La correcta contabilización de los gastos de viaje de empresa es clave para una gestión eficiente y el cumplimiento fiscal. Saber cómo contabilizar gastos de viaje es fundamental, tanto para cumplir con las exigencias de Hacienda como para proteger la rentabilidad, la tesorería y la estabilidad interna de la empresa.
Un gasto de viaje bien gestionado es un gasto que reduce impuestos, mejora el control financiero y evita conflictos internos. Registrar de forma adecuada los gastos de viaje en la contabilidad es fundamental para garantizar el control financiero de la empresa y aprovechar al máximo los beneficios fiscales. Un registro preciso no solo permite optimizar la gestión de recursos, sino que también evita posibles sanciones fiscales y errores en las declaraciones contables.
Una cuarta parte de los gastos de empresa los copan los viajes de negocios, representando miles de euros de inversión anual. Por tanto, contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma correcta es fundamental para aumentar los beneficios de cualquier compañía.
Requisitos Clave para la Contabilización y Deducción de Gastos de Viaje
Lo más importante a la hora de contabilizar gastos de viaje es que estos cumplan tres requisitos clave. En este sentido, el primero es que el gasto debe estar vinculado a la actividad económica, el segundo es que debe estar justificado con un documento válido, y el tercero que debe imputarse en la cuenta contable correcta. Si falla una sola de estas tres piezas, el gasto deja de ser deducible o se convierte en un riesgo fiscal.
Una correcta clasificación facilita deducciones fiscales y control financiero. Algunos gastos, como dietas y alojamiento, pueden ser deducibles si cumplen los requisitos legales.
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¿Qué se Consideran Gastos de Viaje de Empresa?
Los gastos de viaje de empresa son aquellos desembolsos que realiza una compañía cuando sus empleados deben desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo por motivos laborales. Estos gastos incluyen conceptos como transporte, alojamiento y manutención, necesarios para el desempeño de tareas fuera de la oficina.
Cuando un trabajador se desplaza para realizar sus tareas a un lugar diferente al de su centro de trabajo habitual, incurre en una serie de costes. Si estos tienen que ver con el transporte, la comida o el hotel, hablamos de los gastos de viaje profesionales.
Dentro de los gastos de viaje, se encuentran diversos desembolsos:
- Gastos de transporte: Cubren billetes de avión, tren, autobús, taxis, peajes y combustible en caso de uso de vehículos. También se incluyen los gastos relacionados con el uso de coches particulares si son reembolsados por la empresa.
- Gastos de alojamiento: Incluyen estancias en hoteles u otros tipos de hospedaje.
- Dietas y manutención: Abarcan comidas y otros gastos diarios que se cubren durante el viaje.
- Gastos adicionales: Como peajes, estacionamientos o cualquier otro gasto accesorio relacionado con el viaje.
Todos estos gastos se consideran como gastos externos y se contabilizan en el subgrupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).
Cuentas Contables para Gastos de Viaje
Las cuentas en las que se asientan los gastos de viaje dependen del tipo de gasto. Para contabilizar los gastos de viajes de empresa, normalmente se utilizan las cuentas 627, 629 y 640.
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Cuenta 629: Otros Servicios (Gastos de Desplazamiento Productivo)
La cuenta contable 629 se usa para contabilizar dietas y gastos de viaje referentes a los desplazamientos productivos. Es decir, los viajes que se realizan para ejecutar el trabajo, no para vender. La cuenta 629, «Otros servicios», es la que se utiliza habitualmente para registrar los gastos de transporte y alojamiento relacionados con los viajes de trabajo.
En esta cuenta se incluyen los gastos que no tienen una clasificación específica en otras cuentas. Los gastos que se registran en la cuenta 629 incluyen:
- Billetes de transporte: Como los gastos en billetes de avión, tren, autobús o cualquier otro medio de transporte utilizado por el empleado durante el viaje.
- Alojamiento en hoteles: Los gastos de pernocta en hoteles u otros alojamientos comerciales durante el viaje de negocios.
- Alquiler de vehículos: Los gastos relacionados con el alquiler de coches o cualquier otro medio de transporte contratado para el desplazamiento del empleado.
- Los taxis, los parkings y los peajes.
- Las dietas de trabajo cuando no hay finalidad comercial.
- El kilometraje.
Así, si un técnico se desplaza para hacer una instalación, si un operario va a montar un equipo, o si un consultor viaja para ejecutar un proyecto, todos esos gastos van a esta cuenta. El uso de la cuenta 629 es fundamental para registrar correctamente estos desembolsos y tener un control adecuado de los gastos.
Los viáticos son aquellos gastos que cubren la manutención diaria del empleado durante el viaje, como comidas, bebidas y otros pequeños gastos cotidianos. Estos gastos deben registrarse de manera detallada y con las justificaciones pertinentes, como recibos o facturas. Los peajes y parkings se incluyen en la cuenta 629 junto con otros servicios no clasificados específicamente en otras cuentas.
Cuenta 627: Publicidad, Propaganda y Relaciones Públicas
La cuenta contable 627 es la cuenta de publicidad, propaganda y relaciones públicas. Se utiliza para contabilizar aquellos gastos necesarios para lograr un fin comercial. Esta cuenta se aplica en situaciones específicas, como eventos corporativos o gastos incurridos para atraer o mantener relaciones con clientes y proveedores.
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Los gastos registrados en esta cuenta pueden incluir invitaciones a comer o regalos corporativos vinculados al viaje, siempre que estén relacionados con un fin comercial o de relaciones públicas. La cuenta 627 se utiliza para los gastos de representación que tienen como objetivo promocionar la empresa, mejorar su imagen o generar relaciones comerciales.
Algunos ejemplos de gastos que deben registrarse en la cuenta 627 son:
- Regalos corporativos: Aquellos obsequios entregados a clientes o proveedores con el fin de estrechar relaciones comerciales o promocionar productos.
- Invitaciones a eventos: Gastos relacionados con la organización o participación en eventos empresariales como conferencias, ferias comerciales o seminarios, siempre que el objetivo sea promocionar la empresa.
- Comidas de negocio: Gastos derivados de reuniones o comidas con clientes, proveedores o socios estratégicos, cuyo propósito es fomentar o mantener relaciones comerciales.
Es crucial entender la diferencia con la cuenta 629, ya que utilizar incorrectamente una u otra cuenta puede afectar la correcta clasificación de los gastos y su deducción fiscal. Por ejemplo, una cena de negocios organizada durante un viaje con un cliente potencial debe registrarse en la cuenta 627, ya que su objetivo es mejorar la relación comercial.
En estos casos, es fundamental diferenciar qué parte del viaje está relacionada con la representación o la promoción comercial y qué parte corresponde a los gastos generales de desplazamiento.
Cuenta 640: Gastos de Viaje en Nómina
La cuenta contable 640 sirve para contabilizar gastos de viaje cuando las dietas no se devuelven mediante reembolso. Es decir, en casos en los que se incluyen directamente en la nómina como complemento salarial. Aquí, aunque el concepto siga siendo “dieta”, desde el punto de vista contable se considera una retribución al trabajador y debe tratarse como tal.
Cabe señalar que, si las cantidades están dentro de los límites exentos, no tributan. Cuando las dietas se abonan en nómina, el apunte contable va a la cuenta 640.
Contabilización de Vuelos y Otros Gastos Pagados con Puntos
Cuando se realiza el pago de un gasto de viaje, como un vuelo o una factura de hotel, y una parte del importe se cubre con puntos acumulados, la contabilización requiere una consideración especial si este descuento no se refleja explícitamente en la factura.
Por ejemplo, si un comercial ha ido a un hotel y le han hecho una factura por 160€, pero solo le han cargado 90€ en la tarjeta porque el resto se descontó a cuenta de puntos acumulados. Si este descuento no se incluye en la factura o no hay una factura rectificativa o de abono, contablemente se puede tratar como un rappel o reconocer ese importe descontado como un ingreso sin IVA, de manera que el movimiento quede justificado contablemente.
Es importante registrar el IVA que lleva incorporado ese descuento o rappel, para reflejar correctamente la situación fiscal del gasto.
La Importancia de Registrar y Justificar Correctamente los Gastos de Viaje
Registrar de forma adecuada los gastos de viaje en la contabilidad es fundamental para garantizar el control financiero de la empresa y aprovechar al máximo los beneficios fiscales. Una correcta contabilización de los gastos de viaje tiene un impacto directo en las deducciones fiscales a las que la empresa puede acceder.
Según la normativa vigente, muchos de estos gastos son deducibles si se justifican adecuadamente y se cumplen ciertos criterios. Para que los gastos puedan ser deducibles, deben estar respaldados por la documentación adecuada, que varía según el tipo de gasto:
- Facturas completas: Es obligatorio que todos los gastos estén acompañados de facturas que cumplan con los requisitos fiscales, incluyendo datos como el nombre de la empresa, el importe total y el concepto del gasto.
- Tickets de transporte: Billetes de avión, tren o cualquier otro medio de transporte deben conservarse como comprobante. En el caso de viajes en coche particular, es recomendable presentar recibos de combustible y otros gastos relacionados, como peajes.
- Recibos de alojamiento: Los gastos de hotel o cualquier tipo de alojamiento deben estar justificados con recibos detallados que muestren las fechas de la estancia y el importe pagado.
- Justificantes de dietas: Aunque las dietas pueden ser justificadas sin factura en algunos casos, es recomendable conservar todos los recibos de las comidas y otros gastos relacionados.
Es crucial que todos los documentos estén claramente identificados como parte de la actividad empresarial y se guarden durante el tiempo que establezca la normativa fiscal del país. Además de la documentación, es importante que los gastos cumplan ciertos criterios para ser considerados deducibles fiscalmente. Algunos de estos criterios son:
- Relación con la actividad comercial: El gasto debe estar claramente vinculado a la actividad de la empresa. Es decir, debe ser un gasto necesario para llevar a cabo el trabajo o cumplir con las obligaciones comerciales de la compañía.
- Proporcionalidad del gasto: Los gastos deben ser razonables y estar dentro de los límites permitidos por la ley. Por ejemplo, en algunos países existen límites específicos para las dietas o los gastos de manutención.
- Registro contable adecuado: Los gastos deben estar registrados en las cuentas contables correctas, como la cuenta 629 para transporte y alojamiento o la cuenta 627 para gastos de representación, en el caso de que impliquen relaciones comerciales.
El cumplimiento de estos criterios asegura que los gastos puedan ser deducidos sin problemas ante Hacienda y permite que la empresa se beneficie de las exenciones fiscales correspondientes.
Límites de Deducción para Gastos de Viaje
Los límites para deducir los gastos de viaje profesionales varían según el tipo de gasto y las condiciones del desplazamiento.
| Tipo de Gasto | Condición | Límite de Deducción |
|---|---|---|
| Gastos de transporte y de alojamiento | -- | No hay límites |
| Gastos de comida (manutención) | Viajes por España con pernocta | 58,34 euros |
| Desplazamientos por España sin pernocta | 26,67 euros | |
| Traslados temporales fuera de España con pernocta | 91,35 euros | |
| Viajes fuera de España sin pernocta | 48,08 euros | |
| Kilometraje | Kilómetro recorrido (exento de IRPF) | 0,26 euros |
Cabe destacar que el importe del kilometraje exento de pagar el IRPF subió a 0,26 euros por kilómetro.