Dentro de las obligaciones que tienen los patrones ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), es la de revisar su siniestralidad en el mes de febrero de cada año, con el propósito de determinar si la prima del seguro de riesgos de trabajo con la cual se encuentran pagando sus cuotas correspondientes a este seguro, aumenta o disminuye. La Declaración de Riesgo de Trabajo es el reporte anual donde le informas al IMSS los accidentes o enfermedades que sufrieron tus empleados en el ejercicio anterior. Con base en esto, el Instituto ajusta la Prima de Riesgo, que es el «seguro» que pagas por cada trabajador. Si tu empresa fue segura, el costo baja; si hubo muchos incidentes, el costo sube.
Este trámite mide la «siniestralidad», es decir, cuántos riesgos laborales hubo. Si tu empresa tuvo pocos, pagas menos; si hubo aumento de riesgos, pagas más. Es como un chequeo para que el IMSS sepa el nivel de peligro en tu negocio y cobre lo justo. También conocida como Determinación anual de la Prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo, este trámite representa una oportunidad de revisar qué tan segura es tu operación y cómo impacta en tu rentabilidad.
Impacto en la Rentabilidad de tu Negocio
Como empresario, tu prioridad es mantener la estabilidad y rentabilidad del negocio día con día. Sin embargo, en febrero surge un trámite que, de no gestionarse correctamente, puede afectar tus finanzas: la Declaración de Riesgo de trabajo ante el IMSS. Porque la prima de riesgo de trabajo es un porcentaje que tu empresa paga al IMSS (Seguro de Riesgos de Trabajo) sobre el Salario Base de Cotización. Esta declaración afecta directamente tus costos y rentabilidad. Si tu prima sube, tu costo de nómina sube. Así de directo.
Además, la Ley marca dos límites que conviene tener siempre en mente:
- La prima mínima es 0.5% y la máxima es 15 %.
- Cada año, tu prima puede subir o bajar, pero no más de 1 % respecto al año anterior (con reglas y topes).
Una mala gestión de esta declaración puede significar pagar miles de pesos de más en cuotas que podrías invertir en equipo o expansión.
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Fechas Límite y Obligaciones para la Presentación
El plazo legal para enviar tu declaración de riesgo de trabajo es del 01 de febrero al 28 de febrero. El IMSS abre su sistema las 24 horas para que puedas hacerlo en línea. Por ello, el 28 de febrero de 2026 es la fecha límite para presentar la determinación de la prima de la cobertura del SRT. Para efectuar el cálculo, se deberán considerar los riesgos de trabajo terminados dentro del periodo comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2025. La nueva prima de riesgos de trabajo determinada tendrá vigencia del 1° de marzo de 2026 hasta el último día del mes de febrero de 2027.
¿Quiénes están obligados a presentar la declaración anual de prima de riesgo de trabajo?
Si tu empresa está registrada ante el IMSS y tuvo trabajadores, normalmente deberás presentar la declaración de riesgo de trabajo. Las empresas tienen que pagar una prima de seguros al IMSS, para cubrir a sus trabajadores ante la posibilidad de sufrir un accidente en el lugar de trabajo. Así, los patrones están obligados a presentar esta declaración durante febrero del año siguiente. Además, el IMSS señala consideraciones de obligación:
- Patronos de empresa cuya cuota calculada salga distinta a la que pagaron en el año anterior.
- Empresas con menos de 10 trabajadores que elijan enviar la declaración anual.
Casos de excepción: ¿cuándo no es necesario presentar la declaración?
No están obligado si se cumple alguno de estos supuestos (según IMSS / Reglamento):
- Empresas nuevas en el IMSS, o que cambiaron de actividad y no han completado un año entero del 1 de enero al 31 de diciembre.
- Empresas que, al calcular su prima, sale igual a la del año anterior.
- Estás en prima mínima (0.50000%) y tus trabajadores NO sufrieron riesgos de trabajo en el periodo revisado.
- Si tu empresa promedió menos de 10 trabajadores, puedes elegir, presentas tu determinación o cotizas con la prima media de tu clase.
¡Pero ojo aquí! No estar obligado no significa “me olvido del tema”. Lo importante es verificar tu situación antes de decidir no presentarla.
Recomendaciones para evitar contratiempos en la fecha límite
La fecha tope es el 28 de febrero de 2026. Pero no lo dejes para el final: los servidores del IMSS se saturan con miles de envíos, y podrías tener errores técnicos. Aunque el sistema recibe datos hasta el último minuto, los servidores del IDSE suelen saturarse en la última semana. Si el portal falla el día 28 y no logras enviar tu archivo, la multa llegará igual. Nuestra recomendación: ten todo listo para la segunda semana de febrero.
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Cálculo de la Prima de Riesgo de Trabajo
La Ley del Seguro Social nos muestra la fórmula oficial para calcular la prima de riesgo de trabajo. Conforme a lo señalado en el artículo 72 de la LSS, la prima de riesgos de trabajo se deberá comparar con la prima anterior y determinar si se mantiene igual, aumenta o disminuye. La nueva prima no podrá ser modificada en una proporción mayor o menor a un 1% de conformidad con los artículos 74 de la LSS y 32 Fracción II del Reglamento de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF).
La determinación de la prima de riesgos de trabajo se puede realizar por medio del Sistema Único de Autodeterminación (SUA) o en línea, a través del portal del IMSS. El IMSS pone a disposición de los patrones en su portal institucional, una herramienta con la cual podrán consultar la relación de los riesgos de trabajo terminados que hayan sufrido sus trabajadores. Esta herramienta puede ser de gran utilidad previo a la determinación de la nueva prima de riesgos de trabajo, debido a que podrán conciliar los casos de riesgo de trabajo conocidos contra los que arroje esta herramienta y de esta forma presentar de manera correcta su declaración.
Pasos para Realizar la Declaración de Riesgo de Trabajo IMSS vía IDSE y SUA
Preparación Previa
¡Presta atención! Antes de iniciar la declaración de riesgo de trabajo, asegúrate de tener lo siguiente:
- SUA instalado y vigente.
- Registro de todos los accidentes o enfermedades de trabajo terminados en 2025 (si vas a declarar en 2026).
- Tener acceso a IDSE y poder entrar con e.Firma o NPIE.
Generación del archivo .DAP en el sistema SUA
Aquí te dejamos el paso a paso para generar el archivo:
- Entra a SUA.
- Asegúrate de tener capturados los riesgos de trabajo terminados del año a reportar (2025).
- Ve a la opción de Determinación Prima de RT y realiza el cálculo (días cotizados/trabajadores y luego cálculo de prima).
- Cuando ya tengas el resultado, selecciona “Generar archivo” y guarda el archivo con extensión .DAP.
Validación y envío a través de la plataforma IDSE
Después, el IMSS indica que ese archivo .DAP es el que debes enviar por internet a través de IDSE. Es momento del envío:
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- Entra a IDSE desde el portal del IMSS y accede al sistema. Puedes acceder por medio de la herramienta IMSS Desde su Empresa (IDSE), utilizando el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) o ingresando a IMSS Digital a través del Escritorio Virtual, empleando la Firma Electrónica (FIEL).
- Inicia sesión con tu certificado digital o e.Firma.
- Entra al módulo DAP-SUA y elige “Registrar/validar archivo”.
- Selecciona y carga tu archivo .DAP.
- Revisa el “Resumen de la Determinación”. Si todo está bien, acepta y envía.
- Al final, el sistema muestra un Folio de Recepción y podrás Imprimir Acuse.
Consideraciones Importantes
Accidentes en trayecto
Es importante mencionar que los accidentes en trayecto por riesgos de trabajo no forman parte de la siniestralidad a considerar en la determinación de la prima. Los accidentes que ocurren al trasladarse del domicilio al centro de trabajo o viceversa no se toman en cuenta para la siniestralidad de la empresa. Es decir, que aunque sea accidente, si es trayecto, no debería subirte la prima por ese evento.
Sanciones por no presentar la declaración
La Ley del Seguro Social considera infracción: No presentar la revisión anual obligatoria de siniestralidad y determinación de prima, presentarla fuera de plazo o con datos falsos/incompletos. La multa puede ir de 20 a 210 veces el salario mínimo diario general vigente.
Impacto del teletrabajo (Home Office) en el riesgo de trabajo
En home office, accidentes durante el horario laboral pueden contar como riesgos de trabajo si se prueban. Sigue la NOM-037 para condiciones seguras en casa. En otras palabras, no importa tanto dónde pasó (oficina o casa), sino cómo lo califica el IMSS (si fue o no riesgo de trabajo) y si entra como caso considerado para el cálculo. Es fundamental:
- Definir horarios y reglas claras de teletrabajo.
- Capacitar en ergonomía y seguridad.
- Documentar incidentes y repórtalos como corresponde (para evitar confusiones después).
La prevención de accidentes como estrategia de ahorro fiscal
¡Pon atención! Para que la empresa pague lo justo, y no afecte la planeación financiera, recuerda que la prevención es fundamental. Lo que puedes hacer:
- Controlar y documentar riesgos: lo que no documentas, luego es un caos al calcular.
- Revisar tu siniestralidad cada mes, no una vez al año (así febrero no te explota).
- Evitar riesgos no solo cuida a tu equipo, sino que baja tu prima y ahorra impuestos.
- Usa herramientas simples para rastrear todo.