En ocasiones, la auditoría interna es vista como una actividad incómoda que se tiene que realizar para mantener un certificado; pero la realidad es que esta puede ser una oportunidad para revisar con profundidad procesos y procedimientos que, generalmente, por cuestión de tiempo, no se alcanzan a ver en una auditoría externa o en la operación diaria.
Planificación de la auditoría
Una auditoría que está bien alineada con un programa y un calendario permite destinar los recursos humanos suficientes para atender todas las actividades y considerar el tiempo necesario para ejecutarla.
Las funciones de la auditoría administrativa deben quedar enmarcadas dentro de la organización de una empresa en una unidad departamental que, por su situación jerárquica, le permita la consecución de sus fines.
Jerarquía suficiente para poder inmiscuirse en aquellas unidades administrativas de la empresa que deban ser auditadas.
Que sus funciones sean relacionadas con la dirección, el control y la coordinación de las actividades.
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Que tenga suficiente autoridad sobre los demás departamentos, no para dar órdenes, sino para acceder a todo tipo de información, y las facilidades para realizar entrevistas, sondeos, mediciones, etc., sin afectar el proceso operativo.
Organización del equipo auditor
La organización del equipo auditor requiere de un orden jerárquico que garantice el flujo de la información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes.
Esta división del trabajo posibilita que los miembros del equipo en sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su potencial y propicia la apropiada conjunción de conocimientos y criterios para aplicar la auditoría de manera objetiva y sistemática, conforme a las circunstancias que prevalecen en cada etapa, reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos innecesarios.
El equipo auditor, independientemente de ser parte integrante del sistema total de control superior, puede ser la principal herramienta para la revisión y evaluación de los resultados logrados.
Cumple con una doble misión: primero, como parte integrante del control superior; es decir, un medio para obtener y mantener el control; el segundo es el medio principal para la medición y evaluación de resultados.
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Por tanto, la dirección superior, propietarios, accionistas, auditores financieros y otros interesados deben confiar en este equipo de trabajo para la prevención de inconvenientes, y para garantizar la adecuada marcha del sistema.
El equipo de auditoría administrativa es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto, no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección tome las medidas necesarias para su mejor funcionamiento.
El equipo de auditores internos sólo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.
La formación del equipo tiene que llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditoría.
A partir de esto, es necesario que las personas, técnicos y profesionales que se incorporen, tengan una clara definición del papel que se les ha encomendado, por ello es imprescindible determinar la función que desempeñarán en el estudio.
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Roles dentro del equipo de auditoría
- Coordinador General o Auditor Líder
- Responsable de proyecto
- Auditor
- Auditor Asistente
Coordinador General o Auditor Líder
Como responsable de la auditoría, es necesario que sea poseedor de una gran experiencia en la materia, la cual puede derivarse de su formación académica y/o profesional, así como de su trayectoria y orientación personal.
El potencial de su participación puede ser más significativo si su experiencia laboral proviene del conocimiento de esta clase de esfuerzos en instituciones públicas y privadas, aunque no es un requisito indispensable.
El asumir la dirección de una auditoría administrativa conlleva no sólo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan, sino al de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes.
Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visión, el dominio de la técnica, respaldo moral y liderazgo, traducida en el logro de avances, coordinación de esfuerzos, espíritu de lucha, creatividad y actitud constructiva.
Es el responsable de asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditoría dentro de los alcances de la misma.
El coordinador debe:
- Consultar y llegar a un consenso con el cliente respecto el alcance de la auditoría.
- Obtener la información de respaldo relevante como los detalles de actividades, los productos, los servicios, en la empresa y sus áreas de actuación, los detalles de auditorías previas, realizadas al auditado.
- Dirigir las actividades del equipo auditor.
- Preparar las comunicaciones.
- Coordinar la preparación de los documentos y procedimientos detallados de trabajo y reunir al equipo auditor.
- Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, antes, durante y después de la auditoría.
- Realizar los informes de la auditoría para el cliente.
Responsable de Proyecto
En su carácter de enlace entre el coordinador general, el personal destacado en la auditoría, la organización y entorno, el responsable representa el eslabón clave para que los objetivos, programa y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse.
Su personalidad tiene que estar formada en una personalidad tranquila, mesurada, negociadora, analítica y motivadora, capaz de hacer que las cosas sucedan y sucedan bien.
El responsable de proyecto debe:
- Vigilar que las fases y tiempos programados se respeten.
- Cuidar que se cumplan las líneas de acción de la coordinación general.
- Acatar las directrices de los niveles de decisión de la organización.
- Conciliar enfoques, puntos de vista y observaciones.
- Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el programa de auditoría.
- Aclarar dudas.
- Recabar y resolver observaciones.
- Mantener el nivel de desempeño convenido.
Adicionalmente, está obligado a motivar a los auditores, para que se reafirme en todo momento el espíritu de equipo y se puedan obtener los resultados esperados en condiciones óptimas.
Auditor Asistente
Como personal de primera línea, es el responsable de atender directamente a todo el personal que, de una u otra manera, interviene en la auditoría, además de ser quien va a manejar directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos, evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la aplicación de la auditoría.
El auditor asistente debe:
- Acatar instrucciones con precisión.
- Actuar en forma prudente y tranquila.
- Ser cordial pero firme en sus decisiones.
- Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a tiempo.
- Solidario con sus compañeros de equipo.
- Ordenado con sus papeles de trabajo.
- Objetivo en la detección de hallazgos para soportar las evidencias.
- Ser preciso en sus observaciones.
Debido a su posición, de él depende, en gran medida, el evitar crear falsas expectativas o información que propicie corrientes de opinión controvertidas, que puedan constituirse en factores de dilación u obstáculos para el logro de resultados.
Funciones del equipo auditor
Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el equipo cuenta con una una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización.
- Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.
- Desarrollar el programa de trabajo de una auditoría.
- Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoría.
- Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
- Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
- Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
- Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
- Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas.
- Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización.
- Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles.
- Revisar el flujo de datos y formas.
- Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización.
- Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.
- Evaluar los registros contables e información financiera.
- Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances.
- Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.
- Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoría.
Responsabilidades del cliente auditado
- Definir los objetivos de la auditoría.
- Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la auditoría.
- Recibir el informe de la auditoría y determinar su distribución.
- Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoría, cuando sea necesario.
- Designar personal responsable y competente para acompañar a los miembros del equipo auditor, para actuar como guías dentro de la empresa y para asegurar que los auditores estén al tanto de los requerimientos de salud, seguridad y otros que sean apropiados.
- Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y registros relevantes a solicitud de los auditores.
Alcance y planificación de la auditoría
El alcance de la auditoría debe ser determinado entre el cliente y el auditor líder. El auditado normalmente debe ser consultado cuando se determina el alcance de la auditoría. Cualquier cambio posterior al alcance de la auditoría debe realizarse de común acuerdo entre el cliente y el auditor líder.
Los recursos encargados al auditor deben ser suficientes en cantidad y calidad para cumplir con el alcance requerido.
Un plan de auditoría debe ser establecido y comunicado al cliente. El cliente debe revisar y aprobar dicho plan.
El plan de auditoría debe incluir:
- Los objetivos y alcance de la auditoría.
- El criterio a ser usado para la realización de la auditoría.
- La identificación de las unidades organizacionales y funcionales a ser auditadas.
- La identificación de las funciones y/o individuos dentro de la organización del auditado que tengan responsabilidades de importancia significativa.
- Identificación de los aspectos de operación que son de alta prioridad.
- Identificación de los documentos de referencia.
- El tiempo y duración esperados para las entrevistas e inspecciones.
- Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditoría.
- El Cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del auditado.
- Requerimientos confidenciales.
- El contenido, formato y estructura del informe.
Documentación y evidencia de la auditoría
Las formas que documenten las evidencias y soporten los resultados de la auditoría, los procedimientos y listados de chequeo utilizados para evaluar los elementos, los registros de reuniones se deben mantener los documentos de trabajo, por lo menos hasta que se complete la auditoría; la información confidencial debe ser resguardada de forma segura por los miembros de la auditoría.
La información apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada para ser utilizada como evidencia de la auditoría en un proceso de verificación y evaluación para determinar si los criterios de la auditoría se están cumpliendo.
La evidencia de la auditoría debe ser de tal calidad y cantidad que auditores competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditoría similares a la evaluación de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditoría.
La evidencia de la auditoría debe ser recolectada por medio de entrevistas, revisión de documentos y la observación de actividades y condiciones. La información recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio de la adquisición de información de respaldo de fuentes independientes, como observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Declaraciones que no puedan ser confirmadas deben ser identificadas como tales. Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los procedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y medición efectivos.
Reunión con la gerencia del auditado
Luego de completar la fase de recopilación de evidencia y antes de preparar un informe de la auditoría, los auditores deberán tener una reunión con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas.
El propósito principal de esta reunión es el de presentar los resultados de la auditoría al auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de dichos resultados.
Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible, antes de que el auditor líder presente el informe final.
Informe de auditoría
Los resultados de la auditoría o un resumen de éstos deben ser comunicados al cliente en un informe escrito. El informe escrito se prepara bajo la dirección del auditor líder, quien es el responsable de su exactitud y perfección.
Las informaciones que se tomen en el informe de la auditoría deben ser los predeterminados en el plan de la auditoría.
El informe de auditoría debe incluir:
- La identificación de la organización auditada y del cliente.
- Los objetivos y alcance acordados de la auditoría.
- Los criterios acordados contra los que se realizó la auditoría.
- El periodo cubierto por la auditoría.
- Las fechas en que la auditoría fue realizada.
- La identificación del equipo auditor.
- La identificación de los representantes del auditado que participaron en la auditoría.
- Un resumen del proceso de auditoría, incluyendo cualquier obstáculo enfrentado.
- Las conclusiones de la auditoría.
- Las recomendaciones o sugerencias.
Generación de informes y seguimiento de mejoras
La auditoría no está completa hasta que no se generen los informes. La calidad de estos reflejará el nivel del trabajo que se ha hecho durante la revisión interna.
Uno de los objetivos principales de realizar una auditoría interna es encontrar oportunidades para mejorar el sistema. Por esto, este último paso es esencial. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa.