La capacidad de crear depósitos bancarios es una funcionalidad introducida en la versión 1 de Business Central de 2022 para varias regiones. Si utilizabas Business Central en los Estados Unidos, Canadá o México antes de esa versión, es posible que estés usando las capacidades anteriores. Puedes continuar usándolas, pero las nuevas capacidades las reemplazarán en una versión futura.
Utiliza la página Depósitos bancarios para registrar depósitos como un solo documento que registra uno o varios movimientos en una cuenta bancaria. Generalmente, los depósitos bancarios se utilizan para registrar depósitos en efectivo. Las líneas de depósito bancario contienen información sobre depósitos individuales, como cheques de clientes. Después de completar la información y las líneas del depósito, debes registrarlo. El registro actualiza los libros de contabilidad, incluyendo el libro mayor y la contabilidad de bancos, clientes y proveedores.
El informe Depósito bancario muestra los depósitos de clientes y proveedores con el importe del depósito original, el importe del depósito que permanece pendiente y el importe aplicado.
Configuración Inicial
Hay algunas cosas que debes configurar antes de poder utilizar depósitos bancarios. Necesitas tener lista una serie numérica y un libro de diario general. También debes especificar si deseas registrar los importes de los depósitos bancarios como una suma total. Es decir, como un total de todos los importes en las líneas de depósito. De lo contrario, cada línea se registra como un movimiento individual.
- Debes configurar una serie numérica para depósitos bancarios y luego especificar la serie en el campo Núms. depósitos bancarios en la página Configuración de ventas y cobros.
- Además, en la página Configuración de ventas y cobros, si deseas registrar depósitos como sumas totales en lugar de líneas individuales, activa el botón de alternancia Registrar depósitos bancarios como suma total.
- También debes crear un libro diario general para depósitos. Los diarios generales se utilizan para registrar movimientos de cuentas bancarias y de clientes, proveedores, activos fijos y contabilidad. Los libros diario diseñan el diario general para que se adapte al propósito de su trabajo. Los depósitos son recepciones de efectivo, así que es posible que desees reutilizar tu serie numérica para diarios de recepciones de efectivo.
- También deberás crear un trabajo por lotes para la plantilla. Para crear un trabajo por lotes, en la página Libros diario general, elige la acción Lotes.
Prioridades de Dimensión y Dimensiones Predeterminadas
Las líneas del depósito bancario usarán las dimensiones predeterminadas que especificaste en los campos Cód. departamento y Cód. grupo clientes. Cuando eliges Cliente o Proveedor en el campo Tipo mov., las dimensiones para el cliente o proveedor sustituirán a las predeterminadas. Las dimensiones en las líneas se establecen de acuerdo con las prioridades de dimensión predeterminadas. Las dimensiones de la línea tenían prioridad sobre las dimensiones de la cabecera.
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Para evitar conflictos, puedes crear reglas que prioricen cuándo utilizar una dimensión según el origen. Si deseas cambiar la forma en que se priorizan las dimensiones, puedes cambiar su ranking en la página Prioridades de dimensión predeterminadas.
Registro de un Depósito Bancario
- Puedes volver a comprobar que estás depositando en la cuenta correcta mediante las acciones Ficha banco y Movs. bancos para buscar los movimientos de la cuenta bancaria seleccionada.
- En el campo Total importe depósito, introduce el importe total del depósito. Rellena los campos restantes según sea necesario.
- Dependiendo de si deseas registrar el depósito bancario como una suma total o cada línea individualmente en el movimiento del banco, activa o desactiva el botón de alternancia Registrar como suma total.
- El campo Cód. divisa muestra la divisa que se especifica para la cuenta bancaria que elegiste.
- En el campo Tipo mov., especifica dónde se originó el pago. También puedes registrar un pago en efectivo a un proveedor.
- En el campo N.º documento, introduce el número de documento de la factura del proveedor desde la que se originó el importe del haber. Generalmente, no es necesario completar el campo Tipo documento para entradas financieras. Por ejemplo, si vas a depositar efectivo de la venta de un día, deja el campo en blanco.
- Si vas a depositar un pago en efectivo para una factura de cliente específica, elige la acción Liquidar movs. y, a continuación, introduce el número de factura en el campo Liq. N.º documento.
- Si la cuenta bancaria tiene dimensiones predeterminadas donde el campo Contabilización de valor contiene Código obligatorio, Mismo código o Sin código, debes contabilizar el depósito como una suma global.
- Antes de registrar el depósito, puedes usar la acción Informe de prueba para revisar tus datos.
La fecha en el campo Fecha registro y las dimensiones en los campos Cód. departamento y Cód. Customergroup se asignarán a las líneas que crees para el depósito bancario.
Al ingresar el importe a aplicar, el campo ID de aplicación podría restablecerse al número del documento de depósito bancario.
Revisión de Depósitos Bancarios Registrados
La página Depósitos bancarios registrados indica los depósitos anteriores de tu empresa. En la lista puedes revisar los comentarios y dimensiones que se especificaron para los depósitos. Puedes abrir el depósito bancario para ver más detalles, y desde ahí puedes investigar más. Por ejemplo, puedes elegir la acción Buscar movimientos para ver los movimientos de banco registrados.
Si deseas buscar todos los movimientos de contabilidad para las líneas de depósito registradas, ve a la página Registro movs. contabilidad y usa la acción Contabilidad. En la página Registro movs. contabilidad solo puedes revertir un registro que contenga un único tipo de movimiento. Es decir, el registro debe contener solo movimientos de clientes o de proveedores, pero no ambos.
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Mejores Prácticas en la Contabilización de la Caja
La caja en contabilidad es fundamental para mantener informes contables precisos y una administración eficiente de los fondos disponibles. La correcta contabilización de la caja ayuda a evitar errores contables que podrían causar problemas financieros graves.
Para lograr este nivel de control, es esencial aplicar las mejores prácticas en la contabilización de la caja.
Hoy en día, muchas empresas optan por utilizar un software de contabilidad que les permite llevar un registro preciso de sus operaciones y automatizar parte del proceso. Este recurso es valioso para las operaciones diarias, ya que permite efectuar pagos y recibir ingresos sin demoras.
Proceso de Contabilización
El proceso de contabilización de la caja incluye el registro de todos los ingresos y egresos de efectivo.
- Todo ingreso recibido, ya sea por ventas, préstamos o cualquier otra fuente, debe registrarse en la cuenta de caja.
- Todos los pagos realizados, como gastos operativos, compras o pagos de deudas, deben ser registrados como egresos.
Este proceso ayuda a identificar errores y ajustar los registros para mantener la precisión. Investiga cualquier diferencia entre los saldos contables y reales. Lleva a cabo los ajustes necesarios en los registros contables para corregir cualquier error identificado durante la reconciliación. Implementa procedimientos para asegurar que el efectivo recibido se registre de inmediato y se deposite en la cuenta bancaria correspondiente. Mantén una caja menor para gastos pequeños y de emergencia.
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