Los asientos contables, o accounting entries, son registros que documentan cada transacción financiera que ocurre en una empresa. Una vez que se ha familiarizado con los accounting entries, estos registros dejan de ser una tarea compleja. Las tareas de accounting entries son la base sobre la cual se construye la contabilidad de una empresa.
Pasos para Registrar Asientos Contables de Compras
El proceso de registrar las compras en la contabilidad de una empresa involucra varios pasos esenciales:
- Identificar la transacción financiera: Es un proceso donde cada evento se identifica con un asiento contable.
- Definir los montos a debitar y acreditar: Lo siguiente es asignar los montos correspondientes a las cuentas afectadas.
- Registrar el asiento contable: Se realiza el accounting entries en el libro diario o bien se carga en el sistema automatizado de contabilidad.
Ejemplos Prácticos de Asientos Contables
Para ilustrar cómo se registran las compras, consideremos los siguientes ejemplos:
- Supongamos que una empresa compra mercancías por un valor de 1,500 $ MXN a crédito.
- Ahora consideremos el pago de salarios a los empleados por un monto total de 5,000 $ MXN en efectivo.
- Finalmente, supongamos que la empresa vende productos a crédito por un valor de 15,000 $ MXN.
Herramientas y Prácticas Recomendadas
Para asegurar la precisión y eficiencia en el registro de las compras, es crucial adoptar ciertas prácticas y herramientas:
- Revisar los asientos contables de manera regular: Permite identificar y corregir errores antes de que se conviertan en problemas mayores.
- Utilizar un sistema de contabilidad automatizado: Facilita en gran medida el proceso de registro y comprobación de los asientos contables.
- Capacitar al personal en principios contables básicos: Es necesario garantizar que el personal encargado del accounting entries tenga la formación adecuada en contabilidad.
Tome el control del accounting entries y de todos sus procesos contables con las soluciones tecnológicas de SAP Concur.
Lea también: IVA 21% Excel
Proceso Detallado para Registrar una Factura de Compra
Los siguientes pasos describen cómo crear una factura de compra. Los pasos para crear un pedido de compra son similares.
- Cree una factura o una orden de compra para registrar el costo de las compras y para realizar el seguimiento de los pagos.
- Las facturas y los pedidos de compra también se utilizan para actualizar dinámicamente los niveles de inventario, lo que significa que puede minimizar costos de inventario y proporcionar un mejor servicio al cliente.
- Cuando se reciben los productos de inventario o cuando se completa el servicio comprado, se registra la factura o el pedido de compra para actualizar el inventario y los registros financieros, y para activar el pago al proveedor según los términos de pago.
- No registre una factura de compra para productos físicos hasta que reciba los productos y conozca el costo final de la compra, incluidos los gastos adicionales.
- Rellene los campos en la página Factura de compra según sea necesario. Otros campos de la página Factura de compra se rellenarán con información estándar del proveedor seleccionado.
- El campo Importe línea se actualiza para mostrar el valor del campo Costo unit.
- En el campo Importe descuento factura, especifique un importe que se debe descontar del valor que aparece en el campo Total IVA incl. Si ha configurado descuentos en factura para el proveedor, el valor porcentual especificado se inserta automáticamente en el campo % descuento factura proveedor si se cumplen los criterios.
- La compra ahora se refleja en el inventario, en los movimientos de recursos y en los registros financieros, y se activa el pago al proveedor.
- La factura de compra se elimina de la lista de facturas de compra y se reemplaza con un nuevo documento de la lista de facturas de compra registradas.
- En casos raros, los importes registrados pueden desviarse de lo que se muestra en los campos de totales. Para verificar los importes que se registrarán realmente, vaya a la página Estadísticas, que tiene en cuenta los cálculos de redondeo.
- Una vez que se haya registrado la factura, puede encontrarla en la lista de facturas registradas. Tanto la lista Histórico facturas venta y como la lista Histórico facturas compra muestras las facturas registradas con los números de factura final.
- Para cada factura registrada, puede buscar estadísticas, dimensiones y los movimientos que son el resultado de la factura registrada.
Corrección y Anulación de Facturas
- Puede corregir o cancelar fácilmente una factura de compra registrada antes de pagar al proveedor. Por ejemplo, si se desea corregir un error de escritura o cambiar la compra de forma anticipada en el proceso de pedido.
- Para anular una compra de artículos o servicios que figuran en la factura de compra contabilizada para la que se procesa el pago, debe crear una nota de crédito. Abra la lista Factura compra reg.
Tipos de Líneas de Compra
Las líneas de una factura de compra pueden ser del tipo Recurso o Artículo. Las fichas de producto se pueden clasificar adicionalmente como de tipo Inventario, Servicio o No inventario, lo que especifica si el producto representa una unidad de inventario físico, una unidad de tiempo de mano de obra (también aplicable para recursos) o una unidad física sin seguimiento en el inventario. Obtenga más información en Registrar nuevos productos.
Con el tipo de línea de compra Recurso, también puede comprar recursos externos, por ejemplo, para facturar a un proveedor por el trabajo entregado. Para usar un recurso comprado, es posible que deba establecer la capacidad del recurso y asignarlo manualmente a un proyecto. La compra de un recurso crea un movimiento de recursos; sin embargo, los movimientos de recursos no se rastrean por cantidad y valor como, por ejemplo, los productos.
Pedidos de Compra y Recepciones Parciales
Utilice pedidos de compra si necesita registrar recepciones parciales de la cantidad de un pedido. Por ejemplo, porque el proveedor no dispone de la cantidad total. Si entrega productos vendidos directamente desde el proveedor al cliente como envío directo, deberá usar también pedidos de compra. En todos los demás aspectos, los pedidos de compra funcionan de la misma forma que las facturas de compra.
Gestión de Recepciones en Exceso
Si la cantidad recibida es superior a la ordenada del pedido de compra, y el proveedor se ha configurado para permitir recepciones en exceso, use el campo En exceso para administrar la cantidad en exceso. El valor del campo Cdad. recibida se actualiza según corresponda.
Lea también: Guía IVA reducido
Si usa una manipulación de almacén, no puede usar la acción Registrar en el pedido de compra para registrar la recepción. Esto se debe a que el empleado del almacén ya ha registrado como recibida la cantidad del pedido de compra.
Cuando lleguen más productos de los que ha pedido, es posible que desee recibirlos en lugar de cancelar la recepción.
- Cree códigos de exceso de recepción para definir un porcentaje por el cual una cantidad recibida puede exceder la cantidad pedida. Especifique el porcentaje en el campo Porcentaje de tolerancia de recepción en exceso.
- Rellene los campos según sea necesario. El código de recepción en exceso se asigna al artículo.
- Puede configurar un flujo de trabajo de aprobación que requiera que se aprueben las recepciones en exceso antes de que se puedan administrar. Seleccione la casilla Aprobación requerida en la página Códigos de recepción en exceso.
Cuando administra una recepción en exceso, puede aumentar el valor del campo Cant. para recibir con la cantidad recibida. El campo Cantidad de recepción en exceso se actualiza para mostrar la cantidad en exceso. Alternativamente, puede introducir la cantidad en exceso en el campo Cantidad de recepción en exceso. El campo Cantidad para recibir se actualiza para mostrar la cantidad solicitada más la cantidad en exceso. Si el aumento está por encima de la tolerancia, no se permite la recepción en exceso. Investigue si otro código de recepción en exceso lo permite.
Business Central no maneja automáticamente los aspectos financieros de las recepciones en exceso.
Números de Documento Externo y Referencias
En los documentos de compra y los diarios, puede especificar un número de documento que haga referencia al sistema de numeración del proveedor. Utilice este campo para registrar el número que el proveedor asignó a la orden, la factura o la nota de crédito. El campo N.º doc. El número de documento externo se incluye en los documentos registrados donde puede buscar por el número relevante.
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?
Una forma diferente de gestionar los números de documento externo es usar el campo Su referencia. Si usa el campo Su referencia, el número se incluirá en los documentos publicados y puede buscar según este campo de la misma manera que para los valores de los campos N.º documento externo.
Movimientos Contables Resultantes
Por cada documento de compra, se crea un movimiento de compra en la tabla Mov. contabilidad. Se crea también un movimiento en la cuenta de proveedor de la tabla Mov. proveedor y un movimiento de contabilidad en la correspondiente cuenta de pagos. Además, el registro de la compra puede dar como resultado un movimiento del impuesto sobre el valor añadido (IVA) y uno de contabilidad para el importe de descuento. El que se registre un movimiento para el descuento depende del contenido del campo Registro dto. de la página Conf. Tabla Mov. Tabla Mov. Además, los documentos de compra siempre se registran en las tablas Histórico cab. albarán compra e Histórico cab.
Siempre puede revisar varios movimientos del libro mayor que se crean como resultado de los registros. Cuando registre una orden de compra para productos, podrá crear tanto una recepción de compra como una factura. Esto se puede hacer simultánea o independientemente. También puede crear una recepción y una factura parciales completando los campos Cantidad a recibir o Cantidad a facturar en las líneas individuales de la orden de compra antes de registrar.
Tenga en cuenta que no puede crear una factura de compra a partir de un pedido de compra de productos o servicios que no se han recibido.
Registro e Impresión
Puede registrar o registrar e imprimir. Si elije registrar e imprimir, un informe se imprime cuando se registre la orden. También puede elegir la acción Registrar por lotes para registrar varios pedidos a la vez.
Una vez finalizado el registro, las líneas de compra registradas se quitan de la orden. Al terminar el registro aparece un mensaje de aviso. Después de esto, podrá ver los movimientos registrados en las diferentes páginas, como Movs. proveedores, Movimientos de contabilidad, Movs. productos, Movs.
En la mayoría de los casos, puede abrir movimientos desde la tarjeta o documento afectado. Puede editar determinados campos en documentos de compra registrados, como el campo Referencia pago.
Edición de Documentos Registrados
Para campos más críticos que afectan el registro de auditoría, debe revertir o deshacer la publicación.