La auditoría interna es un proceso de evaluación que se realiza dentro de una empresa para analizar cómo funcionan sus operaciones. Sin embargo, se tiene que realizar adecuadamente para que aporte un valor significativo.
En ocasiones, la auditoría interna es visto como una actividad incómoda que se tiene que realizar para mantener un certificado; pero la realidad es que esta puede ser una oportunidad para revisar con profundidad procesos y procedimientos que, generalmente, por cuestión de tiempo, no se alcanzan a ver en una auditoría externa o en la operación diaria.
Pasos para realizar una auditoría interna
Para realizar una auditoría interna, debemos contar con auditores internos capacitados y conocedores del estándar ISO 45001, ya que se encargarán de revisar el nivel de conformidad de los procesos con la norma.
- Asignar autoridad y responsabilidad del auditor interno: Este paso es necesario, ya que todo el personal debe entender el proceso y la importancia de la auditoría, además de colaborar en la construcción de un espacio seguro de trabajo.
- Definir las áreas a auditar: Cuando se trata de una auditoría preparatoria para la de certificación, será necesario revisar todas las áreas. Sin embargo, si el objetivo de la auditoría es para revisar áreas específicas, esta podrá sólo realizarse ahí.
- Establecer y comunicar el programa de auditoría: Todas las auditorías necesitan de un programa y plan bien estructurado, es por eso que se debe comunicar a todas las áreas el programa de auditoría. Una auditoría que está bien alineada con un programa y un calendario permite destinar los recursos humanos suficientes para atender todas las actividades y considerar el tiempo necesario para ejecutarla.
- Desarrollar el plan de auditoría: Una vez claros los objetivos, el auditor tendrá que poner en marcha el plan. Una cosa es planificar el programa de la auditoría y otra la planificación del proceso. Es necesario proporcionar al auditor todos los recursos necesarios para la ejecución de la auditoría (Lista de verificación, resultados anteriores, etc.). Una vez que se conforma el equipo de auditores, es necesario que, entre todos, se verifique la eficacia del plan de la auditoría propuesta.
- Reunión de apertura: La reunión se realiza con el fin de exponer los objetivos, plan y alcance del programa.
- Inicio de auditoría: En la práctica y sobre el terreno, el auditor debe tener un comportamiento y acatar ciertas recomendaciones que son comunes a otras auditorías correspondiente. El análisis posterior se debe centrar en evaluar esa información en función de los criterios establecidos previamente.
- Reunión de cierre: Se discutirán los hallazgos de auditoría, las acciones recomendadas, y se presentará un resumen ejecutivo de la tarea adelantada. Una vez realizada la auditoría, deberá realizar una junta en la que informe sobre los resultados.
- Monitoreo y seguimiento: En este paso, se debe verificar la implementación de las acciones correctivas, y realizar monitoreo y seguimiento sobre ellas. Uno de los objetivos principales de realizar una auditoría interna es encontrar oportunidades para mejorar el sistema. Por esto, este último paso es esencial. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa.
Otros aspectos importantes
- Conocimiento del auditor: Antes de cualquier otra cosa, la persona a cargo de la auditoría debe contar con las habilidades necesarias para efectuar este proceso del mejor modo. Esto significa que no antepondrá intereses o simpatías por encima de los estándares de calidad. Así no quedará pendiente una evaluación a los procesos, estructuras o políticas de la empresa.
- Comunicación: Nuevamente, es importante que recuerde que para obtener los mejores resultados (y con ello las sugerencias y estrategias que llevarán a su empresa al siguiente nivel) es conveniente avisar sobre los procesos de auditoría.
- Informes: La auditoría no está completa hasta que no se generen los informes. La calidad de estos reflejará el nivel del trabajo que se ha hecho durante la revisión interna.
- Revisión de procesos internos: Días antes de la auditoría interna, es importante que se revisen todos los procesos internos en tu organización.
- Responsabilidad compartida: La auditoría interna es responsabilidad de toda la empresa y todos los colaboradores.
- Análisis FODA: Puedes reunir a los equipos para realizar un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
- Acciones posteriores: Una opción es llevar a cabo reuniones con los equipos para discutir los informes, trazar un plan de acción y ejecutarlo.
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¿Qué es una auditoría interna?
Una auditoría interna es un análisis o evaluación general de todos los procesos y estructuras dentro de una empresa. Aunque su nombre podría hacer pensar que es un análisis que se lleva a cabo por miembros de la misma empresa, lo cierto es que más bien suele ser un proceso que lleva a cabo un auditor externo analizando los procesos internos de un negocio.
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