A partir del segundo semestre del año los contribuyentes deberán declarar su actividad económica y pagar el impuesto de valor agregado (IVA). La Declaración Jurada del Impuesto al Valor Agregado es un informe periódico que las empresas registradas en el IVA deben presentar a la autoridad fiscal.
El objetivo de una declaración del IVA es calcular si la empresa tiene que pagar un IVA adicional a la autoridad fiscal o si cumple los requisitos para un reembolso. Esto implica conocer los nuevos aspectos del formulario D-104 para poder cumplir con las obligaciones que exige el Ministerio de Hacienda. La declaración se debe presentar siempre, incluso, si el contribuyente no vende bienes o presta servicios en algún mes.
¿Quién debe presentar una declaración del IVA?
Todas las empresas registradas en el IVA están obligadas a presentar estas declaraciones. Esto es independiente de: el tamaño de tu empresa, la cantidad de IVA que cobraste o pagaste en ese período (incluso si no debes IVA), y el motivo del registro del IVA (por ejemplo, superar el umbral de £90,000 para ventas sujetas a impuestos, registro voluntario).
Si no estás registrado a efectos del IVA, no es necesario que presentes una declaración del IVA.
Aspectos Clave de la Declaración Jurada de IVA en Línea
La Declaración Jurada del Impuesto al Valor Agregado estará en el portal de la Administración Tributaria Virtual (ATV) a partir del 1 de julio y deberá llenarse los 15 días naturales del mes posterior en el que se prestaron los servicios o se vendieron los bienes. Es decir, si un abogado independiente da una asesoría en julio, la fecha límite para declarar será el 15 de agosto.
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El pago del impuesto se puede hacer mediante conectividad bancaria, por medio del sitio web de la entidad financiera autorizada, en cajas o ventanillas.
Por medio de la Resolución General 5.591/2024, la AFIP continúa con la instrumentación de mecanismos tendientes a mejorar y simplificar los procesos administrativos y reducir la carga burocrática al sector privado. La norma moderniza la aplicación web vigente utilizada para la determinación del impuesto al valor agregado y la confección de la respectiva declaración jurada mensual. Vale recordar, que la determinación del impuesto al valor agregado, así como la confección de la respectiva declaración jurada mensual, debe efectuarse desagregando los débitos fiscales de acuerdo con la actividad económica declarada y las ventas conforme a la alícuota que corresponda.
Guía Paso a Paso para la Declaración de IVA en Línea
A continuación, se detallan los pasos clave para realizar la declaración jurada de IVA en línea.
Registro y Acceso a la Plataforma
- Ingresar al sitio web: Ingresar al sitio web www.hacienda.go.cr/ATV donde encontrará la Declaración Jurada del Impuesto al Valor Agregado a partir del 1 de julio. Durante el sábado 29 y el domingo 30 de junio el sitio estará deshabilitado por ajustes que requiere la plataforma con el nuevo impuesto.
- Registro inicial o configuración de cuenta: Si tu empresa no está registrada a efectos del IVA, regístrala ahora. Una vez que estés registrado, el HMRC te dará un número de IVA. Usa tu número de registro de IVA para configurar una cuenta de IVA en línea. Aquí es donde puedes averiguar cuándo vencen tus declaraciones y realizar los pagos. Para configurar una cuenta: Visita el sitio web de HMRC para obtener servicios relacionados con el IVA. Haz clic en "Iniciar ahora" y, a continuación, en "Crear datos de inicio de sesión". Sigue las instrucciones para configurar tu cuenta.
- Seleccionar actividades económicas: Ir a la sección: Actividades Económicas. Ahí encontrará una lista desplegable donde tendrá que seleccionar las actividades que debe declarar. En caso de que la actividad no esté registrada, el contribuyente debe desplazarse a la sección Registro Único para hacer la inscripción.
Declaración de Ventas y Compras
- Registro de ventas del período: Una vez que se seleccionan las actividades económicas que se deben declarar, se despliegan las opciones de ventas del periodo y compras del periodo. Si las compras y ventas que hace el contribuyente pagan el 13%, se debe marcar la opción Sí en Ventas Sujetas (Base imponible). Una vez señalado, la plataforma muestra diferentes opciones de IVA (1%, 2%, 4%, 8% y 13%). Durante el primer año la tasa del 1% y 8% estarán bloqueadas porque entran a regir posteriormente. Por ejemplo, la tasa del 1% será para los bienes contemplados en la Canasta Básica Tributaria y entrará a regir en julio de 2020. Posteriormente el contribuyente debe marcar la opción Sí Bienes y servicios afectos al 13% y se despliega una tabla donde debe declarar los montos. En las otras opciones donde se detallan las tarifas diferenciadas del IVA (2%,4%, etc) el contribuyente debe marcar No (en este caso es no, porque las ventas están sujetas al 13% y no a tasas diferenciadas). Si el contribuyente no tiene ventas exentas o no sujetas al impuesto, también indicarlo en las opciones No Ventas exentas y No Ventas no sujetas.
- Registro de compras del período: Después hay que declarar las compras que hizo en el periodo. Si tiene compras con derecho a crédito fiscal debe marcar la opción Sí Compras con derecho a crédito fiscal. Si el contribuyente hace compras y paga el 13% de IVA debe elegir la opción Sí Compra de bienes y servicios locales utilizados en operaciones sujetas y no exentas. Después se desplegará una tabla donde se deben indicar los montos de los bienes y servicios que compró (los cuales eran necesarios para producir la actividad). Una vez que se detallan los montos, el siguiente paso es llenar las casillas donde se indica si se importaron bienes del exterior y las compras que no tuvieron derecho a crédito fiscal. En este caso, no se importaron bienes del exterior y las compras sí tuvieron derecho al crédito fiscal y se debe marcar No en ambas.
Consolidación y Cálculo del Impuesto
- Acceso al consolidado: Si el contribuyente no tiene otra actividad económica que declarar, debe elegir la opción Ir al consolidado. Si necesita suspender el proceso debe Validar y Guardar para salvar la información registrada.
- Verificar el consolidado de ventas y otras opciones: Luego de hacer click en Ir al consolidado se despliegan varias opciones como Ver consolidado de ventas, que muestra las tablas de las ventas con los montos registrados en cada actividad y los totales. También aparece la opción Casinos y juegos de azar (aquí se debe marcar No si el contribuyente no registra este tipo de actividades) y Venta de bienes usados (marcar No en caso de que no se dedique a esto). También se debe Validar cada una para continuar con el proceso.
- Cálculo del impuesto por ventas: Una vez que se valida, en la sección Impuesto por ventas y transacciones sujetas, se muestra el cálculo de los impuestos que el contribuyente cobró por las ventas o servicios que prestó. Luego que se muestra la cifra, se debe hacer click en Validar.
- Verificar el consolidado de compras: Después hay que dirigirse a la sección Ver consolidado de compras donde se visualizan las tablas de las compras con los montos registrados en cada actividad y los totales.
- Créditos fiscales y determinación del impuesto: Posteriormente está la sección Créditos fiscales generados por compras que registra todos los impuestos que el contribuyente pagó a los proveedores de bienes y servicios (por compras) a lo largo de la cadena productiva. Al final de la tabla se debe marcar Sí o No la opción Créditos fiscales aplicables por transacciones destinadas indistintamente a operaciones sin derecho y con derecho a crédito de una sola tarifa. En este caso como se realizaron compras al 13%, se marca No. Después se debe Validar. Como no hubo ventas a tarifas diferenciadas (solo al 13%), exentas o no sujetas, se debe marcar No en la sección Estimación y liquidación anual de la proporcionalidad. Después hay que Validar. Al dar click en Validar, se completa automáticamente la próxima sección, llamada Determinación del impuesto por operaciones gravadas del periodo. Ahí se muestra el impuesto cobrado por las ventas y el impuesto pagado por las compras. Esta diferencia puede mostrar un saldo a favor cuando lo pagado es mayor a lo cobrado. Después de que se revisa el monto, se tiene que Validar.
Liquidación y Presentación Final
- Liquidación de deuda tributaria: Luego sigue la sección Liquidación deuda tributaria, donde el contribuyente debe de comunicar las retenciones pagos a cuenta del impuesto, el saldo a favor de periodos anteriores, o solicitar compensar con crédito a favor. Después se debe Validar para calcular de forma automática los intereses y el total de la deuda por pagar.
- Presentar la declaración: Después se debe elegir la opción Presentar y se despliega una ventana con la pregunta ¿Desea presentar la declaración? El contribuyente elige entre las opciones Aceptar o Cancelar. El sistema presenta el resumen de la declaración.
Software Contable para la Declaración de IVA
Una vez que conoces los pasos, presentar tu declaración del IVA en línea es simple. Consigue el software contable adecuado. La mayoría de las empresas deben presentar las declaraciones del IVA a través de un software compatible con Making Tax Digital (MTD), como QuickBooks, Xero o Sage. El HMRC tiene una lista de opciones aprobadas. Una vez que el software esté configurado, conéctalo a tu cuenta de IVA. Cada plataforma tiene instrucciones para que sepas cómo hacerlo. Completa tus datos de IVA. Algunos programas extraerán automáticamente la cantidad de IVA que pagaste o cobraste de tus registros de ventas y compras, mientras que otros pueden requerir que lo ingreses manualmente. Cuando estés listo, haz clic en el botón Enviar en tu software para enviar tu declaración. Una vez que la devolución se haya enviado correctamente, verás un mensaje de confirmación.
Información Necesaria para la Declaración de IVA
Para una declaración del IVA, deberás recopilar detalles específicos sobre las ventas, las compras y la actividad de IVA de tu empresa durante el período contable. Necesitarás lo siguiente:
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- El valor total de todas las ventas e ingresos durante el período, incluidas las ventas sujetas al IVA y las ventas con tasa cero.
- El importe total de IVA que cobraste a tus clientes sobre tus ventas durante el período, también llamado "impuesto repercutido".
- El total de todas las compras que realizó tu empresa durante el período, incluidos los bienes comprados para la reventa, los costos operativos, como los suministros de oficina, entre otros.
- El importe total de IVA que pagaste por los bienes y servicios adquiridos para tu empresa, también conocido como "impuesto soportado".
- La diferencia entre el IVA que cobraste (IVA repercutido) y el IVA que pagaste (IVA soportado).
- Cualquier ajuste por correcciones a declaraciones de IVA anteriores, desgravación fiscal de deudas incobrables o ajustes al esquema de bienes de capital para compras grandes, como maquinaria o propiedades.
Si el IVA repercutido es mayor que el IVA soportado, le debes el IVA al HMRC.
Plazos y Pagos del IVA en Línea
En el Reino Unido, los plazos para presentar declaraciones de IVA y efectuar pagos dependen del período contable y del régimen de IVA de la empresa. Estos son los cronogramas de pago:
| Tipo de Declaración | Plazo |
|---|---|
| Declaraciones trimestrales | Un mes y siete días calendarios después de la finalización del período contable |
| Declaraciones mensuales | Un mes y siete días calendarios después de la finalización del período contable |
| Declaraciones anuales | Dos meses después del final del período contable de 12 meses |
A lo largo del año, realizarás pagos por adelantado de tu factura de IVA, mensual o trimestralmente, y un pago final que vence cuando presentes tu declaración de IVA. Todos los pagos de IVA deben realizarse de manera electrónica, y el pago debe llegar a la cuenta de la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC) antes de la fecha límite. Si el plazo cae en fin de semana o en un día festivo, el pago debe liquidarse en la cuenta del HMRC el último día hábil anterior.
Si adeudas IVA, deberás realizar el pago antes de la fecha límite. Puedes pagar con:
- Débito directo
- Transferencia bancaria
- Tarjeta de débito o crédito
- Tu cuenta bancaria en línea
- Orden permanente (solo para empresas que utilizan el Régimen de Contabilidad Anual o los pagos a cuenta, o tu banco o sociedad de crédito hipotecario)
Errores Comunes al Declarar el IVA y Cómo Evitarlos
Al presentar declaraciones de IVA, las empresas pueden cometer ciertos errores comunes que pueden generar sanciones o dificultades para demostrar el cumplimiento. Estos son algunos errores a los que debes prestar atención y tácticas para ayudarte a evitarlos:
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- No cumplir con la fecha límite: Podrías enfrentar sanciones si no cumples con la fecha para presentar tu declaración de IVA o pagar lo que debes. Para evitarlo, establece recordatorios de los plazos del IVA con suficiente antelación o considera la posibilidad de configurar un débito directo de modo que los pagos se realicen automáticamente.
- Cometer errores de cálculo: Hacer tus propios cálculos del IVA puede resultar complicado, sobre todo si se trata de diferentes tipos de IVA o de muchas transacciones. Incluso un pequeño error puede conducir a pagar de más o de menos. Para evitarlo, utiliza software contable fácil de usar con el IVA para manejar tus cálculos y reducir las posibilidades de errores.
- Reclamar el IVA de los gastos personales: El HMRC exige que las reclamaciones de IVA estén estrictamente relacionadas con la empresa. Reclamar el IVA por algo personal (incluso si se hace accidentalmente) puede traerle problemas para tu negocio. Para evitar esto, mantén tus finanzas comerciales y personales separadas e incluye solo reclamos por compras explícitamente relacionadas con tu negocio.
- Reclamar el IVA sobre gastos comerciales no elegibles: No todo lo relacionado con la empresa está sujeto al IVA. Por ejemplo, por lo general, no puedes reclamarlo para el entretenimiento de los clientes, y es posible que algunos artículos utilizados en parte para fines personales no califiquen por completo. Verifica qué gastos están permitidos según las normas del IVA para evitar reclamar gastos equivocados. En el caso de los artículos de uso mixto (es decir, si tienes una computadora portátil para el trabajo y para uso personal), reclama solo el monto proporcional a cuánto la usas para el negocio.
- Olvidarse de incluir todas las ventas: Omitir las ventas, incluso si tienen una tasa cero, puede crear problemas con tu declaración. Registra todas las ventas, incluso si no cobraste IVA. Si utilizas un software, asegúrate de que pueda gestionar diferentes categorías de IVA, por ejemplo, con tasa cero.
- Equivocarse en las ventas internacionales: Trabajar con clientes o proveedores extranjeros puede resultar complicado. Es posible que debas aplicar una inversión del sujeto pasivo (en la que el cliente maneja el IVA) o declarar las ventas en la UE de manera diferente ahora que las reglas cambiaron después del Brexit. Estudia cuidadosamente las normas del IVA para importaciones y exportaciones a fin de saber cuándo se aplica la inversión del sujeto pasivo, y considera la posibilidad de utilizar un software de impuestos con funcionalidades que lo tengan en cuenta.
- Olvidarse de la desgravación fiscal de las deudas incobrables: Si un cliente no te pagó después de seis meses, puedes reclamar el IVA que pagaste al HMRC por esa venta. Muchas empresas se olvidan de hacer esto y pierden ahorros. Para evitar cometer este error, controla las facturas vencidas y vuelve a verificarlas a los seis meses para ver si califican para un ajuste del IVA.
- Utilizar un régimen de IVA incorrecto: Los diferentes regímenes de IVA tienen normas diferentes. Si estás en el Régimen de Tarifa Plana o en el Régimen de Contabilidad Anual, presentar tu declaración de la forma "normal" podría causar problemas. Asegúrate de seguir las reglas de tu plan específico.
- Ingresar todos los datos a mano: El ingreso manual de datos puede dar lugar a errores tipográficos o dígitos omitidos que podrían causar errores en tu declaración de IVA. Para evitarlo, utiliza un software contable que extraiga automáticamente los datos de tus facturas y recibos. Además de reducir los errores, esto te ahorra tiempo.
- No mantener registros adecuados: El HMRC espera que guardes los registros del IVA con facturas y recibos durante al menos seis años. Si tus registros faltan o están desorganizados, pueden causar problemas de cumplimiento, especialmente durante una auditoría. Para simplificar este requisito, almacena todos tus registros del IVA en formato digital. La mayoría de los programas de contabilidad mantienen todo en un solo lugar, para que puedas encontrar fácilmente lo que necesitas si el HMRC lo solicita.
- Pasar por alto los ajustes: A veces, necesitas realizar ajustes a tu declaración de IVA, ya sea para corregir un error de una declaración anterior o para reclamar el IVA de una compra importante, como equipos o maquinaria. Olvidar estos ajustes puede costarte dinero.
Sanciones por Incumplimiento
No presentar la declaración del IVA o no pagar a tiempo el IVA adeudado puede provocar sanciones. A partir del 1 de enero de 2023, se encuentra vigente un sistema de penalización basado en puntos para las presentaciones tardías, en virtud del cual cada presentación tardía gana un punto de penalización, y alcanzar un determinado umbral da como resultado una penalización de £200. Los umbrales varían en función de la frecuencia con la que envías formularios.