La contabilidad es una función crítica en cualquier empresa. Representa el proceso de registrar las transacciones financieras y presentar los resultados mediante informes. En este artículo, te guiaremos sobre cómo llevar tu propia contabilidad utilizando Excel, sin necesidad de contratar a un contador.
Obligaciones Contables Legales
El primer paso es conocer las obligaciones legales, que varían según la situación de cada empresa. Toda empresa debe responder a una organización fiscal, pagando impuestos sobre sus ingresos y cumpliendo con la ley al gestionar sus cuentas. Esto implica registrar cronológicamente, controlar los activos y elaborar cuentas anuales al cierre del ejercicio.
Emprendedores
Si eres autónomo, tus obligaciones se reducen a mantener un libro actualizado de ingresos y gastos, elaborar presupuestos y facturas, conservar documentos contables y declarar tu volumen de negocios trimestral y anualmente.
Pequeñas Empresas
Las pequeñas empresas deben llevar el seguimiento de los libros contables (libro de inventarios y cuentas anuales, libro diario); mantener al día la información en los libros de actas, libro de registro de acciones nominativas, libro de registro de socios o libro de registros de contratos; conservar los libros, la correspondencia, documentación y justificantes de la empresa; y elaborar y aprobar las Cuentas Anuales.
Grandes Empresas
Las obligaciones para las grandes empresas son más numerosas, incluyendo el registro cronológico de flujos de efectivo, facturación con información obligatoria, inventario, diario contable, libro mayor, cuentas anuales con balance contable, estado de cuentas y conservación de registros contables durante 10 años.
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Administrar la contabilidad de tu negocio con Excel es posible. Existen softwares de contabilidad que permiten generar facturas cronológicamente, automatizar la integración de facturas en asientos contables, vincular cuentas bancarias y elaborar balances de cierre.
Elaborar un Plan Contable
Una buena gestión de cuentas es fundamental para la salud de tus finanzas. Con una hoja de cálculo, podrás realizar un seguimiento de tus estados financieros y evitar sorpresas. Considera contratar una empresa de contabilidad para establecer una buena base para tu contabilidad general.
Seguimiento del Flujo de Efectivo en Excel
Para realizar un seguimiento de tu flujo de efectivo, introduce tus ingresos y gastos en una hoja de cálculo de Excel:
- Enumera todos los datos: cifras de negocio, capital, entradas en la cuenta corriente, créditos actuales, inversiones, facturación con IVA incluido, entre otros.
- Enumera los gastos, incluidos los cargos fijos y variables.
Administrar el flujo de caja se traduce en transcribir cronológicamente todos los movimientos de la cuenta cada mes. Así, podrás calcular el saldo cada mes, anticipar posibles acciones contables y evitar el saldo negativo. Revisa tu método de facturación, acorta los plazos de pago y prioriza ciertos gastos.
Elabora tus propios presupuestos y facturas con Excel. Utilizando fórmulas, automatiza tareas como el número de presupuesto, la aplicación de impuestos o el cálculo de totales. Hay plantillas disponibles en Internet que te serán de ayuda.
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Configurar tu Contabilidad en Excel
La creación de una tabla de Excel se divide en dos partes:
- Arquitectura de la hoja: Ingresa los meses en el eje x y las transacciones en el eje y. Incluye los diferentes modos de ingresos y gastos, así como el IVA.
- Automatización: Inserta las fórmulas para automatizar los cálculos.
Una vez completados estos elementos, solo tendrás que completar la tabla para consultar la situación real de tus finanzas en cualquier momento.
Para las empresas, la configuración de una contabilidad puede requerir la ayuda de un asesor, el establecimiento de un plan de cuentas, así como un sistema para archivar documentos contables. No te olvides de las operaciones de tesorería, de las operaciones auxiliares como la declaración de IVA, de la gestión de nóminas, del cierre del ejercicio y de las cuentas anuales.
Pasos para configurar la contabilidad:
- Realizar un plan de cuentas.
- Abrir una cuenta bancaria.
- Obtener más información sobre los impuestos sobre las ventas.
- Determinar los pagos que deberás realizar.
- Gestionar gastos.
- Gestionar el flujo de caja.
- Llevar al corriente los libros contables.
Formarse en Contabilidad
Si eres principiante, la formación en Excel te será de ayuda a la hora de administrar de manera óptima tu contabilidad sin la ayuda de un asesor. Puedes optar por:
- Centros de formación.
- Cursos de contabilidad en academias o escuelas.
- Formación en línea de Excel.
- Tutoriales en Internet.
- Clases particulares de Excel.
- Plataformas de redes de estudiantes/profesores.
La formación profesional ofrece una buena perspectiva a la hora de hacerse cargo de la contabilidad. Domina las características esenciales del software y gana autonomía y eficiencia. Superprof también ofrece cursos de contabilidad en toda España.
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Ten en cuenta que, dependiendo del tamaño de tu negocio, contar con la ayuda de un experto que pueda asesorarte tanto en las obligaciones legales como en la creación de un plan general de cuentas siempre será un plus.
Balance General en Excel
El balance general es un informe que desglosa la situación financiera de una compañía, mostrando lo que la empresa tiene disponible (activos), lo que debe (pasivos) y lo que pertenece a los propietarios (patrimonio). Este reporte es clave para conocer la salud financiera de un negocio en un momento determinado y tomar mejores decisiones. Te ayuda a responder preguntas como: ¿tengo liquidez? ¿puedo invertir?
Tipos de Balance General
- Balance General Proforma: Con él se realizan proyecciones sobre los componentes del balance general.
- Balance General Comparativo: Con este informe podrás evaluar la evolución de distintos meses o años de tu compañía.
Antes de saber cómo hacer un balance general, ten en cuenta que debes reunir ciertos documentos relacionados con las finanzas y la contabilidad de tu negocio.
Pasos para hacer un Balance General:
- Reúne la información financiera básica: Haz un listado de todos los activos (lo que tienes), pasivos (lo que debes) y capital (lo que aportaste o generaste).
- Clasifica los activos y pasivos: Separa tus activos en circulantes (efectivo, inventarios, cuentas por cobrar) y no circulantes (propiedades, maquinaria).
- Organiza la información en una tabla clara: Presenta tu balance en formato tabla.
Componentes del Balance General:
- Activos: Todo lo que posee la empresa.
- Circulantes (efectivo, bancos, cuentas por cobrar).
- No circulantes (inmuebles, maquinaria, inversiones a largo plazo).
- Pasivos: Todo lo que la empresa debe. Se dividen de acuerdo con el nivel de exigencia o plazo para la liquidación.
- Capital contable o patrimonio: Representa los recursos propios de la empresa.
Conocer el estado financiero de tu negocio permite que desarrolles presupuestos más acertados y evites contraer deudas con cantidades que no podrás cubrir.
Un software de contabilidad es una solución integral que garantiza el acceso a toda la información que requieres, de forma sistematizada y actualizada.
| Activos | Importe | Pasivos y Patrimonio | Importe |
|---|---|---|---|
| Efectivo | $10,000 | Cuentas por Pagar | $5,000 |
| Cuentas por Cobrar | $5,000 | Deuda a Corto Plazo | $2,000 |
| Inventario | $8,000 | Patrimonio Neto | $16,000 |
| Total Activos | $23,000 | Total Pasivos y Patrimonio | $23,000 |