Realizar el proceso de integración de pólizas te permite concentrar y registrar en tu contabilidad la información generada desde otros sistemas o módulos relacionados. Esta opción es útil cuando necesitas mantener actualizados tus registros contables y asegurar que las operaciones de tu empresa se reflejen de forma correcta y organizada en la información financiera.
Importar pólizas en COI desde un archivo Excel te permite integrar tu información contable de forma ágil y sin capturas manuales. Con este proceso, aseguras que los movimientos registrados se reflejen correctamente en tu contabilidad. Es posible realizarlo cuando necesites actualizar tus registros, mantener el control de tu información o preparar tu contabilidad para revisión y cierre.
Para lograr la importación de la información de manera correcta de cada catálogo se deberá de validar la estructura, así como la captura de datos.
Proceso de Importación de Pólizas desde Excel
Preparación y Acceso
Para realizar la importación de pólizas en COI desde un archivo Excel, ingresa al sistema Aspel COI, menú Cuentas y Pólizas, selecciona Importación de movimientos y elige Importación de movimientos.
Importante: antes de iniciar, asegúrate de tener activo el manejo de folios secuenciales en los parámetros del sistema, dentro de pólizas.
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Validaciones del Sistema
En la ventana de importación, durante el proceso, COI realizará las siguientes validaciones:
- Corroborará que la importación se realice mediante un documento en formato Excel.
- Confirmará que el archivo esté guardado con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la empresa, es importante que corresponda al RFC de los parámetros del sistema.
- El sistema debe tener cuentas contables configuradas previamente. Si detecta que hace falta una, se la asignas desde esta ventana.
- COI detecta si ya se realizó una contabilización previamente y así evitas sobreescribir información.
Definición y Asignación de Cuentas Contables y Centros de Costos
Si el sistema detecta que algunas cuentas no están definidas, les asignará una cuenta de cuadre por defecto.
Si el archivo no tiene asociado un centro de costos a los movimientos a exportar, la información se guardará sin este dato. Para asociarlos, selecciona el botón Asignación cuentas contables.
La consulta tiene dos secciones, una para cuentas contables y otra para centro de costos. Para realizar la asignación:
- Ubica la columna de cuenta contable.
- Da clic en el ícono de la Lupa.
- Selecciona la cuenta correspondiente.
Finalización y Resumen de la Importación
Para guardar los datos ingresados, selecciona el ícono Grabar y haz clic en Importar. Posteriormente, da clic en Aceptar para visualizar el resumen.
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El sistema muestra:
- Total de pólizas procesadas.
- Cantidad por tipo de póliza.
Selecciona Aceptar, para finalizar. Se genera un archivo en bloc de notas con:
- Fecha del proceso.
- Razón social de la empresa.
- Detalle de la importación.
- Inconsistencias, en caso de existir.
Integración de Pólizas: Proceso General y Opciones Avanzadas
Para realizar la integración de pólizas de manera más general, dirígete a la ruta: Procesos y selecciona Integración de pólizas.
Configuración de Parámetros de Integración
Al ingresar, el sistema mostrará una ventana donde debes completar los siguientes campos:
- Conexión: selecciona la ruta del directorio donde se encuentran registradas las pólizas que deseas integrar.
- Empresa, mes, ejercicio: selecciona la empresa, mes y ejercicio de donde se tomarán las pólizas.
- Importar desde una hoja de Excel: selecciona esta opción si deseas integrar las pólizas mediante la importación de una hoja de Excel.
Importante: para una correcta importación de los datos, a partir del último reinstalable, las plantillas como «Cat:cuentas», «Pólizas info-CFDI» y «Póliza Info-Bancaria» se encuentran actualizadas. Si cuentas con una plantilla personalizada, te sugerimos revisar su estructura.
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- Tipo de pólizas: selecciona el tipo de póliza que deseas integrar. Puedes elegir la opción Todas las pólizas o una en específico.
- Número de pólizas: indica un rango considerando el número de póliza o, si lo prefieres, permite que se integren todas las pólizas.
- Fecha de la póliza: Inicial / Final: selecciona la fecha correspondiente a las pólizas que deseas integrar.
- Atributos: aquí puedes filtrar con mayor detalle las pólizas, ya sean contabilizadas, auditadas y/o pendientes. Por ejemplo, si seleccionas integrar únicamente las pólizas auditadas, el sistema considerará las pólizas auditadas, no contabilizadas y no pendientes.
Importante: la integración de las pólizas se realizará únicamente si cumplen con cada uno de los atributos seleccionados; en caso contrario, el proceso no podrá llevarse a cabo.
Opciones Adicionales y Bitácora
- Crear tipo de póliza: si activas esta opción, al concluir el proceso el sistema verificará en los parámetros si el tipo de póliza existe y, si no existe, lo creará automáticamente. Solo en caso de no contar con espacio disponible no se creará y las pólizas no se integrarán. COI permite definir hasta 12 tipos de pólizas diferentes.
- Crear bitácora de proceso: si activas esta opción, el sistema mostrará automáticamente un resumen o una lista de posibles errores por los cuales alguna póliza no pudo integrarse. Si deseas consultar el archivo BITACORA.TXT, lo encontrarás en el directorio donde se encuentra tu base de datos.
Consideraciones para Pólizas Dinámicas y CFDI
Plantillas y Etiquetas
En este catálogo aparecen las plantillas en formato Excel para la generación de las pólizas dinámicas con las cuales se podrá generar la póliza a partir de un CFDI. Se debe revisar que estén asignadas las cuentas contables de IVA y banco que corresponda (cuentas que no van a cambiar).
Cada póliza dinámica está integrada por etiquetas tales como: <FECHA>, <SERIE>, <RFC_EMISOR>, <SUBTOTAL>, <IVA_RET>, <TOTAL> entre otras; mediante las cuales se integra la información en las partidas de las pólizas.
Generación y Cumplimiento con Contabilidad Electrónica
Para la generación de póliza dinámica, ubicar y seleccionar uno o más de los CFDI’s que conformarán la póliza y arrastrar hacia la ventana de captura de la póliza en Aspel COI.
Al seleccionar la opción Concentrado, se generarán las partidas referentes al tipo de póliza y en una sola partida se agregará la información de todos los XML seleccionados o arrastrados. Automáticamente, se creará la póliza cumpliendo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica, agregando la información del folio fiscal en la partida de la póliza de la que cuenta que se haya configurado previamente.
Solución de Problemas Comunes
Problemas de Visualización y Datos
Cuando la planilla se importa pero no se reflejan movimientos en la balanza, revisa que la póliza esté contabilizada, que la fecha corresponda al periodo consultado y que las cuentas contables estén correctas.
Te sugiero revisar que todos los campos cumplan con el formato correcto y que no haya valores inconsistentes en las nuevas filas.
Errores en Fechas y Formatos
Al momento de realizar la integración de pólizas, a través de Excel, si el sistema arroja que «Es necesario indicar una fecha válida para el UUID» y «Es necesario indicar una fecha válida para el movimiento», y el formato de las fechas está como lo indica el manual de ayuda en formato dd/mm/aaaa, pero las pólizas se integran bien, solo que no se integra la información del CFDI y la información de pago respectiva:
- Válida que no existan celdas vacías o con datos erróneos en las columnas correspondientes a las fechas.
- Si después de realizar estas verificaciones el mensaje persiste, te sugiero generar un archivo de prueba con solo un par de movimientos para validar si se repite.
Gestión de Pólizas Existentes y Departamentos
Si el sistema no sobreescribe las pólizas existentes, lo cual duplica la póliza y sus movimientos, ten en cuenta que COI detecta si ya se realizó una contabilización previamente y así evitas sobreescribir información.
A veces, el sistema puede requerir especificar un departamento, aunque no lo utilices activamente. Si te aparece este error y no manejas departamentos, puedes intentar poner 0 (cero) en el campo de departamento para que se integren las pólizas.