 3, relativo a las normas aplicables a las microempresas, comprende una construcción normativa de carácter nacional, que pretende simplificar la gestión financiera de las entidades más pequeñas. Este marco fue modificado a través del Decreto 1670 de diciembre 9 de 2021 en relación con los requisitos que deben cumplir las entidades y personas naturales para pertenecer a esta categoría.