Recientemente, la autoridad fiscal (SAT) publicó un nuevo formato para la presentación de la declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado (IVA). Este formato se caracteriza principalmente por contar con cantidades prellenadas, basadas en la información de los CFDI de ingresos y los CFDI de tipo pago, para las declaraciones correspondientes a 2025 y años posteriores.
Fundamentos y Regulación
Esta medida se fundamenta en la Regla Miscelánea 2.8.3.1 para 2025, que establece que tanto las personas físicas como morales deberán presentar sus pagos provisionales y definitivos de ISR, IVA e IEPS, así como el entero de las retenciones, por medio del portal del SAT. Para ello, deberán capturar los datos habilitados por el programa, y una vez completada la captura o validación de la información prellenada, podrán presentar la declaración.
Actos o Actividades Gravadas
En este sentido, podemos observar que el formato es similar al que se ha utilizado previamente para las personas morales del régimen general y de RESICO. En este formato, para la determinación de los actos o actividades del contribuyente, se consideran los comprobantes emitidos de ingreso con el método de pago PUE, independientemente de la forma de pago utilizada.
Respecto a los comprobantes emitidos de tipo pago, se requiere que la fecha de pago sea del periodo correspondiente, sin importar el método o la forma de pago. Otra característica importante en la determinación de los ingresos es que no se toman en cuenta los descuentos, rebajas o bonificaciones realizadas por el contribuyente mediante la emisión de CFDI de egresos (notas de crédito) para calcular el IVA a cargo. Esto significa que si el contribuyente emite una nota de crédito que reduzca el importe de un CFDI de ingresos, la autoridad no lo considerará en el prellenado.
Actos o Actividades Pagadas
Por otro lado, en cuanto a la base de los actos o actividades pagadas, la autoridad adopta un enfoque más selectivo para determinar el importe prellenado. En el caso de los CFDI de ingresos recibidos, solo considera aquellos con método de pago PUE, cuyo uso esté relacionado con la adquisición de mercancías o gastos generales, y cuya forma de pago sea bancarizada.
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También se incluyen los CFDI con complemento de recepción de pagos que cumplan con estas características, además de que la fecha de pago debe coincidir con el periodo que se va a declarar. Al igual que en el caso de los ingresos, la autoridad aplica un enfoque que favorece al gobierno en la determinación de las bases impositivas. En este caso, se considera el menor importe posible de la base de impuestos a favor, ya que no se incluyen aquellos comprobantes que, aunque cumplan con los requisitos fiscales, podrían ser considerados en la declaración en algún momento.
Entre los comprobantes fiscales que la autoridad no toma en cuenta se encuentran aquellos pagos realizados en efectivo, con vales de despensa o mediante la aplicación de anticipos, así como los que tengan como uso “Inversiones” o estén destinados a deducciones personales. Como mencionamos anteriormente, es muy importante que los contribuyentes elaboren un papel de trabajo que integre los CFDI que cumplan con los requisitos fiscales y que hayan sido efectivamente pagados, aunque no coincidan con lo que la autoridad incluye en el prellenado de la declaración.
Declaraciones Prellenadas y su Validez
Si bien se ha señalado que las declaraciones prellenadas del SAT podrían ser ilegales o inconstitucionales, es importante destacar que estos datos son opcionales. El contribuyente tiene la posibilidad de modificarlos en función de su propia determinación, respaldada por los papeles de trabajo internos que integren las cantidades a declarar. De esta manera, el importe incluido por la autoridad no podría considerarse ilegal, sino simplemente como una propuesta.
Otro tema relevante en la declaración de IVA es el importe de las retenciones efectuadas por terceros que pueden acreditarse contra el impuesto a cargo. Este importe no está precargado en el formato, aunque sí se detalla en los CFDI que la autoridad incluye en la sección de consulta de datos. De esta forma, la autoridad mantiene la coherencia de incluir únicamente en su prellenado las cantidades que resulten en una mayor base de impuestos.
¿Qué es una Declaración del IVA?
Una declaración del IVA es un documento administrativo que proporciona una visión general de las transacciones de una empresa que pueden acogerse al IVA. Esta declaración permite a las empresas completar su información financiera sobre el IVA recaudado y deducible durante un período determinado, con el fin de determinar el importe neto del IVA que debe pagarse a la administración tributaria o recibirse en forma de crédito. La declaración del IVA también se utiliza para calcular el IVA del año siguiente.
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Regímenes de IVA
Actualmente, existen tres tipos de regímenes de IVA que determinan la frecuencia de declaración de una empresa: el régimen exento de IVA, el régimen de estimación simplificada y el régimen de estimación normal.
Régimen Exento de IVA
El régimen exento de IVA es una exención total de la declaración y el pago del IVA. Las empresas acogidas a este régimen no pueden cobrar el IVA a los consumidores ni deducirlo de sus gastos. Para acogerse a este régimen, la empresa no puede superar un determinado umbral de ingresos.
Una vez superado este umbral, la empresa debe presentar una declaración del IVA y devolver el total del IVA a la administración tributaria el primer día del mes en que se haya superado dicho umbral. El umbral varía entre sectores y de un año a otro. Por ejemplo, las empresas dedicadas a la prestación de servicios o a determinadas profesiones autónomas (excepto los abogados) están exentas del IVA si su volumen de negocios bruto del año anterior no supera los 36 800 euros en 2023 o los 39 000 euros en 2024. Para las empresas que ejercen actividades comerciales o de alojamiento, su volumen de negocios no debe superar 91 900 euros en 2023 o los 101 000 euros en 2024.
Régimen de Estimación Simplificada
El régimen de estimación simplificada, también denominado «régimen simplificado», exige una única declaración del IVA que se abona en dos cuotas. El volumen de negocios generado durante el año anterior debe situarse entre 36 800 euros y 254 000 euros para los proveedores de servicios y determinadas profesiones autónomas, y entre 91 900 euros y 840 000 euros para las actividades de venta y alojamiento.
El total anual del IVA también debe ser inferior a 15 000 euros para que la empresa pueda beneficiarse del régimen simplificado. Si el IVA anual es superior a 15 000 euros, la empresa tendrá que acogerse al régimen normal de IVA.
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Régimen de Estimación Normal
El régimen de estimación normal exige una declaración mensual del IVA. Se aplica a las empresas con un volumen de negocios bruto del año anterior superior a 254 000 euros en el caso de los servicios y determinadas profesiones autónomas, y a 840 000 euros en el caso de las actividades de venta y alojamiento. Las empresas que declaren más de 15 000 euros de IVA al año también deben acogerse a este régimen.
Plazos para Presentar la Declaración del IVA
La fecha exacta de presentación varía en función del régimen de IVA gravable y de la fecha de cierre del ejercicio contable.
Declaración Anual del IVA y Pago del IVA
En el régimen simplificado, la empresa debe presentar su declaración del IVA como muy tarde el segundo día laborable después del 1 de mayo, salvo si su ejercicio contable no coincide con el año civil. En este caso, la declaración debe presentarse en los tres meses siguientes al final del ejercicio utilizado.
En el régimen simplificado, se pagan dos cuotas de IVA a la administración tributaria cada año. El pago de julio corresponde al 55 % del total del IVA adeudado por el año anterior, y el pago de diciembre representa el 40 % del total del IVA adeudado por el año anterior. Si el segundo pago es inferior a 1000 euros, queda exento de pagar el IVA, que se liquida con la declaración anual de la renta.
Declaración Mensual del IVA
En el régimen normal, la presentación de la declaración mensual del IVA depende de la zona geográfica y de la jurisdicción en la que opera la empresa. Puedes encontrar la fecha exacta de presentación para tu empresa a través de tu espacio profesional en el sitio web de la Dirección General de Finanzas Públicas.
¿Quién Debe Presentar una Declaración del IVA?
Cualquier empresa o persona que no esté acogida al régimen de exención del IVA debe declarar su IVA si la actividad realizada se lleva a cabo de forma habitual y continuada. Las actividades realizadas de forma ocasional están exentas de declaración.
Cómo Presentar la Declaración del IVA por Internet
Para las empresas acogidas al régimen simplificado, la declaración anual del IVA se presenta cumplimentando en línea el formulario Cerfa n.º 3517-S-SD. Las declaraciones mensuales y trimestrales se presentan mediante el formulario Cerfa n.º 3310-CA3-SD o mediante Cerfa CA3.
Errores Comunes en la Declaración del IVA
Al presentar declaraciones de IVA, las empresas pueden cometer ciertos errores comunes que pueden generar sanciones o dificultades para demostrar el cumplimiento. Estos son algunos errores a los que debes prestar atención y tácticas para ayudarte a evitarlos:
- No cumplir con la fecha límite: Podrías enfrentar sanciones si no cumples con la fecha para presentar tu declaración de IVA o pagar lo que debes.
- Cometer errores de cálculo: Hacer tus propios cálculos del IVA puede resultar complicado, sobre todo si se trata de diferentes tipos de IVA o de muchas transacciones.
- Reclamar el IVA de los gastos personales: El HMRC exige que las reclamaciones de IVA estén estrictamente relacionadas con la empresa.
- Reclamar el IVA sobre gastos comerciales no elegibles: No todo lo relacionado con la empresa está sujeto al IVA.
- Olvidarse de incluir todas las ventas: Omitir las ventas, incluso si tienen una tasa cero, puede crear problemas con tu declaración.
- Equivocarse en las ventas internacionales: Trabajar con clientes o proveedores extranjeros puede resultar complicado.
- Olvidarse de la desgravación fiscal de las deudas incobrables: Si un cliente no te pagó después de seis meses, puedes reclamar el IVA que pagaste al HMRC por esa venta.
- Utilizar un régimen de IVA incorrecto: Los diferentes regímenes de IVA tienen normas diferentes.
- Ingresar todos los datos a mano: El ingreso manual de datos puede dar lugar a errores tipográficos o dígitos omitidos que podrían causar errores en tu declaración de IVA.
- No mantener registros adecuados: El HMRC espera que guardes los registros del IVA con facturas y recibos durante al menos seis años.
- Pasar por alto los ajustes: A veces, necesitas realizar ajustes a tu declaración de IVA, ya sea para corregir un error de una declaración anterior o para reclamar el IVA de una compra importante, como equipos o maquinaria.
Sanciones por Presentar la Declaración del IVA Fuera de Plazo
Con el fin de evitar sanciones, es imperativo que las empresas presenten sus declaraciones del IVA de acuerdo con el régimen aplicable. Por cada mes de retraso, la empresa acumula un interés del 0,2 % sobre el pago del IVA. Si la declaración se presenta en los 30 días siguientes al requerimiento, se incurre en un 10 % adicional. Si la declaración se presenta una vez transcurrido ese plazo de 30 días, los intereses aumentan hasta el 40 %. Por último, en caso de no presentar la declaración del IVA o de presentar los impresos incorrectos, se aplica un tipo incrementado del 80 %.