El alquiler de maquinarias es una práctica muy frecuente hoy en día en empresas que carecen o no poseen las maquinarias necesarias para llevar a cabo ciertas actividades específicas, temporales o proyectos nuevos. Para aprovechar al máximo sus ventajas, es necesario contar con una gestión financiera efectiva.
Principios Contables Generales para el Alquiler
Los gastos se contabilizan por su naturaleza, sea constructora, inmobiliaria o lo que sea. Por lo tanto, según lo expuesto, los arrendamientos se contabilizan en la cuenta pertinente (621). La cuenta 621 en el plan contable se destina a los arrendamientos. Es importante categorizar este gasto de manera precisa en tu sistema contable.
Deducción Fiscal del Alquiler de Maquinaria
El alquiler de maquinaria constituye un gasto deducible para efectos tributarios, por lo que es necesario que se registre correctamente en la contabilidad de la empresa. Sabemos que el entramado fiscal es complejo, por lo que es necesario que comprendas cuáles son los gastos deducibles para que así maximices los beneficios fiscales de tu empresa.
Para que el alquiler sea totalmente deducible, debe estar vinculado a las actividades comerciales de tu empresa. Para asegurar una correcta deducción, es fundamental seguir ciertas pautas:
- Registro adecuado: Asegúrate de mantener un registro detallado de todas las transacciones relacionadas con el alquiler de la sala de reuniones. Esto incluye facturas, recibos y cualquier otro documento que respalde el gasto.
- Documentación justificativa: Conserva todos los comprobantes de pago y contratos de alquiler asociados con la sala de reuniones. Guarda una documentación exhaustiva que respalde estos pagos, incluyendo facturas detalladas y contratos de alquiler. Esta deducción puede ser clave para optimizar la carga tributaria de tu empresa.
- Consultoría con un profesional fiscal: Considera la posibilidad de consultar a un asesor fiscal para asegurarte de que estás aprovechando todas las deducciones fiscales disponibles y cumpliendo con las regulaciones fiscales vigentes.
Distinción entre Arrendamiento Operativo (Renting) y Financiero (Leasing)
Si estás buscando la mejor financiación para dotar a tu empresa o negocio con el equipamiento necesario, lo más probable es que ya conozcas acerca del arrendamiento operativo o renting y del arriendo financiero o leasing para financiar las necesidades de tu empresa. En esta ocasión, nos centraremos en los aspectos contables de ambos.
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Arrendamiento Operativo o Renting
En el arrendamiento operativo, lo importante es que ese usufructo es temporal, el arrendatario no está pagando ni amortizando, de ninguna manera, la propiedad del bien, paga solo por su utilización temporal y, al finalizar el contrato, el bien regresará al control de la contraparte. Si se cumplen las características anteriormente expuestas, este contrato se entiende como un gasto corriente y, por lo tanto, el bien arrendado se considera como fuera del balance contable. En el renting, no se activa el bien, las cuotas van a gasto directamente (cuenta 621), y no suele haber opción de compra.
Arrendamiento Financiero o Leasing
Un arrendamiento financiero es un contrato mediante el cual una empresa (arrendataria) adquiere el derecho a usar un bien a cambio de pagos periódicos, con la opción de compra al final del contrato. Por su parte, el arrendamiento financiero o leasing es un contrato en el cual una entidad financiera pone a disposición del arrendatario el bien solicitado y se entiende que el canon de arrendamiento amortiza el valor de mercado más intereses del bien en cuestión.
Según el Plan General de Contabilidad (PGC), el arrendamiento financiero se contabiliza como una adquisición de inmovilizado con deuda asociada. El bien arrendado aparece en el activo no corriente, dentro del inmovilizado material. Sí, los intereses incluidos en las cuotas se contabilizan como gasto financiero (cuenta 662) y, por tanto, suelen ser deducibles fiscalmente. Aunque el bien se haya registrado como inmovilizado desde el inicio, si no se ejerce la opción de compra, se debe dar de baja el activo y ajustar la contabilidad.
Contabilización Específica del Alquiler de Maquinaria
Ejemplo de Arrendamiento Operativo (Renting) como Arrendatario
El alquiler de maquinaria, cuando no es el objeto principal de la actividad, está sujeto a retención. Veamos ahora un ejemplo práctico, de retención por alquiler de bienes muebles, desde el punto de vista del arrendatario.
Una empresa alquila maquinaria a otra empresa de su grupo, por un importe que de acuerdo con valor de mercado asciende a 1.000 Euros mensuales. Determinar las consecuencias fiscales para el arrendatario de esta operación:
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El arrendador expedirá la factura de acuerdo al siguiente esquema:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Alquiler de maquinaria | 1.000 Euros |
| IVA 21% | 210,00 Euros |
| Retención IRPF 19% | 190,00 Euros |
| Importe a pagar | 1.020,00 Euros |
El asiento contable de alquiler de bienes muebles para el arrendatario será el siguiente:
- DEBE: (621) Alquiler de Maquinaria 1.000,00
- DEBE: (472) IVA soportado 210,00
- HABER: (4751.2) Retenciones capital Mobiliario 190,00
- HABER: (410) Acreedores por alquileres 1.020,00
Podríamos utilizar también una subcuenta específica de la cuenta 410, para reconocer que es con una empresa del grupo o vinculada.
Importante: El arrendatario deberá ingresar trimestral o mensualmente, según proceda el importe de la retención en el modelo 123, NO en el modelo 115.
Ejemplo de Arrendamiento Operativo (Renting) como Arrendador
Por su parte, la empresa que ha realizado el servicio debe de contabilizarlo dentro de sus ingresos de la siguiente forma:
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- DEBE: (440.1) Deudores por alquileres 1.0020,00
- HABER: (759) Ingresos por prestación de servicios diversos 1.0000
- HABER: (477) IVA repercutido 210,00
- HABER: (473.1) Retenciones capital Mobiliario 190,00
Además, en este supuesto hemos utilizado la cuenta 440. Deudores, porque no se trata de la actividad principal de la empresa, y por eso no utilizamos la cuenta 430.
Ejemplo de Arrendamiento Financiero (Leasing) como Arrendatario
Aprende a contabilizar un arrendamiento financiero según el PGC, con ejemplos, asientos contables y diferencias frente al renting. Supongamos que una empresa firma un contrato de leasing financiero para adquirir una máquina valorada en 30.000 €, a pagar en 5 cuotas anuales de 6.800 €, con un interés implícito total de 4.000 €.
El asiento contable inicial para la adquisición de la máquina sería:
- DEBE: (213) Maquinaria 30.000 €
- HABER: (524) Acreedores arr.
Claves para Entender las Retenciones (Cuenta 475 vs. 473)
Me gustaría indicaros alguna regla, para que sepáis con total seguridad cuando la retención es la cuenta 475 y cuando es la cuenta 473, porque los estudiantes y algunos contables se “lían”, y es por falta de práctica o de reflexión. En definitiva, el asiento de retenciones por servicios contendrá la cuenta 475 o la cuenta 473, dependiendo del punto de vista de quién esté contabilizando, el que recibe el servicio (475) o el que lo ha ejecutado (473).
Cuenta 475: Hacienda Pública Acreedora por Retenciones
Todas las retenciones que supongan un pago inmediato a la Hacienda son cuenta 475, y siempre van ligadas con la cuenta 410, porque son retenciones que descontamos de los pagos, y los pagos se los hacemos a los proveedores o acreedores. Esta cuenta refleja la obligación de pagos de tributos como el IVA y el IRPF. En la subcuenta 4751 (“Hacienda Pública acreedora por retenciones”) se incluyen las retenciones practicadas a sujetos pasivos que tendremos que ingresar en Hacienda. Nosotros somos meros intermediarios, de tal forma que lo que dejamos de pagarle a quién nos ha prestado del servicio (ya sea trabajador, arrendador, profesional, etc) lo ingresamos en Hacienda.
Cuenta 473: Hacienda Pública Retenciones Soportadas
Todas las retenciones que van al Debe suponen un derecho para descontar de pagos futuros a Hacienda. Por lo tanto, las retenciones de la cuenta 473, son las que nos hacen a nosotros, desde el punto de vista del cliente o deudor, y suponen una detracción del cobro que vamos a tener porque digamos están anticipando el pago de impuestos a Hacienda. Importante: La cuenta 473 no puede tener saldo al cierre del ejercicio, se debe de saldar con cargo a la 4752 H. Publica Acreedora por IS, o bien igualmente con cargo a la cuenta 4709 Hacienda Publica Deudora por s impuestos.
Consideraciones Adicionales sobre Retenciones
Generalmente, el tipo de retención utilizado es el 19%. Se utiliza la base que es la suma de todas las cantidades que se suma al inquilino. Normalmente, es una cantidad fija que no se desglosa en factura. Y el cálculo de la retención se hace antes de impuestos (como el IVA).
Consecuencias de una Contabilización Incorrecta
Tendremos una contabilidad que no refleja la imagen fiel de la empresa y que nos hará incurrir en errores en las liquidaciones fiscales correspondientes y por tanto en situaciones sancionables por la Agencia Tributaria. Los errores en las retenciones son calificados según la Ley General Tributaria y pueden ser leves o graves. En general, si no se es reincidente se suele sancionar con el 50% de la cuota dejada de ingresar.
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