Es más que claro y sabido que existen importantes diferencias entre las personas físicas y las personas morales. Por un lado, la persona física es un ser humano, con individualidad corpórea y voluntad. Por otro lado, la forma en que se interactúa con las personas morales es distinta. Técnicamente hablando, al hablar de personas morales hablamos también de ficciones legales. Consecuentemente, la interacción con esas personas es, por excelencia, legal. Sin embargo, la interacción con las personas morales, sea legal o no, no puede ser directa; la persona moral no tiene una individualidad corpórea o voluntad como la persona física. A sabiendas de que lo anterior es evidente, es menester afirmar que para interactuar con una persona moral usualmente se precisa, a su vez, de personas físicas que, de conformidad con el orden jurídico, actúen en representación de la primera.
Tipos de representación de las personas morales
Habiendo concluido con la breve introducción, es necesario realizar dos preguntas para abordar la interacción con las personas morales: ¿qué tipos de representación pueden tener las personas morales? En la práctica legal mexicana suelen existir importantes confusiones en torno de la representación de las personas morales y sus alcances. Con esto parece que queda aclarada la existencia de dos distintos tipos de representación; a saber, la orgánica y la voluntaria.
La representación orgánica
El punto de partida inicial para el debido entendimiento de la representación de personas morales es el elemento de la necesidad. La interacción legal con las personas morales precisa de otra persona que la represente y obre por ella. Sin un representante, la persona moral permanece como ficción hueca, imaginaria e ineficaz, incapaz de actuar en la realidad humana. Al amparo del carácter de la necesidad, en un intento de equiparación conceptual respecto de las personas físicas, se les denomina “órganos”. Esta primera vertiente implica una vía para la interacción jurídica con las personas morales. La representación orgánica, por obvias razones, es única de las personas morales. A través de los órganos sociales se forma, se determina y se ejecuta la voluntad de una persona moral. Sin embargo, la representación orgánica no requiere figuras accesorias o adicionales para funcionar. El órgano social, por el simple hecho de ser tal, entraña a la persona misma y manifiesta la voluntad real de ésta para efectos legales.
Conforme lo dispuesto en el Código Civil Federal, los órganos sociales se determinan en los estatutos sociales, pudiendo derivar de la misma legislación o de acuerdos de los integrantes de la sociedad. En esencia, la representación orgánica necesita de tres elementos clave:
- Que el órgano correspondiente efectivamente esté considerado dentro de los estatutos sociales.
- Que las facultades con que cuenta dicho órgano estén de igual forma previstos en los estatutos.
- Que las personas que conformen esos órganos hayan sido válida y legalmente designadas conforme a las disposiciones de los estatutos sociales y la legislación aplicable.
La representación voluntaria
Ahora bien, la representación orgánica no es la vía exclusiva de interacción con las personas morales. Aunque suene redundante, las personas morales son personas y, como tales, cuentan con capacidad. Por eso pueden celebrar toda clase de actos jurídicos que estén permitidos conforme a su objeto y, consecuentemente, incurrir en “representación voluntaria”. A diferencia de la orgánica, no es exclusiva de las personas morales ni implica la encarnación de la sociedad misma o el funcionamiento de la constitución orgánica de la persona moral. Una sociedad podrá tener toda clase de representantes voluntarios. Entre las múltiples opciones encontramos: mandatarios conforme al Código Civil Federal, factores y dependientes conforme al Código de Comercio, y comisionistas mercantiles. Es evidente que la representación voluntaria no es una figura necesaria, sino accidental u opcional, que sin duda alguna está permitida y conlleva múltiples beneficios para la operación de una sociedad.
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Diferencias en los alcances de las facultades
El carácter necesario de la representación orgánica conlleva consecuencias únicas para su construcción y sus alcances. Los órganos deben estar facultados para hacer todo aquello que sea necesario para la consecución de los fines de la sociedad, salvo en la medida en que expresamente se limite en los estatutos sociales. En otras palabras, salvo que se limite o se exprese lo contrario, los órganos pueden llevar cualesquiera actos que se consideren convenientes y/o necesarios para la consecución del objeto social, incluyendo actos de dominio, administración y pleitos y cobranzas, sin que expresamente se deban prever en los estatutos sociales ni se deban hacer constar por medio de un acto que corresponda a la representación voluntaria.
Por la otra parte, el criterio de alcance referente a la representación voluntaria es muy distinto. Ya sea que cuente con poderes especiales o generales, el mandatario, comisionista o representante voluntario únicamente tendrá aquellas facultades que expresamente se le han otorgado, sin estar facultado para realizar actos o negocios adicionales o bien que excedan lo expresamente dispuesto por el representado. En otras palabras, las facultades de un representante voluntario deben ser interpretadas de forma restrictiva y limitada, siempre conforme a lo expresamente dispuesto en el acto que le dio origen.
Funciones del representante legal de una empresa
El representante legal tiene la autoridad para realizar gestiones en representación de la empresa, firmar contratos, administrar recursos y representarla ante terceros y autoridades gubernamentales. Las funciones de un representante legal implican una serie de responsabilidades clave para la correcta gestión y protección de los intereses de la organización. Entre estas funciones más comunes se encuentran:
- Realizar trámites administrativos: gestiona trámites en nombre de la empresa como la creación del acta constitutiva, inscripción al RFC, inscripción en el IMSS y registros necesarios ante autoridades y entidades.
- Proteger los intereses de la empresa: actúa en defensa de la empresa o poderdante en actos jurídicos, siempre y cuando cuente con las facultades necesarias.
- Firmar contratos y acuerdos: elabora, autoriza y firma contratos de compraventa, acuerdos comerciales y otros documentos necesarios para las operaciones de la empresa.
- Adquisición de bienes y servicios: realiza compras de activos, bienes muebles e inmuebles y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.
- Cumplir con disposiciones legales y fiscales: asegura que la empresa cumpla con todas las normativas fiscales, laborales y comerciales vigentes ante las autoridades mexicanas.
Limitaciones del poder de representación
Aunque las funciones de un representante legal son amplias, este está sujeto a ciertos límites establecidos por la ley. Algunas de las limitaciones más importantes son:
- No puede actuar en contra de los intereses de la empresa.
- No puede hacer uso de los bienes de la empresa sin consentimiento.
- No puede ejecutar acciones una vez revocado el poder de representación.
- No puede sobrepasar las facultades expresadas en los estatutos.
- No puede involucrar intereses personales.
- No puede evitar informar de sus acciones y decisiones al mandante o a los socios.
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