En la actualidad, uno de los principales retos de un Contador Público es el proceso mensual y anual del cierre contable, así como el control de este. Cada vez contamos con más actividades y responsabilidades, por lo que el correcto cumplimiento del cierre se complica. Sin embargo, Excel ofrece una solución integral para gestionar tu contabilidad de forma sistematizada y actualizada.
¿Por Qué Elegir Excel para la Contabilidad?
Dentro del paquete Microsoft Office, encontrarás el programa Excel, esencial para manejar números y ahorrar tiempo. Este software permite configurar una contabilidad simplificada, desarrollar plantillas de contabilidad, vincular datos y automatizar ciertas tareas repetitivas. Además, se puede personalizar al 100%, lo que implica que una vez que tengas el diseño de tu hoja y hayas introducido las fórmulas de cálculo en las celdas correctas, podrás ahorrar mucho tiempo.
Excel es una herramienta muy interesante para los profesionales que quieran dedicar más tiempo a su negocio principal en lugar de ponerse a introducir asientos contables en algún tipo de aplicación. Además, este software está disponible en la nube, lo que te permitirá poder interactuar con tus compañeros y tener tus documentos contables en todos tus dispositivos.
La mayoría de las veces, se utiliza para llevar la contabilidad ya que Excel permite:
- Procesar ingresos y gastos.
- Realizar un balance contable.
- Gestionar tus plazos.
- Hacer un pronóstico.
- Crear libros de contabilidad.
- Generar presupuestos y facturas.
- Garantizar una buena gestión financiera.
- Consultar el flujo de caja.
- Estar informado de los estados financieros.
Por lo tanto, Microsoft Excel facilita la vida de las personas y los profesionales en su gestión contable y financiera.
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Plantillas de Excel para la Gestión Contable
Las plantillas son uno de los «consejos» de Excel que te permitirán ahorrar un tiempo valioso. Hay muchas plantillas disponibles en el programa de contabilidad de Microsoft Office. Dirígete a la biblioteca de Excel para realizar una búsqueda de palabras clave. Además, ¡Internet es una mina de oro para encontrar todo lo que busques!
Plantilla de Ingresos y Gastos
Las plantillas Excel de gestión contable que te serán de gran utilidad son las plantillas de flujo de caja. Tan prácticas para las grandes empresas como para las pequeñas empresas y los hogares, el registro de ingresos y gastos permite llevar una contabilidad con rigor. En Excel, encontrarás plantillas para cualquier tipo de tarea. La única condición es que los datos se puedan transcribir en una hoja de cálculo.
Para registrar estos asientos contables, deberás crear una hoja de cálculo que agrupe las entradas y salidas de dinero. Gracias a las funciones de Excel, podrás enumerar los movimientos de tus cuentas bancarias. Además, puedes planificar fácilmente las operaciones contables futuras, para conocer tu contabilidad de caja en el momento que quieras.
El flujo de caja es una herramienta esencial de análisis contable y financiero, ya que proporciona una visión dinámica de la situación financiera de los autónomos, de las PYMES o de cualquier hogar. Para completar tu plantilla, necesitarás añadir la siguiente información:
- Recibos de efectivo.
- Desembolsos.
- Cuenta de resultados.
- Balances y documentos contables.
- Inversiones.
- Conciliaciones bancarias.
Estas plantillas las tienes disponibles en el software de contabilidad Excel. Desde «Archivo», «Nuevo desde plantilla», podrás buscar las plantillas que te interesen mediante palabras clave. Al escribir «tesorería», tendrás acceso a las siguientes plantillas:
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- Presupuesto personal.
- Pronóstico de flujo de caja.
- Tabla de flujo de caja personal fácil.
- Análisis de flujo de caja.
- Presupuesto simple.
- Lista de verificación para pagar facturas.
- Estado de resultados.
- Proyección de flujo de caja para pequeñas empresas.
Plantilla del Balance Contable
El balance contable sirve para ver, en forma de documento, los activos de una empresa en un momento determinado. Este estado financiero resume los activos, es decir, todo lo que posee la empresa, como gestión de inventarios, flujo de caja, vencimientos y pasivos, es decir, todos los recursos a su disposición, como capital contable, deudas sociales y fiscales... El balance es un reflejo de la situación financiera de una empresa. Lo suele elaborar un contable al cierre del ejercicio financiero.
Con Excel tendrás más que suficiente. Gracias al balance, podrás generar otras tablas como el balance funcional y el balance financiero según tus necesidades. Los bancos, socios o clientes pueden solicitarle este tipo de archivos. El plan general de cuentas se utiliza para generar el panel de control del balance. Con un simple clic, podrás obtener todos los datos de tu negocio.
El balance está vinculado a otros dos documentos esenciales: la cuenta de resultados y el plan de flujo de caja. Con una plantilla disponible en el software, lo único que tienes que hacer es indicar las funciones de las celdas con sus números y datos. Las fórmulas ya están completadas y los cálculos, automatizados. Gracias a esta presentación simplificada, tú mismo podrás llevar tus cuentas con Excel y con el mejor software de contabilidad.
Plantilla de la Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria permite realizar un control para mantener tus cuentas lo más actualizadas posible al comparar con el extracto bancario de tus recibos. De hecho, consiste en comparar el extracto bancario con el libro auxiliar de bancos y justificar las discrepancias, si las hubiera. Al descargar una plantilla de Excel, ahorrarás tiempo. De hecho, solo necesitas completar los datos de tus extractos bancarios profesionales y los del libro auxiliar del banco.
Suele formar parte del trabajo del contador para asegurarse de no cometer errores. Sin embargo, si tienes paciencia, podrás hacerlo tú mismo. Las plantillas de conciliación bancaria de Excel permiten comparar los depósitos registrados con los del extracto bancario. Agrupan los movimientos de entradas y los movimientos de salidas. La ventaja es que también se verifican los cheques y las notas de crédito bancarias, así como los cargos de la tarjeta de crédito.
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A continuación, te dejamos un resumen de la información contable que suelen contener:
- El saldo de la cuenta.
- Los elementos de la cuenta corriente.
- Los datos bancarios (saldo, extractos, etc.).
- La fecha.
- Los pagos.
- Los recibos de efectivo.
Plantilla del Libro Mayor Contable
El libro mayor es un documento contable que contiene todos los asientos del libro de cuentas. Se trata de un documento muy valioso para la contabilidad de una empresa, porque rinde cuentas de todo, dato por dato. Cuenta con las herramientas necesarias para automatizar muchas tareas y ahorrar tiempo. Incluye la siguiente información:
- La fecha de registro, facturación o recibo.
- La redacción del escrito.
- Los números y títulos de las cuentas en las que se debitarán o acreditarán las sumas.
Día tras día, se hace referencia a todas las entradas en esta tabla. Gracias a esto, el libro mayor se genera automáticamente. Es necesario para el correcto mantenimiento de las cuentas de una empresa, porque contiene el historial de movimientos de las cuentas bancarias.
Para obtener el libro mayor, es necesario volver a copiar las líneas del diario contable en las cuentas correspondientes. La hoja de cálculo calculará así automáticamente los totales de débito y crédito; de este modo, podrás saber si el saldo de la cuenta será deudor o acreedor.
Dónde Descargar Plantillas de Excel
¿Sabes cuáles son tus necesidades, pero no sabes dónde puedes encontrar modelos contables fiables? A continuación, Superprof te ofrece una lista de páginas web donde podrás descargar plantillas de manera gratuita, según tus necesidades.
- La biblioteca de plantillas de Excel
- Archivo Excel
- Xataka
- Just EXW
- Formaciononline.eu
- Excelgratis.com
- Softzone.es
- Adslzone.net
- Aplicaexcelcontable
- Plantillasmil
Ya cuentas con toda la información necesaria para descargar tus plantillas de contabilidad y empezar a gestionar tus obligaciones legales con total tranquilidad y asegurarte de la correcta contabilidad de tu empresa.
Funciones de Excel para la Contabilidad
Las funciones tienen una gran utilidad en Excel. De hecho, permiten no tener que teclear la misma fórmula varias veces. Estas son las diferentes categorías de funciones que encontrarás en Excel:
- Matemáticas y trigonometría.
- Búsqueda y referencia.
- Financieras.
- Fecha y hora.
- Texto.
- Estadísticas.
- Base de datos.
- Ingeniería.
- Información.
- Contabilidad...
Las que más te servirán son las funciones lógicas, de búsqueda, fecha y hora, así como las funciones de texto.
Asimismo, estas son las funciones que se suelen emplear con mayor frecuencia en contabilidad:
- SUMA
- SUMAPRODUCTO
- SUBTOTAL
- REDONDEAR
- ROUND.MAS
- PRODUCTO
- TRUNCAR
- ABS
- POTENCIA
- RAÍZ
Pasos para Gestionar la Contabilidad en Excel
Para llevar la contabilidad de una empresa, primero tendrás que elegir un software de contabilidad, configurar un plan de cuentas y un sistema para archivar los documentos. El primer paso, imprescindible, es infórmate sobre cuáles son tus obligaciones legales. De hecho, no son iguales para particulares, autónomos y pequeñas y medianas empresas.
Para asegurarte de que no te olvidas de nada, estas son las etapas principales de un ciclo contable:
- Análisis de transacciones.
- Registro y contabilidad de asientos.
- Preparación de un balance general no ajustado.
- Preparación de entradas de ajuste.
- Preparación de un balance general ajustado.
- Elaboración y finalización de estados financieros.