Si deseas mantener la salud financiera de tu empresa, es importante que conozcas los recursos con los que cuenta, con el fin de aprovecharlos para guiar la toma de decisiones y obtener los mejores beneficios. ¿Sabes en qué consisten los estados financieros y qué tipos existen? Estas y otras preguntas suelen aparecer al crear una nueva empresa o un emprendimiento.
Los estados financieros son herramientas que proporcionan una visión clara y estructurada de la situación económica de una empresa. También llamados estados contables, son informes utilizados por la contabilidad para tener un registro de las actividades económicas y financieras que se han realizado durante un período de tiempo determinado. El principal objetivo de los estados financieros es ofrecer información precisa y relevante sobre la posición financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de una empresa. Asimismo, son documentos legalmente obligatorios que siguen Normas de Información Financiera (NIF) y son presentados a la administración pública, donde se encuentra registrada de forma detallada la información sobre los activos, pasivos y patrimonio de una empresa.
Permiten evaluar el desempeño y la administración de los recursos de un negocio, así como su capacidad de obtener resultados que permitan generar beneficios, pagar deudas y financiar sus operaciones. El análisis de la posición financiera de tu empresa te permite saber cómo puedes administrar tus recursos y hacer una buena planificación de tus proyectos a corto y largo plazo. Por ello, conocer el estado financiero es fundamental para la toma de decisiones, como el inicio de nuevos proyectos o realizar una nueva inversión; la compañía debe saber si cuenta con el efectivo suficiente o si necesita buscar opciones de financiamiento. La información financiera debe contener ciertas características buscando aportar al cumplimiento de sus objetivos y garantizar que sea eficaz al utilizarla.
Importancia y Funciones de los Estados Financieros
Los estados financieros son la base de la gestión financiera empresarial, ya que el análisis de dichos estados determina el camino que tomará la junta directiva para garantizar el crecimiento económico de la organización. Además de servir para la toma de decisiones, también se convierten en una parte fundamental para demostrar solvencia, ya sea ante acreedores o entidades bancarias.
Interpretar correctamente los estados financieros de una empresa es fundamental para tomar decisiones informadas. Los estados financieros no son el final del camino, no son un fin en sí mismos, son un insumo para la toma de decisiones. Lo importante de ellos son los totales y su correlación, ya que la correlación de subtotales y totales de los estados financieros es clave para hacer análisis financiero. Los estados son un medio para llegar a lo que realmente te da un insumo decisivo: el análisis financiero.
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A continuación, puntualizamos las principales funciones de un estado financiero:
- Seguimiento del balance general que incluye los activos, pasivos, ingresos y gastos de la empresa, permitiendo identificar patrones y facilitar la toma de decisiones.
- Evaluación del rendimiento de la empresa en relación con los objetivos planteados y los resultados obtenidos en un período determinado. De esta forma se puede identificar qué debe mejorarse y hacer los respectivos ajustes en su estrategia.
- Atracción de inversores y prestamistas para evaluar el estado de situación financiera de la empresa y tomar decisiones en cuanto a actividades de inversión o el préstamo de dinero.
Tipos de Estados Financieros Básicos u Ordinarios
Existen diferentes tipos de estados financieros básicos que proporcionan información sobre el movimiento económico de una empresa. En conjunto, ofrecen una visión completa de la situación financiera de una empresa.
Balance General o Estado de Situación Financiera
El balance general, también conocido como estado de situación financiera, muestra la posición financiera de la empresa en un momento específico. Es un informe donde se analiza detalladamente la situación financiera de la empresa en un momento determinado, como las cuentas anuales. Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Este estado financiero presenta la relación entre los activos, pasivos y el patrimonio de una entidad en una fecha específica.
Los siguientes son los 3 elementos que acompañan el balance de situación:
- Activo: Representa el dinero en efectivo o bienes con valor que pueden ser tangibles o intangibles, incluyendo propiedades, equipos y patentes que la empresa puede utilizar para generar ingresos y beneficios.
- Pasivo: Incluye las deudas y obligaciones que tiene la empresa, la cantidad de dinero que le debe a terceros.
- Patrimonio neto: Es la cantidad de recursos aportados por los accionistas que no están destinados a ser pagados a terceros. Representa la cantidad de dinero que pertenece a los propietarios una vez deducidos los pasivos.
El total de los activos debe corresponder a la suma de pasivos y patrimonio neto.
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Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias
El estado de resultados es uno de los principales estados financieros que refleja el desempeño económico de una empresa durante un periodo determinado. También llamado cuenta de resultados, muestra los ingresos, costos y gastos de una empresa en un periodo específico, reflejando así sus ganancias y pérdidas. Incluye la utilidad bruta (sin deducciones) y los ingresos netos o utilidad neta.
Dicho de otra manera, el estado de resultados es un informe financiero crucial que muestra cómo una empresa ha generado sus ingresos y en qué ha incurrido en gastos durante un período determinado. Este estado contable es vital para comprender cómo las actividades operativas de la empresa se traducen en ganancias netas, ofreciendo una clara visión de los costes significativos y potenciales ahorros. Los ingresos son las cantidades directas de dinero que ha obtenido la empresa por la venta de sus productos o servicios, mientras que los gastos son las cuantías de dinero en las que ha tenido que incurrir la empresa para conseguir esos ingresos. El estado de resultados aporta una visión general de los ingresos y gastos de una empresa durante un período de tiempo, lo que es muy útil a la hora de analizar una empresa. En este sentido, la cuenta de resultados refleja de manera agregada todos los registros de ingresos, gastos, pérdidas y ganancias que se han ido produciendo como consecuencia de las operaciones y ejercicios de la actividad económica, lo que permite, en cualquier momento, el cálculo del beneficio bruto o pérdida en la sociedad. Los ingresos y ganancias nacen y se incrementan por el haber, mientras que se reducen por el debe, justo al revés que los gastos y pérdidas, que al ser cuentas deudoras, se incrementan por el debe y reducen por el haber.
Formato y Clasificación de Partidas en el Estado de Resultados
La cuenta de resultados se presenta en una sola columna. Las partidas de gasto se agrupan atendiendo a una clasificación funcional o mixta. El resultado del ejercicio se calcula por escalones y cada nivel incorpora un significado diferente.
- Gastos variables o proporcionales de fabricación: Son todos los gastos de fabricación directamente imputables a las ventas, como materia prima, mano de obra directa de fábrica y gastos directos de fabricación.
- Gastos variables o proporcionales de comercialización: Son todos los gastos de comercialización directamente imputables a las ventas, como portes de ventas y comisiones.
- Gastos de estructura: Son todos aquellos gastos provocados por la estructura de la empresa y no imputables a las ventas. A los gastos de estructura se les llama a menudo gastos fijos en contraposición con los gastos variables.
- Otros ingresos y gastos: Son todos los ingresos y gastos de explotación que no pueden ir incluidos en ninguno de los grupos antes indicados.
- Gastos e ingresos financieros de la empresa: No solo los bancarios, también los comerciales.
El impuesto sobre sociedades es distinto que el resto de los tributos (el IVA no tiene la consideración de gasto, el Impuesto de actividades económicas es un gasto de estructura). El margen bruto de explotación es el primer escalón de cálculo de beneficios, se determina por la diferencia entre las ventas y el coste de ventas. El beneficio neto de explotación es el segundo escalón de cálculo y se determina restando del margen bruto la totalidad de gastos de explotación.
Estado de Flujos de Efectivo
Evalúa los movimientos de efectivo de la empresa para una fecha determinada. Es información financiera importante que consideran los analistas e inversores para entender cómo utiliza la empresa su dinero durante un período contable. Su objetivo es analizar el origen y uso de los fondos de efectivo de la empresa.
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Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Refleja las variaciones en la situación patrimonial de la empresa, pues su capital contable depende del número de accionistas que posea. Igualmente, incluye información sobre cambios en el capital social, utilidades retenidas y otros elementos del patrimonio. Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este estado reporta cómo el patrimonio pasó de un punto A a un punto B, típicamente desde el cierre de un período fiscal hasta el cierre de otro, y se basa en los cambios sufridos por las cuentas de patrimonio. El objetivo es determinar los cambios que han ocurrido en las cuentas de patrimonio de la empresa en un período determinado para que los accionistas o propietarios de la empresa puedan tomar decisiones.
Estados Financieros Extraordinarios
Los Estados Financieros Extraordinarios se preparan durante el transcurso de un período como base para efectuar ciertas actividades. Se relacionan con las actividades extraordinarias de la empresa, es decir, las que solo se realizan de forma ocasional, que generan un resultado extraordinario o atípico.
Otras Clasificaciones y Consideraciones de los Estados Financieros
Aparte de los estados financieros básicos, existen otras clasificaciones y documentos relevantes:
- Balance Inicial: Es un balance general que debe ser elaborado por cualquier ente económico al comenzar sus actividades.
- Estados Financieros de Períodos Intermedios: Son los estados financieros básicos que se preparan en cualquier momento de un período con el cual se busca satisfacer las necesidades de los administradores y de las autoridades que se encargan de realizar la vigilancia o control.
- Estados de Costos: Se efectúan para conocer de forma detallada las erogaciones y cargos que se realizaron para producir los bienes o prestar servicios de los cuales un ente económico ha derivado sus ingresos.
- Estado de Inventarios: Se elabora mediante la comprobación detallada de las existencias de cada una de las partidas existentes en el Balance General.
- Estados Financieros Combinados: Son los que incluyen la información financiera de dos o más entidades que están bajo control común de una o varias partes y ese control NO es transitorio. Es importante señalar que las NIF no requieren la presentación de estados financieros combinados. Normalmente la Superintendencia de Sociedades los requiere para obtener información sobre grupos económicos cuya matriz o controlante se encuentra en el exterior y no está obligada como tal a reportar información en Colombia.
Dichos estados financieros deben estar acompañados de sus notas y de certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal/contador público, bajo cuya responsabilidad se hubieren preparado. La certificación consiste en declarar que “se han verificado previamente las certificaciones contenidas en ellos y que los mismos se han tomado fielmente de los libros”.
Análisis de Estados Financieros
La importancia de los estados financieros radica en que permiten ver lógicamente las cuentas agrupadas por clasificaciones. Para un análisis detallado, se emplean diversos métodos:
Análisis por Porcentajes (Valores Absolutos y Relativos)
En este método se trata de estudiar el porcentaje que cada masa representa en el activo o pasivo. Una vez obtenidos los porcentajes, estos se pueden comparar durante varios ejercicios y así ver la evolución de la empresa o compararlos con otros sectores. Este tipo de análisis permite comparar empresas de diferente tamaño y ver más claramente las partidas que realmente tienen peso en el balance, sobre las que se realizará un análisis más exhaustivo, cuestión que si se realizase en términos absolutos tendría más dificultad.
Análisis de Tendencias (Método Comparativo)
Con este método se pueden comparar las cifras de los estados financieros de dos años consecutivos, de tal forma que se toma base 100 (también se puede tomar base 1) para los importes del primer ejercicio y a continuación se comparan con los del ejercicio siguiente. Lógicamente también se puede tomar una serie de años superior a dos y de esta forma se observa la evolución de la empresa en un intervalo superior. Como todos los métodos que se utilizan, es deseable compararlos con datos medios del sector y también puede aplicarse a otros estados financieros tales como: cuenta de pérdidas y ganancias, cuadro de financiación y estados de tesorería.
En cierta medida, este método es utilizado de una forma parcial por los modelos de balance de situación y de la cuenta de pérdidas y ganancias establecidos en el PGC, ya que en ellos se ponen, además de las cifras correspondientes al ejercicio que se cierra, las del ejercicio inmediato anterior para que puedan ser comparadas, si bien dicha comparación se hace en términos absolutos.
Si el balance de situación resumido de ELECTRA, S.A., en los ejercicios 20X2 y 20X3 es el siguiente:
| 20X2 | 20X3 | |
|---|---|---|
| ACTIVO | ||
| Inmovilizado inmaterial | 5.000 | 4.000 |
| Inmovilizado material | 700.000 | 735.000 |
| Inmovilizado financiero | 50.000 | 52.000 |
| Total inmovilizado | 755.000 | 791.000 |
| Existencias | 30.000 | 40.000 |
| Deudores | 75.000 | 87.000 |
| Tesorería | 200.000 | 220.000 |
| Total activo circulante | 305.000 | 347.000 |
| TOTAL ACTIVO | 1.060.000 | 1.138.000 |
| PASIVO | ||
| Fondos propios | 290.000 | 310.000 |
| Pasivo a largo plazo | 650.000 | 600.000 |
| Total capitales permanentes | 940.000 | 910.000 |
| Acreedores a corto plazo | 120.000 | 228.000 |
| TOTAL PASIVO | 1.060.000 | 1.138.000 |
Para obtener el incremento o disminución del porcentaje, basta con restar a la cifra del año más reciente la cifra del año base, y dividir a continuación por la del año base.
Análisis por Ratios Financieros
Los ratios son cocientes entre dos magnitudes contables que se desean relacionar. Tiene la gran ventaja de su sencillez y el inconveniente del elevado número de los mismos que se pueden utilizar e idear.
La Tecnología al Servicio de la Gestión Financiera
Para monitorear la situación económica y el ejercicio contable de tu empresa de forma eficaz, es indispensable apoyarse en soluciones digitales. ¿Cómo un ERP beneficia la gestión de estados financieros de una empresa? Uno de los grandes beneficios de un ERP como Odoo es que permite generar un estado financiero cuando lo necesites (siempre que tengas los datos históricos), y también comparar valores entre períodos de tiempo (hasta 12 períodos anteriores a la fecha del informe). Es cuestión de tener todo muy bien organizado.
Odoo, además de permitir crear informes específicos para el país instalado en el sistema, brinda la posibilidad de realizar estados genéricos e informes dinámicos disponibles en todos los países, como el balance general, pérdidas y ganancias, plan de cuentas, resumen ejecutivo, libro mayor, cuentas por pagar y cobrar antiguas, estado de flujo de efectivo, informe fiscal y conciliación bancaria. Además, facilita comentar cada informe e imprimirlos para informar a la dirección.
Llevar un control preciso de las cuentas del estado de resultados y de los demás estados financieros es vital para el crecimiento y la transparencia de tu negocio. Da un paso hacia la transformación digital y profesionaliza la gestión financiera de tu empresa. Un análisis detallado de estas cuentas ayuda a optimizar el desempeño del negocio y a anticipar riesgos. Estos documentos, junto con el estado de resultados, forman el conjunto de reportes que permiten una visión completa del negocio.
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