En un sistema de negocios globalizado, es imposible tener un control razonable de una compañía sin una visión clara de la exactitud de sus números y sus circunstancias patrimoniales, así como la relación que pueda existir entre los activos. El aspecto organizacional de la contabilidad se entiende como la capacidad del departamento para ayudar a la compañía a lograr el objetivo principal por la que toda compañía es creada: generar rentabilidad.
La contabilidad es el proceso de analizar y medir la información económica y financiera de la empresa o cualquier negocio. A continuación, ayuda a tomar decisiones correctas. La contabilidad también ayuda en la responsabilidad de los eventos de la compañía, y también proporciona la estimación de los eventos y los requisitos financieros de la empresa. Los estados financieros de la compañía se preparan con la ayuda de la contabilidad.
Alguien dijo que detrás de cada compañía exitosa, hay un contador. La gente también cree que solo los contadores pueden salvar al mundo con paz y reconciliación. Desde entonces, la contabilidad comenzó hace 7000 años cuando la numeración y el conteo simplemente comenzaron. El comercio es la profesión más antigua de los humanos, y la contabilidad era la parte del comercio desde ese momento. Esto muestra la importancia de la contabilidad. Sin embargo, con la evolución del mundo, la contabilidad también sufre evolución.
Hoy en día, la contabilidad se ha vuelto más avanzada, más compleja y ha adquirido la posición de una columna vertebral de cualquier negocio. Sin embargo, muchos softwares de contabilidad también se introducen en el mundo que hace que la contabilidad se realice fácilmente. La declaración no puede ser incorrecta, la contabilidad es una parte esencial del negocio, el negocio no se puede ejecutar sin contabilidad.
Importancia de la Estructura Organizacional
Estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. La organización es un producto humano y como tal, nunca sería perfecta, pero sí perfectible, es decir, susceptible de perfeccionarse. Organizar por organizar no tiene sentido. La palabra organización proviene del griego Órganon que significa instrumento. Con el propósito de obtener la maximización de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos, para la realización de los fines que la empresa persigue.
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Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. La contabilidad permite tener un conocimiento y control absoluto de la empresa. Permite tomar decisiones con precisión. Permite conocer de antemano lo que puede suceder. Todo está plasmado en la contabilidad.
Dentro de cada organización es imprescindible contar con un departamento de contabilidad, este departamento es vital y por lo general se encuentra en medio de todo esquema organizacional por lo que, ya sea una empresa de venta de bienes o servicios se necesitan registros físicos para poder validar dichas ventas, donde adicionalmente el departamento de contabilidad es el encargado de mantener el registro de toda aquella actividad empresarial que involucre entrada y salida de dinero de la compañía. Para esto se necesita llevar un registro ordenado de toda aquella transacción realizada, para poder presentar estados financieros con los saldos correctos de cada una de las cuentas que lo conforman.
La contabilidad nos proporciona información relevante de cualquier entidad que se encuentre en cualquier mercado, dicha información es revelada en los distintos tipos de estados financieros que se presentan, entre los principales a tomar en cuenta son: el estado de situación financiera, estado de resultado integral, y el estado de flujo de efectivo. La contabilidad ayuda a una organización en la creación de estrategias por parte de los directivos, por eso se puede denominar contabilidad administrativa.
La estructura de la empresa se regirá por la estructura definida cada departamento y sus miembros quienes coordinaran las diferentes actividades relacionándose de manera colaborativa gerentes con empleados, gerentes con gerentes y empleados con empleados. Una correcta estructura mejorará la operación y productividad a través del orden, control y coordinación, pero el éxito de la estructura depende del sector, tamaño, tecnología, ambiente y otros factores, la organización en línea se caracteriza por quien toma todas las decisiones y responsabilidad del mando es una sola persona el jefe superior distribuye el trabajo a los subordinados quiénes a su vez reportaran solo a él.
Tipos de Organización
La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones, permite mayor especialización, se obtiene la más alta eficiencia de la persona, la división del trabajo es planeada y no incidental, el trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
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Sistemas Contables
En la actualidad es muy complicado para las personas que son nuevas en temas de contabilidad poder comprender de forma correcta que son los sistemas contables debido a que el medio se encuentra ampliamente globalizado provocando diferentes definiciones que causan confusiones en los que conocen poco al respecto. Existen personas que piensan que cuando se habla del sistema contable, se refiere a un software de contabilidad o similares, pero en realidad no, si bien es cierto que este software contiene algoritmos que permiten programar un sistema contable, que está compuesto por diversos elementos de información contable y financiera mutuamente relacionados. El objetivo principal de estos sistemas es apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa u organización, decisiones como pueden ser las futuras para evitar la quiebra del negocio y demás.
Los profesionales de la contabilidad tienen bien claro que existen diferentes tipos o sistemas de negocios como: Comerciales, de Servicios, de Consumo, Financieros, de Productos, etc. Cada uno de estos sistemas de negocios requiere de un sistema que le proporcione información contable de utilidad. Por ejemplo, una empresa u organización bancaria requiere de información completamente diferente a la que requiere un sistema de negocio comercial, pues es evidente que cada uno de ellos tiene distintas necesidades financieras. al diseñar un sistema contable, lo primero que se debe analizar son las necesidades de la empresa u organización y el objetivo del negocio, situaciones que les permiten a los gerentes tomar decisiones y acciones que lleven a la consolidación exitosa del negocio o empresa.
De esta manera, será posible cumplir con las tareas asignadas a través de la implementación de un sistema contable, mostrando así su eficacia y su efectividad en diferentes ámbitos y sistemas empresariales. La importancia de la contabilidad en una empresa se trata de asegurar los ingresos y gastos, este control con el fin de poder definir adecuadamente, los servicios o bienes que brinda la empresa, nos permite conocer cuál es el financiamiento de la empresa, su capacidad de endeudamiento de manera que podamos cubrir adecuadamente las deudas con terceros.
Organización de los Recursos Empresariales
La forma como organiza los recursos de la empresa es una tarea importante del emprendedor. Se fundamenta en su plan estratégico y en el modelo de negocio que haya elegido. La estructura siempre debe seguir a la estrategia y el diseño debe ser considerado con cuidado.
- Relaciones con clientes: Cómo accede la empresa al mercado y entra en contacto con sus clientes. Como se recoge y usa información del cliente para mejorar las relaciones y ajustar la oferta a las necesidades identificadas.
- Finanzas: Considera los ingresos y la estructura de costos. Determina las utilidades o perdidas que genera la actividad.
La idea en toda organización es potenciar las capacidades y trabajar mancomunadamente, para ello es preciso definir roles y responsabilidades para cada integrante de la organización. Las organizaciones pueden tener una estructura relativamente simple (por ejemplo: una salita de primeros auxilios), o una estructura muy compleja, con muchos empleados, sucursales en distintos lugares, contadores, abogados, etc. En toda organización cada persona asume un rol específico asociado a la actividad que se compromete a desempeñar. Esto significa que deben existir algunas personas que determinen previamente cuáles van a ser las tareas que se realizarán y cuáles serán los mecanismos de control, así como quiénes serán los encargados de efectuarlo.
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La organización desempeña una parte fundamental para conseguir el éxito en cualquier gestión empresarial. De alguna manera, esto también contribuye a emplear mejor los recursos y medios disponibles. Es preciso, además, conocer lo que implica cada puesto y si acarrea un gasto innecesario. Permite realizar una utilización más eficiente de los medios de la empresa para que pueda desarrollar tus tareas y actividades en la búsqueda de los objetivos de la empresa marcados. Una buena organización empresarial permitirá a las compañías conseguir unos mejores resultados con los recursos disponibles, disminuyendo los costes y mejorando los plazos de ejecución de los proyectos.
Según datos de la Asociación de Emprendedores en México, el 29 % de las pymes fracasan por una mala gestión. Los departamentos de una empresa son precisamente el pilar de esta estructura. Cada uno cumple con funciones específicas que, en conjunto, permiten que el negocio opere de manera óptima.
Funciones de los Departamentos de una Empresa
Los departamentos de una empresa son áreas funcionales en las que se divide una compañía con el objetivo de operar de la mejor manera posible. Cada una de ellas contribuye a la misión y objetivos del negocio y ayudan a darle orden a los procesos. Independientemente de lo grande o pequeña que sea tu organización, esta necesita una estructura organizacional para funcionar bien.
Una vez que las empresas son reconocidas por un mercado objetivo, es más factible que las personas se interesen en sus productos y servicios y decidan pagar por ellos, es decir, comprar. Todos los ingresos y gastos de una empresa deben coordinarse de manera adecuada, porque de esto depende principalmente la rentabilidad. No existe negocio que funcione sin personas.
Dentro de los departamentos de una empresa, el departamento de operaciones es responsable de coordinar y supervisar los procesos productivos y logísticos que permiten que la empresa entregue sus productos o servicios de manera eficiente. Aunque este es un departamento que se asocia con mayor frecuencia a las grandes empresas, hay startups e incluso pymes que también cuentan con esta área.
- Proporcionar un mayor nivel de organización, así como una adecuada división de las actividades por área genera más eficiencia, productividad y también reduce los costos.
- Especialización.
- División del trabajo.
- Colaboración.
- Claridad.
La distribución de funciones por área también ayuda a establecer responsabilidades más claras para cada departamento de una empresa y sus empleados. Supervisión. Los gerentes de las distintas áreas pueden supervisar de cerca a los trabajadores a su cargo y los resultados que estos logran.
El Rol de Recursos Humanos en la Organización
Como vimos antes, uno de los departamentos de una empresa considerados esenciales es Recursos Humanos. Más allá de que se encargue de todas las gestiones vinculadas al talento, también es un área central en la creación de la estructura de departamentos de la compañía.
Una de las tareas del área de Recursos Humanos es la creación del organigrama, por supuesto, esta actividad se realiza en coordinación con la gerencia y directivos. Además, RR.HH. Otra de las funciones del área de talento en relación a la estructura corporativa por departamentos es la definición de puestos de trabajo en la empresa. En este caso, RR. HH. Con todo esto, RR.HH. asegura que cada colaborador que comienza a trabajar en la organización comprenda sus tareas y objetivos.
Otra de las funciones clave de los profesionales del departamento de RR.HH. es identificar las habilidades, competencias y conocimientos que se necesitan para desempeñar cada puesto, dentro de cada unidad funcional. Esto contribuye a mejorar la productividad y el desempeño de cada trabajador que forma parte de la compañía y también permite optimizar el rendimiento de cada área.
Por último, debemos destacar el rol de Recursos Humanos en la promoción de los valores, la misión y visión de la empresa.
Preguntas Frecuentes sobre la Organización de Departamentos
- ¿Cuáles son los departamentos más comunes en una empresa? Depende del tamaño, el giro y los objetivos del negocio. Sin embargo, los más comunes son: Recursos Humanos, Finanzas, Marketing, Ventas, Operaciones y Atención al Cliente.
- ¿Es necesario tener todos los departamentos en una empresa pequeña? No. En una empresa pequeña, una misma persona o equipo puede asumir múltiples funciones. Lo importante es identificar las necesidades del negocio y crear una estructura organizacional funcional, aunque sea reducida.
- ¿Cuál departamento es el más importante? Todos los departamentos de una empresa son importantes porque cumplen funciones complementarias.
- ¿Cuál es el rol de Recursos Humanos? Recursos Humanos no solo contrata personal: también diseña procesos para desarrollar talento, construir cultura organizacional y alinear el capital humano con los objetivos del negocio.
- ¿Cómo saber si los departamentos están bien organizados? Si hay claridad en las funciones, buena comunicación entre áreas, eficiencia operativa y cumplimiento de objetivos, es una señal positiva.
Una forma eficiente de organizar los departamentos de una empresa es mediante el uso de la tecnología adecuada. Un software de RR.HH. Esta herramienta te permite generar de forma automática, fácil y efectiva el organigrama de tu compañía. El organigrama te permite visualizar en un único lugar todas las áreas que componen la empresa, las personas que forman parte de cada una de ellas, la posición que ocupan y las responsabilidades que tienen.
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