La planeación de una auditoría consiste en establecer la estrategia general de auditoría para el trabajo y desarrollar un plan de auditoría. La planeación involucra establecer la estrategia general y desarrollar el plan de trabajo para la auditoria, lo que le permite al auditor organizar y administrar de manera apropiada el trabajo de auditoria garantizando un trabajo eficiente y efectivo. De la misma manera le permite seleccionar un equipo de trabajo competente y con las capacidades necesarias para el desarrollo del trabajo.
La planeación es un proceso continuo y repetitivo que normalmente comienza poco después de completarse la auditoría anterior (o en conexión con su conclusión) y continúa hasta completarse el trabajo de auditoría actual. Sin embargo, la planeación incluye la consideración de la oportunidad de ciertas actividades y procedimientos de auditoría que tienen que completarse antes de efectuarse los procedimientos de auditoría adicionales.
En los trabajos de auditoría de estados financieros, es conveniente que el contador público se entreviste con los funcionarios del cliente las veces que él considere necesario en las diferentes etapas del proceso. Ello con la finalidad de obtener toda la información que el propio contador considere oportuna y necesaria, a fin de poder planear adecuadamente su trabajo a desarrollar en las diferentes etapas de la auditoría, y de esta forma, cumplir adecuadamente con un servicio profesional independiente, para el cual ha sido contratado.
Para la auditoría la planificación toma un papel relevante puesto que con esta herramienta se puede profundizar y tecnificar los procedimientos, identificar la disponibilidad y el alcance de cada uno, la creación de un plan estratégico que permitirá identificar los riesgos de la auditoría. La planificación del proceso de auditoría es un aspecto que se profundiza y tecnifica para lograr que se llegue a un planeamiento estratégico, en donde se identifique los riesgos de auditoría, constituyéndose en uno de los mayores aportes en el nuevo enfoque de la auditoría.
La planificación estratégica, como un primer paso en la auditoría, es fundamental para orientar coordinadamente todos los esfuerzos de auditoría, evitar dispersiones de trabajo, trasmitir a todo el equipo de trabajo las ideas del personal más experimentado, preveer situaciones que no menoscaben la eficiencia del examen, y anticipar dificultades que puedan afectar la conclusión e informe del auditor.
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La naturaleza y el alcance de las actividades de planeación varían dependiendo del tamaño y la complejidad de la entidad, la experiencia previa de los miembros clave del equipo de trabajo con la entidad, y los cambios en las circunstancias que ocurran durante el trabajo de auditoría.
La oportuna designación del auditor contribuye a la planeación adecuada. En efecto, la planeación exige que el auditor lleve a cabo ciertos procedimientos en su debida oportunidad, en especial contar con una exploración preliminar a tiempo y con una ilustración clara y precisa que permita coordinar las actividades a desarrollar para cumplir el programa de la auditoría en cuestión.
La planificación de cada auditoría se divide en dos fases o momentos distintos, denominados planificación preliminar y planificación específica. En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e información obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinación de los procedimientos específicos a aplicarse por cada componente y la forma en que se desarrollará el trabajo en las siguientes fases.
Las etapas mencionadas, suponen la realización de un trabajo de auditoría recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente, el análisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el último examen. En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado y por lo tanto, la etapa de planificación demandará un esfuerzo de auditoría adicional.
Pasos para Realizar un Plan de Auditoría Eficaz
Para realizar una auditoría es necesario seguir una metodología que garantice el proceso objetivo, sistemático y eficiente. De forma general, la metodología consiste en la planeación, ejecución y conclusiones.
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1. Planificación Preliminar
La planificación comienza por una evaluación de los problemas y/o resistencias que se hayan podido encontrar en la toma de contacto con la Empresa a auditar. Es importante esta reflexión para identificar aquellas áreas problemáticas a las que probablemente haya que dedicar más tiempo y recursos. El primer resultado de esta fase es la enunciación de los objetivos y alcance de la auditoría, que será presentado en un documento formal denominado Plan de Auditoría.
2. Definición de Objetivos y Alcance
El objetivo del planeamiento es el determinar la oportunidad de la realización del trabajo y la cantidad de profesionales para llevar a cabo los procedimientos de auditoría. Los objetivos a conseguir y al tipo de auditoría a ejecutar.
3. Documentación y Programa de Auditoría
Toda planeación debe estar bien documentada e incluir el Programa de Auditoría. Este consiste en la descripción de los procedimientos de auditoría a seguir en el desarrollo de la misma para lograr los objetivos del examen. Aunque el programa de auditoría se desarrolle de manera tan experta como sea posible durante la etapa preliminar de la planeación, puede ser necesario modificar los procedimientos según se adquiere información adicional durante el transcurso del trabajo. El auditor debe evitar la inclinación a seguir un procedimiento tan sólo porque aparece en un programa generalizado.
4. Entendimiento del Negocio y el Entorno
Para la planeación de la auditoria, el auditor debe tener en cuenta la entidad y su entorno. En la planeación de la auditoría es vital lograr un entendimiento integral del negocio, del ambiente de la industria y externo, que facilite la identificación de riesgos. El número de riesgos significativos identificados es directamente proporcional al grado de entendimiento del negocio, su ambiente externo y de la industria.
5. Designación del Equipo Auditor
La auditoría se debe realizar por personal que tenga un entrenamiento técnico adecuado y experiencia en auditoría. Es recomendable trabajar con un equipo multidisciplinario de acuerdo con las necesidades del cliente, el tipo de auditoría, y en lo posible, con experiencia en la industria. Ejemplos: Contadores, Abogados, Ingenieros de Sistemas, Ingenieros Industriales, Especialistas en Impuestos, Especialistas en temas de la Industria.
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6. Memorándum de Auditoría
El Memorándum de Auditoría, también conocido como memo, es un documento que sirve para informar brevemente al personal de una empresa, institución pública, privada u oficina de gobierno, los asuntos de índole administrativo con respecto a la revisión que se realizará. Se utiliza para dar a conocer información importante al personal, como pueden ser indicaciones, avisos, recomendaciones, o cualquier otro que la empresa considere importante comunicar sobre el proceso de auditoría.
El contenido de un Memorándum de Auditoria puede variar según el tipo de empresa, el objetivo de la misma y el alcance que se desea obtener en ésta.
- Nombre(s) o departamentos de a quien se dirige.
- Fecha.
- Asunto redactado de forma breve que incluya: áreas a auditar, periodo que incluye la revisión (fecha de los Estados Financieros que serán revisados), identificar los compromisos de las partes involucradas en el trabajo (firma auditora y departamento auditado), lo cual significa establecer pactos y acuerdos de apoyo para realizar el trabajo, establecer un objetivo general y objetivos específicos, los cuales sirven como premisas para conocer qué se pretende alcanzar con dicho proceso.
- Se establecen las áreas, documentos y partes a las cuales la firma auditora tendrá acceso dentro de la entidad.
- Establecer una fecha de inicio y presentación de los resultados del trabajo que se realizará.
- Nombre(s) o departamentos remitente(s).
7. Programa de Auditorías Internas
El líder del equipo de auditores es responsable de elaborar un programa de auditorías que proporcione los lineamientos a seguir para la realización de cada una de las auditorías individuales. El programa de auditorías, que tiene que ser suficientemente flexible para permitir cambios a medida que se van desarrollando las actividades de auditoría; tiene que proporcionar la base para el acuerdo entre el cliente de la auditoría, el equipo auditor y el auditor líder, en relación con los aspectos relativos a las auditorías, tales como las fechas, los horarios, la coordinación de las actividades de auditoría, entre otros.
La planificación del programa de auditorías tiene el objetivo de informar a todas las partes interesadas que intervienen en las auditorías de todos los detalles, con el fin de poder realizar los preparativos necesarios. Para que sea realmente efectivo, es necesario que el programa de auditorías sea revisado y aprobado por el cliente y presentado al auditado antes de que comiencen las actividades de la auditoría en sitio.
Tabla de Objetivos para el Programa de Auditorías
Los objetivos para el programa de auditorías pueden basarse en las siguientes consideraciones:
| Objetivo | Descripción |
|---|---|
| Alineación de objetivos del sistema de gestión | Evaluar la compatibilidad y la alineación de los objetivos del sistema de gestión con la dirección estratégica de la organización. |
| Identificación de procesos | Evaluar la identificación, determinación e interrelación de los procesos determinados en el alcance del sistema de gestión. |
| Gestión de riesgos y oportunidades | Evaluar la identificación de riesgos y oportunidades, y si los planes de tratamiento fueron eficaces. |
| Cumplimiento de requisitos | Verificar el cumplimiento con todos los requisitos pertinentes, p. ej. requisitos legales y reglamentarios, requisitos de ISO 9001:2015. |
| Proceso de acciones correctivas | Evaluar el proceso de acciones correctivas, su estado, seguimiento, eficacia y mejora del mismo proceso. |
| Contexto organizacional | Verificar la capacidad del auditado para determinar su contexto organizacional, priorizarlo y determinar planes de acción para tratar los efectos sobre su planificación estratégica. |
| Gestión de información documentada | Evaluar el control establecido para la gestión de la información documentada del sistema de gestión. |
| Competencias del personal | Evaluar las competencias de las personas que se desempeñan en los procesos, así como la eficacia de los programas de formación. |
8. Ejecución de la Auditoría
Durante el proceso, pueden surgir cambios en la situación de la entidad o nueva información que requiera ajustes en el plan inicial. Mantener una buena comunicación entre auditores y el equipo encargado del lado de la empresa auditada es sumamente importante. Establece las bases de una auditoría efectiva.
9. Recopilación de Evidencia
Para realizar una auditoría es necesario recopilar la información clave y evidencias para el procedimiento. “Las decisiones del auditor en cuanto a la naturaleza, los tiempos de ejecución y el alcance de los procedimientos de auditoría tendrán un impacto en la evidencia que se obtendrá. Algunas de las evidencias que puede recopilar son registros de operaciones, testimonios y otras comunicaciones.
10. Documentación y Archivo
Después de la auditoría, es crucial mantener un archivo con toda la información utilizada y generada durante el proceso. Asegúrate de clasificar los documentos por categorías para facilitar el acceso y recuperación.
11. Seguimiento de Mejoras
Uno de los objetivos principales de realizar una auditoría interna es encontrar oportunidades para mejorar el sistema. Por esto, este último paso es esencial. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa.