Es importante mencionar primero, en términos generales, lo que es el CFDI o Comprobante Fiscal Digital por Internet, el cual se describe como una factura electrónica que respalda una transacción comercial entre un comprador y vendedor de productos o servicios que se están adquiriendo. Al emitir una factura electrónica se pueden generar 2 tipos de archivos, que son, un PDF y un XML. El archivo XML del CFDI es un conjunto de datos estructurados que conforman el documento tributario, están especificados y organizados de tal modo para que resulten legibles en el intercambio de información entre las distintas plataformas informáticas que actúan en el proceso.
XML es un formato basado en texto para representar información de manera estructurada. El lenguaje XML proporciona una plataforma para crear un formato aplicable en el análisis de datos. A la par de su relevancia fiscal, el XML ofrece altos niveles de seguridad por basarse en la encriptación, por lo que no puede ser interceptada o alterada. Aunque muchas veces se incluye una versión en PDF para que sea legible por seres humanos, la factura válida como tal para efectos del SAT (Servicio de Administración Tributaria), es el archivo XML con su sello fiscal.
Retos en la gestión de archivos XML
El problema con estos archivos es que no es sencillo mantener un control visual de la información que contienen a simple vista, porque están pensados para ser leídos y procesados por sistemas informáticos. Si quieres, por ejemplo, hacer una lista de todas las facturas emitidas y recibidas en el mes o leer algún dato específico de una factura, tendrías que descifrar el archivo XML manualmente y copiar la información relevante a mano.
Tabla de componentes clave en un XML de CFDI
| Componente | Descripción |
|---|---|
| Folio Fiscal | Identificador único del UUID del documento. |
| RFC Emisor/Receptor | Claves de identificación fiscal de las partes. |
| Sello Fiscal | Certificación digital que valida la autenticidad ante el SAT. |
| Total | Valor monetario de la transacción. |
Cómo visualizar y procesar tus CFDIs automáticamente
Hoy vamos a ver una forma fácil de visualizar toda la información de los archivos XML equivalentes a CFDIs de forma automática. El resultado final será una lista de todos los archivos CFDI (XML) con su información más relevante copiada en una hoja de cálculo. La herramienta CFDI Tools facilita la lectura, validación y descarga de archivos XML CFDIs a Sheets.
Pasos para implementar la gestión automatizada:
- Instalación: Busca el complemento CFDI Tools en el Google Workspace Marketplace e instálalo para tu usuario.
- Preparación: Una vez instalado, ve al menú Extensiones - CFDI Tools - Abrir CFDI Tools. Elige la opción de "Más herramientas" y finalmente da click en el botón de "Preparar" para configurar las hojas de trabajo.
- Estructura: Esto creará dos hojas de trabajo con un formato específico para ingresar la información de las facturas: CFDIs y Conceptos.
- Procesamiento: Utiliza la opción de "Escanear CFDIs" para que el complemento organice la información técnica de tus archivos.
Ahora que te has dado cuenta de la importancia de los archivos XML de tus CFDIs como contribuyente, te invitamos a mantener en orden las finanzas de tu empresa para protegerte y evitar problemas posteriores. Esta lista de CFDIs condensada en un solo documento, es increíblemente útil para hacer análisis, auditorías o búsquedas específicas, sobre todo si no quieres preocuparte por contratar un pesado paquete de contabilidad para tu empresa pequeña o freelance.
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