Comenzar y emprender una pequeña o mediana empresa puede parecer un proceso largo y complicado, sobre todo por el tema de la contabilidad. Sin embargo, la contabilidad para Pymes es necesaria para entender el estado real del negocio; incluyendo información comercial, contable, económica y financiera. Asimismo, llevar una correcta contabilidad en las Pymes te brinda la información suficiente sobre la situación financiera para conocer la forma en que tu negocio está creciendo y evolucionando, teniendo todos los datos sobre utilidades, pérdidas, inversiones, obligaciones financieras e ingresos ordinarios a la mano.
Sin duda, es indispensable contar con los balances y conocer los estados financieros de la empresa, debido a que con ello se pueden facilitar muchos procesos. Ahora bien, la contabilidad es un área de la empresa que debe llevarse con mucho cuidado y evitar que por algún error se deban enfrentar problemas con la autoridad fiscal.
La Importancia de la Contabilidad en las Pymes
La contabilidad es esencial para el éxito de cualquier empresa. Al aplicarla de manera adecuada, los emprendedores mexicanos pueden mejorar la salud financiera de sus negocios y aumentar sus posibilidades de crecimiento a largo plazo.
Según la Asociación de Emprendedores de México, en su investigación Radiografía del Emprendimiento en México, las pymes fracasan por los siguientes motivos: falta de conocimiento en el mercado según el 34% de los entrevistados, mala administración del negocio con un 32%, y problemas con los socios en un 25%. A pesar de ser la causa número 2 de por qué las empresas fracasan, esto se puede evitar, solo necesitas un poco de tiempo y paciencia para aprender a dominarla, lo importante es que conozcas que no es complicado, que todo lo puedes hacer en compañía de profesionales y sobre todo, siempre encontrarás formas para ayudarte.
¿Qué es la administración de pequeñas empresas?
La administración de una pequeña empresa señala las tareas de mantenimiento de registros que las empresas deben llevar a cabo. En el nivel más básico, la administración de empresas consiste en controlar el dinero que entra y sale de la empresa y mantener registros en forma de facturas, recibos y extractos bancarios. Si bien parece una tarea un poco aburrida, para el SAT no podría parecerlo, pues todas las empresas deberán llevar un registro de su contabilidad para mostrarlo ante el Servicio de Administración Tributaria, pues de no hacerlo, puedes acarrear multas.
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Ventajas de las tareas administrativas en una pyme
Si temes rellenar formularios y te asustan las hojas de cálculo, recuerda que la administración no muerde e incluso, es benéfica para tu negocio, pues te ayuda a ver cómo va tu negocio, los beneficios que estás obteniendo o por el contrario, saber en qué estás fallando para tomar una decisión en el momento adecuado. Al realizar una correcta administración de tu negocio puedes conocer si estás obteniendo una buena relación calidad-precio de tus proveedores, saber en dónde puede haber riesgos y hasta problemas legales en tu pyme.
Además, llevar tareas de administración, te puede ayudar a ver los productos o servicios que no se venden o lo hacen poco, por el contrario, puedes ver qué es lo que mejor se mueve y hacer promociones, sacar lo que se está quedando en el inventario y hasta evitar de nueva cuenta todo lo que no sale.
Consejos prácticos para la administración de tu Pyme
Podemos decir que darle tiempo a la administración de tu pyme es igual a prevenir cualquier tipo de problema, ya sea financiero, legal o hasta de personal, así que aquí te damos algunas ideas para mejorar la administración de tu negocio.
1. Dedica tiempo a tus tareas administrativas
Pon una cita o agrega a tu agenda los tiempos necesarios para llevar a cabo las diversas actividades administrativas que necesitas. Aunque resulte tentador todo este trabajo para final de mes, a la larga ahorrarás más tiempo si realizas todo este trabajo con frecuencia. Anota en tu agenda cuándo tienes que realizar determinadas tareas y reserva tiempo para cada una de ellas. Las distintas tareas deben hacerse diaria, semanal, mensual o anualmente. Con la práctica, conseguirás completarlas mucho más rápido y la administración pronto se convertirá en parte de tu rutina.
Tareas diarias
Dedica unos 20 minutos al día a realizar algunas tareas administrativas sencillas. Esto incluye cosas como comprobar la cuenta bancaria de la empresa: con ello podrás conocer qué clientes han pagado las facturas y controlar tus gastos de un día para otro. Si utilizas un programa de contabilidad, la tecnología puede realizar este seguimiento automáticamente y recordarte cuándo se han retrasado las facturas. Si cuentas con servicios extra que se pueden conectar entre ellas, el trabajo de conciliación puede ser más sencillo.
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También lleva el registro de tus ingresos, para ello, puedes utilizar productos que no simplemente sirven para guardar tu dinero, por ejemplo una herramienta como Clip Stand, puede ayudarte a dar el registro diario de los pagos que recibes en efectivo y con tarjeta. Otra tarea diaria es que debes llevar el registro de tus gatos, así que intenta anotar todos los pagos que hagas cada día y guarda los recibos en un lugar seguro. Si lo haces a diario, lo tendrás fresco en la memoria y te resultará fácil recordar lo que has comprado.
Tareas semanales
Una buena idea es reservar las mañanas de un día para pagar a tus proveedores, así evitas que se acumulen, también puedes dar seguimiento de pagos para comprobar cuáles son los pagos de clientes que están atrasados y envía un correo electrónico recordatorio al cliente.
Tareas mensuales
Las tareas mensuales pueden ser cosas como el pago de tus empleados, que necesitan su pago como lo hayas establecido en sus contratos. También es importante que cada mes realices una conciliación bancaria para cotejar ingresos y gastos entre lo que hay en el banco y tus números. En el mes, también puedes gestionar tu inventario para conocer las existencias en tu negocio y saber lo que se vende y lo que no. Con el resultado de estas tareas diarias y semanales, puedes conocer cómo va tu negocio, si estás facturando lo suficiente, porque de no hacerlo, puedes ajustar la estrategia general de tu negocio. Medir los resultados de tu negocio, te ayudará a elaborar planes y proyecciones para el futuro. Si analizas la información que has recopilado durante el mes anterior, podrás observar tendencias estacionales, detectar qué clientes son más valiosos para ti y decidir si hay algún producto o servicio que simplemente no merece la pena.
Tareas anuales de administración
Por último, hay varios procesos y procedimientos que tendrás que hacer cada año. Quizá las más común sería presentar tu declaración anual, pagar los impuestos, realizar una autoevaluación de tu negocio. Las tareas administrativas de tu negocio de forma anual puedes revisar tu seguro, revisa las primas anuales y siempre puedes buscar mejores ofertas.
2. Organización del papeleo de tu Pyme
La ley te obliga a llevar un registro de la contabilidad de tu empresa, lo más básico es anotar toda esta información en papel o utilizar una hoja de cálculo. Pero hoy en día muchas empresas prefieren los registros digitales, ya que son más rápidos y seguros. Por ello, aquí te decimos de algunas herramienta que te puede ayudar con esto:
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- Software de contabilidad: Puede que te interese utilizar software de contabilidad para llevar los libros. Esto puede asumir automáticamente más tareas de administración de tu pyme por ti. Hay que pagar por estos servicios, pero agilizan mucho las tareas administrativas. Los programas de contabilidad ahorran mucho tiempo a la hora de organizar el papeleo, garantizan la seguridad de los registros y hacen que todo esté en formato digital, lo que facilita mucho las búsquedas. Una buena idea es tener un contador a tu lado, si el tiene una plataforma, te puede dar un acceso para que des de alta la información y tengas comunicación con él a través del software.
- Almacenar recibos: Puedes guardar los recibos en papel en una carpeta o caja de efectivo. Luego tendrías que entregarlos a tu contador, lo que puede llevar mucho tiempo y existe un alto riesgo de perderlos. Hoy en día, la mayoría de los empresarios prefieren hacer fotos o escanear los recibos y guardarlos en formato digital. Así es más fácil consultarlos y se reduce la posibilidad de que se pierdan.
- El uso de la nube para almacenar tu información: Cuando pienses en cómo organizar los archivos de tu pequeña empresa, puedes almacenar tus facturas, recibos y registros empresariales en tu propia computadora o utilizar la nube. La nube es básicamente una forma de almacenar tus archivos en un gran centro de datos. Subes todos tus archivos a través de Internet, en lugar de almacenarlos en tu propia computadora. La ventaja es que incluso si pierdes tu computadora, todos tus documentos están almacenados en línea de forma segura. El almacenamiento en la nube suele costar una pequeña cantidad al mes, dependiendo del paquete que elijas.
- Hojas de cálculo: Probablemente estés familiarizado con programas como Microsoft Excel o Google Sheets. Hay muchas plantillas de hojas de cálculo administrativas fáciles de usar que puedes encontrar en Internet para registrar tus ingresos y gastos. Aunque pueden ser útiles, las hojas de cálculo tienen sus problemas en lo que respecta a la precisión y la introducción manual de datos.
3. Busca ayuda administrativa para pequeñas empresas
Muchos propietarios de pequeñas empresas no tienen tiempo ni ganas de ocuparse de toda la administración. Y precisamente por eso es mejor que lo haga otra persona. Así que puedes contratar a un administrador de tiempo parcial, con ello puedes dejar todas las tareas administrativas y encontrar formas de gestionar la empresa con más eficacia. También puedes contratar a un contador para que te ayude a procesar muchas de las tareas administrativas y garantizar que todo se haga correctamente y de acuerdo con las normas del SAT.
Consideraciones Adicionales
- Contar con todos los comprobantes de los egresos e ingresos del negocio es fundamental.
- Dentro de la importancia contabilidad que debe tener una empresa, mantener un orden en cuanto a los gravámenes como ISR o IVA, los libros de contabilidad, nómina, CFDI, cancelaciones de facturas y cumplir con los impuestos que apliquen según las actividades del negocio son otros de los puntos que debes considerar para tu Pyme.
- Según el artículo 33 del Código de Comercio (CC) y el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), es una obligación fiscal llevar los libros de contabilidad de forma correcta.
- Para evitar errores, duplicados u omisiones, es necesario llevar una segunda comprobación.
Con estos factores presentes, hay que recalcar que los procesos contables se deben hacer por profesionales del área. Incluso, si apenas vas empezando con tu pyme, puedes apoyarte de un despacho contable que te ayude con esa tarea. Actualmente, 7 de cada 10 nuevos emprendedores cuentan con su propio contador para manejar los números en el negocio.
El Rol del Contador
Sin el trabajo de un contador, es fácil que las PyMEs puedan incurrir en errores u omisiones porque no cuentan con un conocimiento pleno en aspectos tributarios. Asimismo, si el contador es externo a la empresa, contempla la accesibilidad que tendrá para atender tus requerimientos y situaciones de emergencia.
René Martín Torres Fragoso, Co fundador y Presidente de CONTPAQi, menciona que los contadores enfrentan una temporada de cambios en materia fiscal. Las nuevas disposiciones tributarias, sumadas a las actividades diarias de las Micro Pequeñas y Medianas Empresas (MiPyMEs), pueden convertirse en una montaña difícil de escalar. De hecho, más del 18% de las MiPyMEs en México reporta problemas por facturas atrasadas o errores fiscales, una cifra que crece hasta el 34% en las empresas B2B. A esto se suma el impacto económico de las sanciones del SAT, que pueden ir de los 17 mil a los 97 mil pesos por no emitir correctamente los CFDIs.
Herramientas y Software de Contabilidad
Utilizar software de contabilidad electrónica: Además de que ya es un requisito establecido en las leyes hacendarias, utilizar estos softwares te permite agilizar el proceso de pagos y cobranza, así como la elaboración de declaraciones de impuestos y la deducibilidad de gastos. Con este tipo de herramientas es más fácil desglosar las cantidades correspondientes a algún tipo de impuesto, ya sea en el momento de una venta o en el pago de la nómina.
Para ayudar a superar estos desafíos, CONTPAQi desarrolló CONTPAQi Analiza que permite comparar información de los CFDIs con los datos de la contabilidad. Por medio de reportes e indicadores personalizados para simplificar la gestión y planeación de la contabilidad.
Evitar errores comunes en la contabilidad
Las facturas son el eje de cualquier proceso fiscal, pero un pequeño error en los datos, las claves o las formas de pago puede generar grandes inconvenientes. Para evitarlo, hay que asegurarse de que las facturas estén bien hechas desde el inicio para evitar dolores de cabeza después. Además, llevar un registro organizado de todas las facturas emitidas y recibidas ayuda a los contadores a identificar y corregir errores con rapidez.
Emitir complementos de pago fuera de los tiempos requeridos es una de las razones más comunes de sanciones fiscales para las empresas. Para evitar estas situaciones, es importante gestionar los plazos de emisión y los tiempos de pago con estricto control. Aquí, implementar sistemas que alerten sobre vencimientos o fechas importantes reduce significativamente los olvidos y asegura que las transacciones se registren en el momento adecuado.
Los descuadres entre la información reportada en los CFDIs y lo declarado al SAT son un motivo recurrente de cartas invitación y auditorías. Conciliar oportunamente la contabilidad permite prevenir inconsistencias y errores que el SAT regula por medio de cartas invitaciones y sanciones.
Conclusión
En perspectiva, cumplir con las obligaciones fiscales no tiene por qué ser un proceso complicado. Con un enfoque basado en analítica de datos, cumplimiento de plazos y conciliación periódica, los contadores y empresarios pueden superar los desafíos del cierre fiscal y proteger a las MiPyMEs de incumplimientos ante el SAT.