Los registros de ventas son una herramienta fundamental para cualquier negocio, porque permiten seguir de forma detallada las transacciones de una empresa. Si sabes cómo se registra una venta (y cuándo debes hacerlo) aportarás a la situación financiera de tu emprendimiento. Descubre a continuación qué son los registros de venta, cómo y cuándo hacerlos, además de ejemplos de referencia para crear los tuyos.
¿Qué son los Registros de Ventas?
Los registros de venta son documentos en los que se dejan asentadas las ventas que realiza una empresa en un determinado período de tiempo. Sirven para tener una contabilidad rigurosa de los ingresos y también para hacer un seguimiento del inventario.
Cuando el volumen de ventas de una empresa comienza a crecer, es útil hacer un monitoreo que permita tener más información y, por lo tanto, mayor control sobre ellas. Cada venta queda asentada en un documento que contiene:
- Importe
- Producto o servicio vendido
- Datos del cliente
- Fecha de la transacción
Registrar tus ventas te ayuda a reducir riesgos, mejorar la eficiencia, aumentar la productividad y alcanzar los resultados esperados.
Para que el registro de ventas sea preciso, lo más recomendable es anotar las ventas en el momento en que se realiza la transacción. Esto te permitirá lograr un control eficaz de las finanzas y evitar errores por olvido u omisión.
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Checklist para Registrar una Venta
Aquí tienes un checklist de lo que no debes olvidar al momento de registrar una venta:
- Crear un comprobante fiscal que respalde la venta: Cada venta registrada debe estar acompañada por una factura, ticket o comprobante fiscal aprobado por el gobierno. Puede ser útil vincular el número de factura con el registro de venta.
- Ingresar los datos del cliente: A veces bastará solo con el nombre, pero en otros casos querrás registrar la dirección, datos fiscales o teléfono de contacto.
- Registrar el importe de la venta: También puede ser útil dejar asentada la forma de pago.
- Actualizar el inventario: Te ayudará a manejar de forma más eficiente el stock de mercadería.
Ejemplos de Registro de Ventas
Para que comprendas mejor cómo se registra la venta, te daremos algunos ejemplos de tipos de registros de ventas. Dependiendo de la clase de negocio y la cantidad de ventas, tus registros podrán estar organizados de distintas maneras:
Para facilitar tu trabajo, puedes usar la planilla de comisión y control de ventas de Zendesk, que te permite acompañar los principales indicadores de ventas, además de gerenciar clientes y vendedores en un mismo espacio. ¡Descárgala gratis! Llevar un registro de ventas organizado te ayudará a impulsar tu empresa.
El 71% de los líderes empresariales considera que el análisis de datos es fundamental para fijar el rumbo de una empresa. Los registros de ventas son importantes porque facilitan el acceso a información sobre el estado financiero de un negocio. Al hacer un registro de transacciones sabrás cuánto vendes y qué productos o servicios tienen mayor demanda. Esto es útil para hacer un seguimiento del proceso de venta en su etapa final, de los ingresos de la empresa y del inventario de productos.
Con un registro de transacciones también puedes identificar clientes recurrentes. Si tienes en cuenta que atraer un nuevo cliente puede ser hasta 7 veces más caro que retener uno actual, identificar y fidelizar a tus clientes recurrentes te permitirá ahorrar tiempo y dinero.
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Razones para Comenzar un Registro de Ventas
Una empresa en crecimiento tiene que organizar sus recursos para distribuirlos de forma eficiente. Si aún te preguntas si realmente vale la pena crear un registro de ventas, aquí tienes tres buenas razones para hacerlo:
- Mejora la toma de decisiones: Un registro de ventas organizado te permite saber qué productos o servicios son los más vendidos, quiénes son tus mejores clientes y cuáles son los momentos de mayor demanda. Con esa información podrás tomar mejores decisiones para llevar tu negocio hacia el siguiente nivel.
- Facilita la contabilidad: Teniendo el detalle de las transacciones de tu empresa organizadas según distintos criterios, puedes calcular fácilmente ingresos y gastos relacionados con las ventas y deudas de impuestos, entre otras cosas.
- Ayuda a detectar oportunidades: Al observar el registro de ventas, detectas rápidamente, por ejemplo, cuándo un determinado producto está vendiéndose bien. Puedes aprovechar la ocasión para aumentar la producción o promocionarlo de manera especial.
¿Cómo Llevar un Registro de Ventas?
Ahora que ya sabes cómo se registra una venta, cuándo se debe hacer y por qué este proceso puede ayudarte en el crecimiento de tu empresa, es momento de buscar la forma más sencilla de hacerlo.
Las dos opciones más utilizadas son una planilla de cálculo, como Excel o un software de registro de ventas.
El "Debe" y el "Haber" en Contabilidad
Los términos “debe” y “haber” constituyen el fundamento de la contabilidad financiera. Para el ciudadano de a pie, son términos relacionados con el comercio y los negocios, aunque también aparezcan en su vida cotidiana: ¿tiene un descubierto en el banco, esto es, la cuenta está en “debe”? ¿Tiene (“haber”) dinero en la cuenta? El empresario ha de hacer un ejercicio más complejo, puesto que estos dos conceptos son el núcleo de la clásica contabilidad de partida doble y aquí tienen un significado más bien formal: “haber” no significa exactamente que se “tenga” algo. Vamos a aclararlo a continuación.
La Contabilidad de Partida Doble y los Asientos Contables
“Debe” y “haber” son dos conceptos que proceden de la contabilidad de partida doble, que es la contabilidad financiera tal y como se conoce a día de hoy y que se recoge en los principios de contabilidad generalmente aceptados. En la contabilidad de partida doble, cada operación se registra dos veces, en el debe de una cuenta y en el haber de otra. Esta anotación doble se denomina registro o asiento contable porque da cuenta de la entrada y salida de patrimonio de una empresa.
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¿Por qué se ha de registrar dos veces? Porque en contabilidad se considera que “no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”, es decir, en una empresa, si un elemento patrimonial aumenta, es porque otro disminuye (p. ej., compro mercancías, efectúo un pago por ellas). Es por ello que toda operación financiera tiene un efecto doble en el patrimonio y se apunta como entrada en una cuenta contable y como salida de otra.
Definición de Cuenta Contable
La cuenta contable es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una empresa. Suele utilizarse la clásica representación en forma de T, porque permite reflejar los distintos elementos de una operación financiera.
¿Qué se Anota en el Debe y el Haber?
Si bien ambos términos tienen un origen etimológico que se remonta a la Edad Media, hoy su significado es puramente formal: el debe se escribe a la izquierda de la cuenta y el haber, a la derecha. Los ingresos y los débitos se apuntan en el debe de una cuenta, reflejando un cargo a la cuenta. Los gastos y los créditos se anotan en el haber, reflejando un abono en la cuenta.
El debe y el haber reflejan los movimientos en cada cuenta dependiendo de si son de activo o de pasivo:
- Las cuentas de activo (bienes y derechos de la empresa) incrementan su valor con anotaciones en el debe y disminuyen su valor con anotaciones en el haber.
- Al contrario, las cuentas de pasivo (obligaciones con terceros) y de patrimonio aumentan su valor con anotaciones en el haber y disminuyen su valor con anotaciones en el debe.
Una vez sepas si la cuenta es de activo o de pasivo, sabrás si has de cargarla o abonarla en función de si crece o disminuye.
Cargar y Abonar las Cuentas Contables
Las cuentas contables representan procesos económicos y permiten medir cómo aumenta o disminuye el patrimonio de la empresa. Para distinguir ambos hechos, las cuentas se dividen en dos partes, como explicamos arriba, la del debe en la parte izquierda y la del haber en la derecha. Una cuenta puede incrementar o reducir su saldo según la operación. Se dice que se carga una cuenta cuando se registra una operación en el debe y que se abona cuando se registra en el haber.
Otra forma de entender el debe y el haber: en el debe se registran el aumento de las inversiones y la reducción de las finanzas y, en el haber, las reducciones de las inversiones y el aumento de la financiación. Una cuenta se carga cuando aumenta el activo y cuando disminuye el pasivo y el capital.
Ejemplo Práctico
Partiendo de un importe en metálico en caja de 2000 €, una tienda efectúa un pago de 500 € a proveedores y después un cobro de 750 € de clientes. Esta operación afecta a dos cuentas (pagos a proveedores y cobros de clientes) y la suma de los importes de las cuentas cargadas ha de coincidir con la suma de los importes de las cuentas abonadas en el libro mayor.
Para saber qué saldo tenemos en la cuenta de Caja solo hay que restar el total en el haber al total en el debe.
Como vemos en la tabla, la cuenta de Caja tiene un saldo deudor de 2250 €: esto es lo que hay de efectivo en caja para hacer frente a otros pagos.
Saldo de una Cuenta
En contabilidad, el saldo es la diferencia entre el debe y el haber y puede ser de tres tipos:
- Deudor, cuando el importe en el debe es mayor que en el haber.
- Acreedor, cuando el importe del haber es mayor que en el debe.
- Cero, cuando ambas sumas son iguales. Se dice entonces que la cuenta está “saldada” o cerrada.
Por definición, las cuentas de activos, que representan bienes y derechos, han de tener saldo deudor. No se pueden tener cantidades negativas de bienes y derechos. Si, por ejemplo, tenemos un saldo acreedor en la cuenta de activo de Bancos, será porque hay un descubierto bancario (hemos pagado más con esta cuenta de lo que hemos ingresado). La diferencia se obtiene restando el haber al debe.
La lógica de las cuentas de pasivo es exactamente la contraria. Lo normal es que los importes en el haber sean superiores al debe porque las cuentas de pasivo aumentan en el haber, es decir, que la cuenta ha de tener saldo acreedor. La diferencia se obtiene restando el debe al haber.
El Balance de Sumas y Saldos
El balance de sumas y saldos o de comprobación se realiza antes de cerrar el ejercicio para que los saldos reflejen la realidad (si no, reflejarían cero) y se utiliza para confirmar que las operaciones se han registrado correctamente. Para reflejar que la contabilidad del ejercicio está cuadrada, las sumas totales del debe y el haber y de los saldos han de dar como resultado el mismo importe.