Eliminar o borrar movimientos te permite retirar registros que ya no son necesarios o que fueron capturados de forma incorrecta dentro del sistema Aspel COI. Esta opción es útil cuando necesitas mantener tu información contable ordenada, actualizada y libre de errores que puedan afectar tus reportes o procesos administrativos. Al realizar esta acción, puedes conservar un mejor control sobre tus movimientos y asegurar mayor precisión en tu información financiera.
Proceso para Borrar Movimientos o Pólizas
- Para borrar movimientos, ingresa a la ruta: Herramientas, y selecciona Borrado de movimientos.
- Importante: antes de realizar este proceso, se recomienda generar un respaldo de la base de datos, especialmente de las pólizas, para contar con una copia de seguridad en caso de que necesites recuperar información posteriormente.
- Al ingresar, el sistema mostrará un mensaje de aviso. Da clic en el botón Aceptar.
- Después, se desplegará un mensaje informativo indicando que el proceso se realizó correctamente.
Consideraciones para la Póliza de Cierre del Ejercicio
La póliza de cierre puede eliminarse como cualquier otra póliza; sin embargo, al tratarse de un período especial, se recomienda validar previamente que no existan procesos posteriores que dependan de ella.
Es importante saber que el sistema COI por omisión mostrará el número secuencial que le corresponda al generar una nueva póliza considerando el tipo de póliza, aun cuando estas sean eliminadas.
Configuración de Pólizas en Aspel COI
Configurar las pólizas en los parámetros del sistema te permite definir cómo se registrarán automáticamente los movimientos contables dentro de la empresa. Esta configuración facilita el control de la información financiera, ayuda a mantener un registro ordenado y evita errores en los procesos contables. Puedes realizar este ajuste al comenzar a utilizar el sistema o cuando necesites modificar la forma en que se generan las pólizas.
Pasos para Configurar las Pólizas
- Para configurar las pólizas, ingresa a la ruta: Configuración, te diriges a Parámetros del sistema y haz clic en Pólizas.
- El sistema mostrará una ventana donde podrás configurar los siguientes apartados:
Opciones de Configuración de Pólizas
- Captura de pólizas:
- Número secuencial: Si habilitas esta casilla, al crear una póliza el sistema asignará automáticamente un número consecutivo de acuerdo con el tipo de póliza. Si deshabilitas esta opción, deberás capturar manualmente el número de la nueva póliza.
- Folio único: Esta opción solo estará disponible cuando la casilla número secuencial esté habilitada. Si activas esta opción, el sistema asignará automáticamente un folio único, sin importar el período al que pertenezca la póliza. Si la desactivas, el folio se asignará según la configuración del consecutivo por período.
- Sin decimales: Al habilitar esta casilla, el sistema no considerará los decimales capturados en las pólizas durante los cálculos y procesos. Al deshabilitarla, podrás capturar importes con decimales en las columnas debe y haber, hasta 15 dígitos incluyendo el punto decimal.
- Contabilizar en línea:
- Habilitado: Al guardar las pólizas, el sistema actualizará automáticamente los saldos de las cuentas utilizadas.
- Deshabilitado: Al guardar las pólizas, los saldos no se actualizarán automáticamente. Para reflejar los cambios, deberás ejecutar el proceso de contabilización.
- Alta de cuentas en pólizas: Permite crear cuentas contables desde la captura de pólizas, siempre que la cuenta sea de detalle.
- Guardar pólizas no cuadradas: Permite guardar pólizas aunque existan diferencias entre el debe y el haber. Cuando el sistema detecta pólizas no cuadradas, las mostrará en color rojo dentro de la consulta de pólizas para facilitar su identificación.
- Cuenta de cuadre: Define la cuenta contable que el sistema utilizará para cuadrar automáticamente las pólizas. Considera que esta cuenta debe ser de detalle.
- Mes de ajustes después de: Si tu cierre fiscal corresponde al mes de diciembre, al crear el siguiente período el sistema generará automáticamente un mes de ajuste.
Configuración y Generación de Pólizas Dinámicas
En este catálogo aparecen las plantillas en formato Excel para la generación de las pólizas dinámicas con las cuales se podrá generar la póliza a partir de un CFDI. Se debe revisar que estén asignadas las cuentas contables de IVA y banco que corresponda (cuentas que no van a cambiar).
Lea también: IVA 21% Excel
Cada póliza dinámica está integrada por etiquetas tales como: <FECHA>, <SERIE>, <RFC_EMISOR>, <SUBTOTAL>, <IVA_RET>, <TOTAL> entre otras; mediante las cuales se integra la información en las partidas de las pólizas.
Opciones de Póliza Dinámica
- Indicar la categoría de un archivo: Si habilitas esta opción, podrás asignar una categoría al archivo relacionado mediante el proceso de póliza dinámica.
- Asociar el CFDI a todas las partidas: Si habilitas esta opción y agregas un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que no corresponda a un comprobante de pago, el sistema asociará el comprobante a todas las partidas de la póliza dinámica. Si la opción está deshabilitada, deberás realizar la asociación manualmente según corresponda.
Generación de Póliza Dinámica desde CFDI
Para generar una póliza dinámica, se deben ubicar y seleccionar uno o más de los CFDI’s que conformarán la póliza y arrastrarlos hacia la ventana de captura de la póliza en Aspel COI.
Al seleccionar la opción Concentrado, se generarán las partidas referentes al tipo de póliza y en una sola partida se agregará la información de todos los XML seleccionados o arrastrados. Automáticamente, creará la póliza cumpliendo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica, agregando la información del folio fiscal en la partida de la póliza de la que cuenta que se haya configurado previamente.
Lea también: Guía IVA reducido
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?