¿Quieres descubrir la clave para tomar decisiones financieras sólidas y mantener el control de tu empresa? Los libros de contabilidad son mucho más que simples registros de ingresos y gastos. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio. La contabilidad es el instrumento que permite registrar toda la actividad económica que realiza una empresa.
Dentro de esta, los libros contables sirven para ordenar y archivar toda la información generada, de forma que, por una parte, la empresa lleve un control de su situación y tome así las mejores decisiones, y por otra, cumpla con sus obligaciones normativas. Para mantener registros precisos, se deben considerar las operaciones de la empresa y generar estados financieros. Estos datos ayudarán a la gerencia a tomar decisiones sobre la empresa.
Fundamentos y Obligatoriedad de los Libros Contables
El Código de Comercio establece que todo empresario, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a su actividad, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones. Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil.
La Ley del Impuesto de Sociedades indica que los contribuyentes obligados a presentar este impuesto deberán gestionar su contabilidad de acuerdo al Código de Comercio o las normas por las que se rijan. Por tanto, las sociedades mercantiles están obligadas a llevar los libros contables.
En cuanto a los autónomos, no tienen la obligación de llevar los libros contables ni los que pertenecen al régimen de módulos ni los de estimación directa simplificada. Sin embargo, los autónomos adscritos al régimen de estimación directa normal sí están obligados a la llevanza de los libros contables, aunque no a legalizarlos en el Registro Mercantil (pueden hacerlo voluntariamente).
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Tipos de Libros Contables Esenciales
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios. Como has visto, los libros de contabilidad son muy importantes para las empresas y para cumplir con los aspectos legales correspondientes.
Libros Contables Obligatorios
El Código de Comercio obliga a llevar dos libros contables:
- El libro diario: En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos. En el libro diario el empresario deberá anotar, por orden cronológico, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial. Se realiza uno por cada ejercicio económico. También puede realizarse anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes.
- El libro de inventarios y cuentas anuales: Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. Por su parte, el libro de inventarios y cuentas anuales se abre con el balance inicial detallado de la empresa (primer estado contable), transcribiendo con una periodicidad al menos trimestral -con sumas y saldos- los balances de comprobación (segundo estado contable). En él han de asentarse anualmente el inventario de cierre del ejercicio (tercer estado contable) y las cuentas anuales (último estado contable).
Libros Contables Voluntarios
Además de estos dos libros de llevanza obligatoria, las empresas podrán llevar, de forma voluntaria, otros libros y registros según el sistema contable que hayan adoptado o la naturaleza de su actividad.
- El libro mayor: El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio. Aunque no es de presentación obligatoria, resulta muy útil para el control de los ingresos y gastos diarios de la empresa. En él se registran, también cronológicamente, todas las operaciones incluidas en el libro diario, en formato debe y haber, pero con un mayor grado de detalle. Cada página del libro mayor se reserva para cada una de las cuentas contables de la empresa, señalando en cinco columnas la fecha, el concepto, el debe, el haber y el saldo.
- Los libros auxiliares: Te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Pueden ser, entre otros, libros de caja, de bancos, de clientes y de proveedores. Por ejemplo, en el libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
Resumen de Libros Contables
| Tipo de Libro Contable | Obligatorio / Voluntario | Propósito y Contenido Principal |
|---|---|---|
| Libro Diario | Obligatorio | Registro cronológico de todas las operaciones diarias de la empresa (asientos contables). |
| Libro de Inventarios y Cuentas Anuales | Obligatorio | Balance inicial detallado, balances de comprobación trimestrales, inventario de cierre y cuentas anuales. Contiene la información económico-financiera desde el inicio. |
| Libro Mayor | Voluntario | Registro cronológico de todas las operaciones del Libro Diario, con mayor detalle (debe y haber) por cada cuenta contable. |
| Libros Auxiliares | Voluntario | Facilitan la gestión financiera y económica (ej. de caja, bancos, clientes, proveedores). |
Criterios de Contabilización para Libros y Revistas
Para la doctrina contable en este tema nos encontramos ante una disyuntiva estratégica de considerar los libros y revistas como gasto o como inversión, susceptible de capitalización, como inmovilizado. Hay una corriente minoritaria que tiende a su consideración como gasto del ejercicio en lugar de la adquisición de un activo.
Si consideramos la adquisición de libros como una inversión en el inmovilizado, tal como hace el Plan General de Contabilidad Pública español, la razón fundamental será su trascendencia a futuros ejercicios económicos. En una Academia, podria considerarse la misma similitud que en cualquier empresa comercial-industrial. Considerar esas compras como "utillaje", dentro del Inmovilizado. Es decir, elementos de escasa cuantia, pero que cumplen en cuanto a funcionalidad, los mismos criterios de cualquier inmovilizado: Destinados a la producción o administración de la empresa, mediante utilización o uso plurianual. Esa seria pa mi la explicación que Hacienda estaria dando a este caso.
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Clasificación Contable y Amortización
La razón es que esas facturas de libros (todas menores de 100 Euros) no son gasto del ejercicio sino inmovilizado. Por lo tanto, cabria la posibilidad de incluir las compras en la cuenta 214.Utillaje, porque en alguna hay que hacerlo. Y procederia a su amortizaciones (como gastos), conforme al criterio que ya se señala en el NPGC pa este tipo de inmovilizados. Osea que gasto es, solo que diferido, conforme a un proceso de regularización, que se podria largar "eternamente", como libros que son.
Por ello, casi seria mejor, incluirlo en la cuenta 219.Otro inmovilizado material, en donde no se precisa regularizaciones, sino simplemente aplicar como gasto el cuadro de amortización fiscal. Pa estar seguro, yo preguntaria al inspector si estaria conforme con la aplicación de amortizaciones según tablas oficiales, dentro de esta cuenta. Por si acaso.
Ahora bien, aquí cabria otra posibilidad, y es la de aplicar la amortización acelerada (como si fuese un gasto del ejercicio), si cumple las condiciones del art.12 3.e) de la Ley del impuesto actual 27/2014 (a partir 2015). Si estás pasando una inspección, me figuro que seria con los criterios de la anterior legislación, que aún era mas "benigna" en cuanto a la consideración de las amortizaciones aceleradas.
Libros y Revistas Electrónicos: Un Nuevo Desafío
Un problema que nace con la economía digital es la suscripción de bases de datos y revistas electrónicas en lugar de impresas en papel. Llegado a este punto es imprescindible realizar unas reflexiones respecto a los equipamientos bibliotecarios, que ya ofrecen servicios sin necesidad de acudir a sus instalaciones. Hago aquí un modesto homenaje a nuestros serviciales bibliotecarios, que han pasado en unos años de ser gestores de libros a gestores de información.
La riqueza bibliotecaria futura se fundamentará en el potencial para acceder a la documentación electrónica y no en los grandes depósitos, como hasta ahora. Las universidades deberán contratar costosas licencias, emprender trabajos de digitalización y disponer de potentes servidores de información, así como atender los nuevos hábitos sociales de estudio y lectura con horarios distintos a los actuales.
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Estas bibliotecas digitales utilizan licencias de uso de los recursos informáticos que nos permiten el acceso a los textos de esas revistas, por un plazo variable según el editor, con un mínimo de un año. Si la licencia es anual, podríamos estar en presencia de un gasto y no de una inversión en inmovilizado inmaterial, salvo que el acceso fuese plurianual. Entonces, al igual que ocurre con las licencias de uso de software, podrían ser consideradas como inversión respecto a la primera cuota satisfecha y como gasto las posteriores.
Legalización y Conservación de los Libros Contables
El Código de Comercio especifica que todos los libros contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, superposiciones, tachaduras ni raspaduras. Tampoco podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley, el Reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.
La legislación señala que los empresarios deben llevar los libros obligatorios al Registro Mercantil de su domicilio antes de su utilización, para ponerles en cada una de sus hojas el sello de Registro y evitar así modificaciones posteriores. Históricamente, este trámite se realizaba manualmente, pero desde la aprobación de la Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, los libros se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses desde la fecha del cierre del ejercicio.
En pequeñas empresas, habitualmente son los propios empresarios los encargados de confeccionar y presentar los libros en el Registro Mercantil; en empresas de mayor tamaño, es una tarea que compete al director financiero y al departamento de contabilidad.
Además, los libros y demás documentación referida al negocio deberán conservarse, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.