La Factura Electrónica es un método de facturación que utiliza tecnología digital para generar y resguardar este tipo comprobantes fiscales digitales. Cada factura que se emite cuenta con un sello digital, así como un folio que indica el número de la transacción. Las Facturas Electrónicas pueden ser enviadas y guardadas utilizando medios electrónicos.
Para garantizar la validez y accesibilidad de la información contenida en estos documentos, las representaciones impresas de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) deben cumplir con una serie de requisitos estipulados por la autoridad fiscal. En este contexto, el código de barras juega un papel crucial, siendo una herramienta para integrar y verificar la información de forma rápida y segura.
Actualización de la Regla 2.7.1.7 sobre Requisitos del CFDI Impreso
Con la Tercera Resolución de Modificaciones se actualizó la Regla 2.7.1.7 referente a los Requisitos de las Representaciones Impresas de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, modificando así la fracción I de dicha regla, en la cual se hacía obligatoria la inclusión del código de QR en las facturas electrónicas. A continuación compartimos la actualización a la Regla 2.7.1.7:
Requisitos de las representaciones impresas del CFDI
Regla 2.7.1.7. Para los efectos del artículo 29, fracción V del CFF, las representaciones impresas del CFDI, deberán cumplir con los requisitos señalados en el artículo 29-A del CFF y contener lo siguiente:
- Código de barras generado conforme a la especificación técnica que se establece en el rubro I.D del Anexo 20 o el número de folio fiscal del comprobante.
- Número de serie del CSD del emisor y del SAT, que establecen los rubros I.A y III.B del Anexo 20.
- La leyenda: “Este documento es una representación impresa de un CFDI”
- Fecha y hora de emisión y de certificación del CFDI en adición a lo señalado en el artículo 29-A, fracción III del CFF.
- Cadena original del complemento de certificación digital del SAT.
- El código de barras generado conforme a la especificación técnica establecida en el Anexo 20, rubro II.D.
- Respecto a lo señalado en la fracción II de esta regla, se incluirá el número de serie de CESD del proveedor de certificación de CFDI o del SAT según corresponda en sustitución del número de CSD del emisor.
Se entiende como cadena original, a la secuencia de datos formada con la información contenida dentro del comprobante fiscal digital, establecida en el Rubro C “Estándar de comprobante fiscal digital extensible” de este anexo.
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¿Qué es un Código de Barras y cómo funciona en el CFDI?
El código de barras está conformado por dos elementos: Símbolo, que es la representación de los datos a través de barras. Existe una amplia variedad de códigos de barras con características específicas y datos estandarizados, que permite adaptarse mejor a las necesidades de cualquier industria. Dentro del contexto del CFDI, el código QR es un ejemplo de código de barras bidimensional de gran relevancia.
El código QR incluye la información más importante de la factura electrónica como los precios, el emisor, el receptor, la fecha, entre otros. Al ser leído por un escáner, computadoras o smartphones, el usuario puede tener acceso a esta información en cuestión de segundos.
La tecnología del código QR es una herramienta que está ganando terreno en ámbitos como la publicidad o el gobierno. Para leer estos códigos solo necesitas un teléfono celular con cámara y un pequeño software. Muchos celulares tienen ya la aplicación de lectura de QR, pero si no es el caso, puedes descargarla fácilmente de Internet de manera gratuita. Otro requisito es que el celular debe tener acceso a Internet, ya que, una vez que se tiene la aplicación correspondiente, solo basta acercar el código a la cámara y esta lo interpretará y lo llevará al sitio web que se encuentra oculto en el código. El éxito de esta tecnología se debe a su estándar abierto y a su uso asociado a los teléfonos celulares, que pueden funcionar como lectores.
En nuestro país, una de las sedes gubernamentales que utiliza estos códigos es el SAT, como herramienta para almacenar información. De esta manera, el código bidimensional permite albergar toda la información que se requiera para identificar plenamente al contribuyente. Con este servicio que nos ofrece el SAT por medio de la tecnología, no es necesario que el contribuyente disponga de un equipamiento especial, su desarrollo no es costoso y se alberga toda la información requerida. Además, la captura es instantánea y te la puede hacer cualquier agente del fisco, validándose la consistencia de los datos.
Beneficios y Obligaciones de la Facturación Electrónica
Ventajas de la Factura Electrónica
- Reducción de tiempos en procesos administrativos.
- Rapidez y seguridad en el intercambio de información.
- Mejor servicio al cliente.
- Mejora la precisión de la información.
- Agiliza la interacción cliente - proveedor aprovechando el intercambio electrónico de facturas.
Ahorro en costos administrativos y de oficina:
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- Reducción en volumen de papeleo, correo, fax y otros gastos fijos.
- Mejor utilización de espacios físicos.
- Evita recaptura de la información.
- Reducción de tiempos de edición y remisión.
Reducción en tiempos operativos:
- Ciclo de resurtido y facturación.
- Envío de reporte mensual.
Obligaciones del Contribuyente
Los contribuyentes que opten por emitir Facturas Electrónicas, deberán enviar un reporte mensual al SAT (solo CFD) que contenga la información de todas las facturas que emitieron a sus clientes.
Es necesario que los contribuyentes conserven y registren en su contabilidad los comprobantes fiscales digitales que emitan. El registro en su contabilidad deberá ser simultáneo al momento de la emisión de los comprobantes fiscales digitales. Los comprobantes fiscales digitales, así como los archivos y registros electrónicos de los mismos, se consideran parte de la contabilidad del contribuyente, quedando sujetos a lo dispuesto en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación.
Los contribuyentes que decidan emitir Facturas Electrónicas deberán proporcionar a sus clientes en documento impreso el comprobante electrónico cuando así les sea solicitado. (Fundamento legal: Artículo 29 fracción IV del Código Fiscal de la Federación).
Se deberá proporcionar mensualmente al Servicio de Administración Tributaria, a través de medios electrónicos, la información correspondiente a las Facturas Electrónicas que se hayan expedido con los folios asignados utilizados en el mes inmediato anterior a aquél en que se proporcione la información. Consulte la sección de reporte de movimientos al SAT para obtener más información. (Fundamento legal: Artículo 29 fracción III inciso c. Cambios de las versiones de los comprobantes las cuales quedarán; 2.2 para CFD y 3.2 para CFDI).
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