Los seguros son un elemento fundamental para cubrir los riesgos de una empresa. A través de las pólizas de seguro, las organizaciones pueden protegerse contra una variedad de eventos adversos que podrían afectar sus activos, ingresos y operaciones. Y cuando se produce un siniestro, por muy desastroso que sea este, mitiga en cierto modo las consecuencias negativas. Comprender cómo contabilizar los contratos de seguro, especialmente en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), es crucial para una correcta gestión financiera y fiscal.
El IVA en los Seguros: Exención y Primas
El IVA es algo que todos los ciudadanos deben pagar al adquirir determinados productos y servicios; sin embargo, al hablar de seguros es importante saber que estos se encuentran exentos de IVA. Una vez que se firma el contrato con la aseguradora, se empieza a realizar el pago de las primas (bien sea secuencial o prima única). Cuando se realizan estos pagos, la aseguradora hace entrega de un recibo, el cual es el que certifica que el tomador del seguro realmente está cumpliendo con su responsabilidad y por ende, tiene todo el derecho de reclamar los beneficios garantizados por la aseguradora.
A pesar de la exención general del IVA en seguros, existe un impuesto específico sobre las primas.
Este es un impuesto que se aplica en las primas a pagar de los seguros (ips seguros). Este impuesto puede ser aplicado en su totalidad en caso de que el seguro sea de prima única (un solo pago) o fraccionado, en caso de que sea un seguro de primas fraccionadas (pagos en partes o mensuales). El impuesto sobre primas de seguros es algo que se encuentra en varios tipos de seguros, ya que así lo establece artículo 12 de la Ley 13/1996. Sin embargo, esta misma Ley establece que en algunos tipos de pólizas este impuesto no debe ser aplicado.
Contabilización de seguros pagados por anticipado
Cuando realizamos el pago anticipado de una póliza de seguro, ya sea de automóviles, gastos médicos o edificios, se deberán conciliar el importe devengado contra la cuenta de “seguros y fianzas” en el estado de resultados y el importe pendiente de amortizar contra la cuenta de activo en el balance general. Los seguros pagados por anticipado nos generan una partida con diferencias fiscales y contables, por lo que deberá ser conciliado cuando se determine el resultado fiscal del ejercicio. El control de los seguros pagados por anticipado es importante para presentar nuestras cifras de los estados financieros de manera correcta.
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Contabilización de Siniestros y Reparaciones con IVA
Cuando una empresa sufre un siniestro cubierto por un seguro, la contabilización de las reparaciones y la posterior indemnización por parte de la aseguradora requiere un registro cuidadoso, especialmente en lo que respecta al IVA. Entiendo que el Seguro paga directamente al Taller, aún cuando la factura vaya a nombre de la empresa. Desde luego, hay que registrar la factura del Taller, puesto que viene a nombre de la empresa, y además hay que proceder a la deducción del IVA.
Registro de la Factura del Taller
El registro de la factura emitida por el taller se realizaría de la siguiente manera:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 622 | Importe neto reparación | XXX | |
| 472 | IVA Soportado | XXX | |
| 410. Taller | XXX |
Pago del IVA al Taller
Posteriormente, se procede a abonar el IVA correspondiente al taller:
Pagamos el IVA al Taller: 410/570. Se nos quede un pendiente de pago (Base imponible reparación).
Factura a la Compañía de Seguros
Para el importe restante, a fin de cancelar el saldo de la cuenta 410.Taller, no queda más remedio que hacerlo mediante factura al Seguro, ya que hay que realizarlo a través de una cuenta de tráfico o Tesorería. Es decir, un reconocimiento de débito a la Cía. de Seguros. No se puede hacer directamente mediante una cuenta de Gastos (minoración), ni de ingresos (778), puesto que exige una contrapartida. Por lo tanto, factura al canto a la Cía. de Seguros. Y si no la quieres realizar y enviar, al menos reconocerla y registrarla a la vista de la cartita o documento que exista:
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| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 430 | Cía. Seguros | XXX | |
| 778. Ingreso excepcional | XXX |
Compensación de Facturas
Finalmente, se compensan ambas facturas:
Y finalmente, se compensan ambas facturas: 410.Taller á 430.Cia Seguros., por el impòrte neto de la factura de aquel. Que junto con el pago del IVA al Taller, ya señalado: 410/570, la cuenta de éste queda cancelada.
La Indemnización del Seguro
Más allá de las reparaciones directas, el seguro puede implicar una indemnización.
¿Qué es la indemnización del seguro?
La indemnización de un seguro es el pago que realiza una aseguradora al asegurado o a un beneficiario designado cuando ocurre un siniestro cubierto por la póliza. Este mecanismo es fundamental en el sector asegurador, ya que constituye la base sobre la cual se sostiene la promesa de protección ante pérdidas económicas significativas. La finalidad de la indemnización no es generar un beneficio económico para el asegurado, sino más bien restaurar, en la medida de lo posible, la situación financiera que tenía antes del evento. El proceso de indemnización de un seguro comienza cuando el asegurado presenta una reclamación tras sufrir un daño o pérdida. La compañía de seguros entonces evalúa el caso para determinar la validez de la reclamación y el monto compensatorio adecuado según los términos de la póliza. Este proceso incluye la verificación del siniestro, la evaluación de los daños y la comprobación de que las circunstancias del incidente se ajustan a las coberturas acordadas en la póliza.
Cuentas contables relacionadas con la indemnización del seguro
Las cuentas contables relacionadas con la indemnización de los seguros conforme al Plan General Contable son las siguientes:
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- 440 - Deudores por indemnizaciones pendientes de recibir: esta cuenta se utiliza para registrar las cantidades que se esperan recibir como indemnización de seguros, las cuales aún no han sido cobradas. Se activa cuando una empresa tiene derecho a recibir una compensación financiera por parte de una compañía de seguros debido a un siniestro o daño cubierto por una póliza de seguro.
- 778 - Ingresos extraordinarios: esta cuenta contable se emplea para registrar los ingresos que no provienen de la actividad principal de la empresa y que son no recurrentes. En el contexto de las indemnizaciones por seguros, las cuantías recibidas como compensación por daños extraordinarios o por siniestros que exceden las pérdidas ordinarias de operación se consideran ingresos extraordinarios.
Estas dos cuentas son las principales a la hora de contabilizar únicamente la indemnización del seguro. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, dependiendo del uso que se le dé a esta indemnización, se contabilizarán otros asientos. Por ejemplo, en caso de que se produzca un siniestro en uno de los activos de la compañía, se tendrá que dar de baja el activo o reponer por otro en igualdad de condiciones. Por otro lado, si la indemnización se emplea en contratar un servicio para la reparación de algún elemento del continente, se contabilizará el pago por la prestación del servicio (como, por ejemplo, el pago por una rotura de una tubería).
Asientos contables de una indemnización del seguro
| Operación | Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Por la contabilización de la indemnización del seguro | 440. Deudores por indemnizaciones pendientes de recibir | XXX | |
| 778. Ingresos excepcionales | XXX | ||
| Por el cobro de la indemnización | 572. Bancos | XXX | |
| 440. Deudores por indemnizaciones pendientes de recibir | XXX | ||
| Si, en este caso, se declara un siniestro que obliga a dar de baja un elemento de inmovilizado (por ejemplo, un coche), se contabilizará de la siguiente manera: | |||
| Baja de inmovilizado por siniestro | 281. Amortización acumulada del inmovilizado material | XXX | |
| 671. Pérdidas procedentes del inmovilizado material | YYY | ||
| 2XX. Elementos de inmovilizado | XXX + YYY | ||
| En caso de que, simplemente, la indemnización suponga la reparación de alguno de estos elementos, se contabilizará de la siguiente manera: | |||
| Reparación con IVA | 622. Reparaciones y conservación | XXX | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | YYY | ||
| 400. Proveedores | XXX + YYY | ||
Ejemplo de contabilización de la indemnización del seguro
Imaginemos que el 30 de abril de 2X24, una empresa sufre un incendio que daña una de sus máquinas, valorada en 50.000 €, hasta el punto de que queda inservible y deja de funcionar. La aseguradora, tras evaluar el daño, acuerda pagar una indemnización de 40.000 € debido a que la póliza cubre el 80% del valor del activo. El asiento inicial, donde la aseguradora reconoce el siniestro, es el siguiente:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 440. Deudores por indemnizaciones pendientes de recibir | 40.000 € | |
| 778. Ingresos excepcionales | 40.000 € |
En el momento del abono de la indemnización, se contabiliza el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572. Bancos | 40.000 € | |
| 440. Deudores por indemnizaciones pendientes de recibir | 40.000 € |
La empresa, consciente de que la máquina ya ha dejado de funcionar, decide darla de baja. La empresa la adquirió el 15 de marzo de 2X19 y se había previsto una vida útil de 10 años, de los que ya han transcurrido 5. Su coste de adquisición fue de 100.000 €, y no tiene valor residual. Calculamos primero la amortización acumulada por la máquina hasta ese momento. Cada año, se amortiza 10.000 €, de manera que su amortización diaria es de 27,40 €. En 2X19: transcurren 291 días, por lo que acumula una amortización de 7.973,40 €. En 2X20: 10.000 €. En 2X21: 10.000 € En 2X22: 10.000 €. En 2X23: 10.000 €. En 2X24: dado que el siniestro se produce el 30 de abril, la empresa da de baja el inmovilizado en ese momento, por lo que su amortización acumulada es de 3.315,40 €. Amortización acumulada (contabilizada en la cuenta 281): 7.973,40 + 10.000 + 10.000 + 10.000 +10.000 + 3.315,40 = 51.288,80 €. Es decir, para dar de baja el activo, se contabiliza el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 281. Amortización acumulada del inmovilizado material | 51.288,80 € | |
| 671. Pérdidas procedentes del inmovilizado material | 48.711,20 € | |
| 213. Elementos de inmovilizado | 100.000 € |
Ajustes del IVA al Cierre del Ejercicio
La gestión del IVA es un proceso continuo que culmina con ajustes importantes al cierre del ejercicio contable y fiscal. Al realizar el cierre contable y fiscal, uno de los ajustes clave tiene que ver con la contabilidad del IVA. Más allá, el cierre es un momento muy trascendente para efectuar otros ajustes y algunas comprobaciones.
La Regla de la Prorrata
Si realizas actividades tanto exentas como no exentas, deberás aplicar la regla de la prorrata. A lo largo del ejercicio, habrás aplicado la prorrata provisional y, con ella, un determinado porcentaje al IVA soportado. Al cierre, al determinar la prorrata definitiva, el mayor o menor IVA deducible no modificará el precio de adquisición de los bienes y servicios adquiridos. Si la prorrata definitiva es más elevada que la provisional, cargarás la cuenta ‘472. Hacienda Pública, IVA soportado’ con abono a las cuentas 6391 y 6392. En la cuenta ‘6391. Ajustes positivos en IVA de activo corriente’ incluirás el mayor IVA deducible en el activo corriente. Mientras, en la ‘6392. Si la prorrata definitiva es más reducida que la provisional, cargarás las cuentas 6341 y 6342 con abono a la cuenta ‘472. Hacienda Pública, IVA soportado’. En la cuenta ‘6341. Ajustes negativos en IVA de activo corriente’, anotarás el menor IVA deducible en el activo corriente. En la cuenta ‘6342.
Consideraciones Adicionales y Liquidación del IVA
El IVA es un impuesto que puede estar sujeto a muchos ajustes. Algunos de ellos se realizan al cierre; otros, cuando se tiene constancia o cuando se da alguna circunstancia concreta. No obstante, esto último puede coincidir con el cierre porque es un momento propicio para realizar comprobaciones. Al cierre, puede que tengas que practicar ajustes positivos o negativos en el IVA por diferencias importantes en la prorrata. Tanto si son errores de hecho como de derecho pueden tener consecuencias en el IVA. Si así es, el cargo o abono de la cuenta ‘472. Hacienda Pública, IVA soportado’ o de la ‘477. Hay circunstancias que pueden reclamar un replanteamiento de la contabilización de toda la operación. En algunos casos, eso implicará ajustes positivos o negativos en el IVA repercutido y en el soportado deducible. Además, puede haber una parte no deducible. Operaciones que quedan sin efecto. Como ves, muchas modificaciones vienen marcadas por la dinámica de las propias operaciones; otras, por errores. Si a 31 de diciembre de 2023 no había pasado el plazo de tres meses que tenías para modificar la base imponible de un crédito incobrable, dispondrás de tres meses más, hasta completar los seis meses. Se permite la modificación de la base imponible de determinados créditos incobrables de destinatarios de operaciones que sean extranjeros. El IVA deducible de las compras lo reflejas cargando la cuenta 472. En el momento de la liquidación, cargarás la cuenta 477 y abonarás la cuenta 472. Cuando el deducible sea menor que el repercutido, reflejarás la diferencia abonando la cuenta ‘4750. Hacienda Pública, acreedora por IVA’. Si el IVA deducible es superior al repercutido, tendrás derecho a compensarlo en futuras liquidaciones. El crédito frente a la Hacienda Pública lo reflejarás cargando la cuenta ‘4700. En la última liquidación, ya no puede haber importes a compensar. Una de las posibilidades es que corresponda una devolución. En las grandes empresas, los acogidos al REDEME y otros sujetos del SII, la liquidación es mensual. En ese caso, la contabilidad del IVA será semejante. Sin embargo, no habrá importes a compensar en futuras liquidaciones si el IVA deducible es superior al repercutido. En la memoria, tanto en el modelo abreviado como en el normal, hay un apartado de información fiscal. En el modelo normal, cualquier circunstancia significativa sobre otros tributos. Por tanto, no suele ser habitual encontrar en las memorias de las cuentas anuales demasiada información sobre el IVA, y menos en las de las pymes. Cerrar bien el IVA ayuda a evitar errores contables, fiscales y de facturación.
Consideraciones Especiales del IVA en Pólizas de Cumplimiento de Contratos Estatales
En el ámbito de la contratación pública, la interacción entre los seguros de cumplimiento y el IVA presenta particularidades que deben ser consideradas. En procesos de contratación, las garantías permiten cubrir algunos riesgos, y los contratistas o proponentes pueden otorgar el contrato de seguro contenido en una póliza para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones frente a entidades estatales. Si los contratos pueden estar gravados con IVA y en los mismos queda definido un valor específico más IVA, surge la pregunta de si se debe tener en cuenta como valor del contrato el valor con IVA para efectos de definir los valores asegurados, o si las partes pueden convenir que el valor asegurado sea el valor de la contratación antes del IVA.
Para responder a este interrogante, la DIAN indicó que cuando se está en frente de contratos celebrados entre un contratista y entidades del Estado, estos pueden comprender, bienes y/o servicios gravados. Así las cosas, si se está frente a contratos que incluyen prestaciones gravadas, el valor del IVA forma parte del valor total del mismo, siendo que el contratante pagará al contratista el valor total, esto es, el de la prestación y el del impuesto que corresponda. De acuerdo a lo anterior, si la costumbre en contratos celebrados entre entidades estatales y contratistas es la obligación ofrecer como garantía pólizas de cumplimiento, debe atenderse en cada caso particular al objeto de la misma y su naturaleza.
La DIAN señaló que la respuesta sería afirmativa, "si la obligación garantizada está gravada con IVA”. Tratándose de pólizas cuya finalidad sea garantizar el cumplimiento del contrato, ayudará en el análisis entender qué es lo que debe cubrirse si se materializa el riesgo, esto es, el incumplimiento total o parcial de parte del contratista. Tratándose de pólizas de cumplimiento, si el contratista se compromete a prestar un servicio y/o a entregar bienes gravados y, producto del incumplimiento es necesario volver a contratar total o parcialmente la obra, o efectuar reparaciones, quien reciba la indemnización debería cubrir el impuesto como parte del valor total del contrato objeto de amparo.