En el sistema fiscal de los Estados Unidos, existen varios números de identificación esenciales que facilitan la administración de las leyes tributarias. Comprender la función y el propósito de cada uno es fundamental para individuos y entidades de negocios, tanto nacionales como extranjeras.
¿Qué es un Número de Identificación del Contribuyente (TIN)?
Un número de identificación del contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés) es un número de identificación utilizado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) en la administración de las leyes tributarias. Lo emite la Administración del Seguro Social (SSA) o el IRS. Debe proporcionar un TIN en las declaraciones de impuestos, certificaciones y otros documentos relacionados con los impuestos.
Número de Identificación del Empleador (EIN) o Identificación Fiscal Federal
El Número de Identificación del Empleador (EIN) también se conoce como un número de identificación para el impuesto federal y se utiliza para identificar una entidad de negocios. Es casi imposible administrar un negocio en Estados Unidos sin tener un número de identificación fiscal federal. Lo necesitarás para pagar a tus empleados, reclamar beneficios o hacer la declaración de impuestos.
La identificación fiscal federal es un número único de 9 dígitos, asignado por el IRS, que identifica a tu compañía como negocio que opera en Estados Unidos. Es como el número de Seguro Social personal, en el sentido de que cada negocio obtiene uno y no hay dos iguales.
Identificación Fiscal Federal versus el EIN: Nombres Intercambiables
En pocas palabras, el número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) es lo mismo que la identificación fiscal federal; los nombres son intercambiables. Otras veces, es posible que te encuentres con un acrónimo o nombre distinto para referirse a este. Por ejemplo, a veces se le llama número de identificación del contribuyente o TIN (por sus siglas en inglés). Y también se conoce como número de identificación federal del empleador, o FEIN.
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Un EIN, también conocido como identificación fiscal federal, sirve para identificar específicamente a entidades comerciales con fines impositivos.
¿Mi negocio necesita un número de identificación fiscal federal?
Por lo general, sí. Necesitarás un número de identificación fiscal federal si quieres solicitar una cuenta de cheques para negocios o un préstamo. Según el IRS, los negocios también necesitan tener una identificación fiscal federal si:
- tienen empleados;
- operan como corporación, sociedad o compañía de responsabilidad limitada;
- presentan cualquiera de las siguientes declaraciones de impuestos: nómina, artículos de uso y consumo, alcohol, tabaco o armas de fuego;
- retienen impuestos sobre los ingresos que se paguen a extranjeros no residentes;
- tienen un plan Keogh;
- participan con ciertos tipos de organizaciones, incluyendo, entre otras, fideicomisos, patrimonios, organizaciones sin fines de lucro, cooperativas de agricultores y administradores de planes.
Las entidades comerciales que requieren una identificación fiscal federal incluyen:
- Corporaciones S
- Corporaciones C
- Compañías de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés)
- LLC de un miembro único
- LLC de múltiples miembros
- Organizaciones sin fines de lucro
- Negocio de propietario único con empleados
Algunos contratos de fideicomiso también podrían requerir una identificación fiscal federal. La mayoría se reportan bajo el Número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) de uno de los fideicomisarios, pero algunas personas y familias con un fideicomiso podrían optar por la opción de usar un EIN. Las cuentas patrimoniales (generalmente establecidas tras el fallecimiento de una persona para la distribución de activos) también necesitarán una identificación fiscal federal, que no sea la misma que el SSN del difunto. El EIN también lo utilizan los caudales hereditarios y fideicomisos que tienen ingresos que deben declarar en el Formulario 1041, Declaración del impuesto sobre los ingresos para caudales hereditarios y fideicomisos estadounidenses.
Aunque tu negocio esté exento de impuestos, tendrás que solicitar un EIN. Durante el proceso de solicitud de la identificación fiscal federal, los negocios exentos de impuestos tendrán 3 años para demostrar su estado.
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Necesitarás una identificación fiscal federal si estás lanzando un negocio que va a contratar empleados, operar como una corporación o sociedad o requerir una entidad fiscal independiente.
¿Cómo solicito una identificación fiscal federal?
Una vez que determines que necesitas una identificación fiscal para un negocio, trabajarás con el IRS para conseguirla. Puedes hacer la solicitud por Internet a través del sitio web del IRS. Si prefieres no compartir información confidencial por Internet, también puedes descargar e imprimir el Formulario SS-4, y enviarlo por fax o por correo postal.
La identificación fiscal federal es gratuita, así que intenta evitar los sitios web que te pidan dinero por conseguir un EIN.
Para hacer la solicitud por Internet, sigue estos 3 pasos:
- Asegúrate de que tu negocio califique. Para calificar para una identificación fiscal federal, tu negocio debe operar dentro de Estados Unidos. Como propietario del negocio que solicita el EIN, debes tener un número de identificación fiscal válido, como un número de Seguro Social o de identificación personal del contribuyente. Consulta la lista de arriba para ver si tu negocio califica para una identificación fiscal federal.
- Solicita solo 1 identificación fiscal federal (o EIN) por día. No está permitido solicitar más de 1 identificación fiscal federal por día. Si eres la única persona que hace la solicitud, se te considerará la parte responsable del negocio. La parte responsable es la persona que controla o es propietaria de la entidad comercial y mantiene el mayor control sobre las decisiones comerciales.
- Recibe tu identificación fiscal federal. Si has enviado tu solicitud con toda la información requerida por Internet, deberías recibir una respuesta del IRS en poco tiempo. Puedes ver, descargar, guardar e imprimir el aviso de confirmación (donde se incluye tu número) directamente desde el sitio web del IRS. Si envías la solicitud por fax o correo postal, es posible que tengas que esperar 4 o 5 semanas. Puedes empezar a usar la identificación fiscal federal en cuanto la recibas.
Consideraciones especiales para entidades extranjeras que solicitan un EIN
Las entidades extranjeras que no son individuos (o sea, sociedades anónimas extranjeras, etc.) y que tienen el requisito de tener un Número de Identificación del Empleador (EIN) federal, para reclamar la exención de la retención de impuestos conforme a un tratado tributario (que se reclama en el Formulario W-8BEN), tienen que enviar un Formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación Patronal al Servicio de Impuestos Internos para solicitar tal EIN.
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Dichas entidades extranjeras que presentan el Formulario SS-4 con el propósito de obtener un EIN para así reclamar la exención del tratado tributario y que de otra manera no tendrían la obligación de presentar una declaración del impuesto federal estadounidense, ni una declaración del impuesto sobre la nómina, ni una declaración del impuesto sobre el uso y consumo, deben cumplir las siguientes instrucciones especiales al completar el Formulario SS-4:
- Al completar la línea 7b del Formulario SS-4, el solicitante deberá escribir "N/A" en la casilla que pide el SSN o el ITIN, a menos que el solicitante ya tenga un SSN o ITIN.
- Si las preguntas 11 a 17 del Formulario SS-4 no se aplican al solicitante porque no tiene ningún requisito de presentar la declaración del impuesto estadounidense, deberá anotar "N/A" en dichas preguntas.
La entidad extranjera que complete el Formulario SS-4 de la manera descrita anteriormente, debe estar registrada con el IRS como una entidad que no tiene la obligación de presentar ninguna declaración del impuesto estadounidense. Sin embargo, si la entidad extranjera recibe una carta del IRS solicitándole presentar una declaración de impuestos, la entidad extranjera debe responder a la carta inmediatamente, manifestando que no tiene el requisito de presentar ninguna declaración del impuesto estadounidense. El no responder a la carta del IRS podría resultar en una evaluación para la determinación del impuesto por el IRS contra la entidad extranjera. Para agilizar la emisión de un EIN para una entidad extranjera, por favor llame al 267-941-1099.
Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN)
Un ITIN, o Número de Identificación Personal del Contribuyente, es un número utilizado para el trámite de los impuestos, disponible únicamente para ciertos extranjeros residentes y no residentes, sus cónyuges y dependientes que no pueden obtener un número de Seguro Social (SSN).
Cómo obtener un ITIN
Para obtener un ITIN, debe completar el Formulario W-7(SP), Solicitud de Número de Identificación Personal del Contribuyente del Servicio de Impuestos Internos. El Formulario W-7(SP) requiere documentación que comprueba la condición de extranjero y la verdadera identidad de cada persona.
Usted puede enviar la documentación por correo junto con el Formulario W-7(SP) a la dirección indicada en las Instrucciones para el Formulario W-7(SP), entregarlos en persona en una oficina del IRS que atiende a los contribuyentes en persona, o tramitar su solicitud a través de un Agente tramitador autorizado por el IRS. Los agentes tramitadores son entidades (universidades, instituciones financieras, bufetes de contadores, etc.) que el IRS ha autorizado para ayudar a los solicitantes a obtener sus ITIN. Las nuevas normas referentes a los Formularios W-7(SP)/ITIN fueron emitidas el 17 de diciembre de 2003.
Número de Seguro Social (SSN)
Las personas extranjeras que sean personas físicas deben solicitar un número de Seguro Social (SSN) si tienen el derecho de hacerlo, en el Formulario SS-5-SP de la Administración del Seguro Social. Para ello, tendrá que completar el Formulario SS-5-SP, Solicitud para una tarjeta de Seguro Social. También debe proporcionar prueba de su identidad, edad y ciudadanía estadounidense o el estado de extranjero legal.
Otros Números de Identificación Fiscal
Número de Identificación del Preparador de Impuestos (PTIN)
A partir del 1 de enero de 2011, si usted es un preparador de impuestos remunerado tiene que utilizar un Número de Identificación del Preparador de Impuestos (PTIN) válido en las declaraciones que prepara. El uso del PTIN ya no es opcional. Si usted no tiene un PTIN, debe obtener uno utilizando el nuevo sistema de inscripción del IRS. Incluso si usted tiene un PTIN, pero lo recibió antes del 28 de septiembre de 2010, debe solicitar un PTIN nuevo o renovado, utilizando el nuevo sistema. Si toda su información de autenticación concuerda, tal vez se le emita el mismo número. Si no desea solicitar el PTIN en línea, utilice el Formulario W-12, Solicitud de número de identificación del preparador de impuestos remunerado del IRS.
Número de Identificación del Contribuyente para Adopciones (ATIN)
Se utiliza el Formulario W-7A, Solicitud de número de identificación del contribuyente para adopciones pendientes en los Estados Unidos para solicitar un ATIN.
Resumen de Números de Identificación Fiscal
| Acronimo | Nombre Completo | Uso Principal | Quién lo emite | Formulario Principal |
|---|---|---|---|---|
| TIN | Número de Identificación del Contribuyente | General para la administración tributaria | IRS o SSA | - |
| SSN | Número de Seguro Social | Identificación personal para trabajo y beneficios | SSA | SS-5-SP |
| EIN | Número de Identificación del Empleador / Identificación Fiscal Federal | Identificación de entidades de negocios, patrimonios y fideicomisos | IRS | SS-4 |
| ITIN | Número de Identificación Personal del Contribuyente | Procesamiento de impuestos para extranjeros que no pueden obtener un SSN | IRS | W-7(SP) |
| ATIN | Número de Identificación del Contribuyente para Adopciones | Para adopciones pendientes en EE. UU. | IRS | W-7A |
| PTIN | Número de Identificación del Preparador de Impuestos | Para preparadores de impuestos remunerados | IRS | W-12 |